XX学院行政管理工作中存在的问题及改进策略
摘 要：XX学院是一所民营高校，是一所以工学为主，管理学、经济学、文学等多学科教育的全日制普通高校。本文针对XX学院现状提出一些关于行政管理上客观存在的问题，进行分析作出一些改进的策略。
关键词：行政管理；民营学院；改进策略
作者简介：谭子雅，广东人，助教 ，研究方向：高等教育；梁影，广东人，助教，研究方向：高等教育。
[中图分类号]： G647 [文献标识码]：A
[文章编号]：1002-2139（2013）-24--02
一、XX学院概况
XX学院是一所民营高校，是一所以工学为主，管理学、经济学、文学等多学科教育的全日制普通高校。学院现有专、兼职教育员工近300多人，其中教授8人、博士5人、硕士4人，90%以上具有本科以上学历，具有高级技术职称的人员占20%，期中行政人员有130多人。学院拥有独立的办公大楼、教学楼、学生宿舍等，占地面积500多亩。
XX学院立足本职、放眼世界，根据区域经济社会发展需要，制定学科和专业建设规划，培养适应生产、建设、管理、服务需要的高素质应用型人才。XX学院自2001年创办以来，不仅自身得到了迅速发展，还培养了一大批适合现今社会发展所需要的高素质应用型人才。
二、XX学院行政管理工作中存在问题及原因
每所学院都存在着各式各样的问题，XX学院也不例外，到底问题出现在哪个地方呢？通过我们的分析得出最终的答案。
1、抛开科学谈经验
XX学院的领导一味的相信自己的经验而抛开科学的分析，总以为自己的资历较深有经验即可，没有好好地利用现代科学的计算分析法，这就是为什么得出来的数据往往就会存在主观性和片面性的原因。例如：在学院里面要使用的文具和耗材方面，每年都要申报一批，单方面的由领导大概大概的估计申报量，而没有确切的数据，到最后总会出现某种物品不够用或浪费的现象，传真机就是一个最显著的例子，每年都是到了用完传真色带才申报，本来每年申报一次的东西，搞到要申报几次，以后都不需要麻烦的事，总等到用完了才发现急用，又急急忙忙地去写申购单，报告单，等领导批等一连串的程序，等领导批下来了买回来了，最后错过了一些重要的文件没收到，这个例子充分的说明领导没有很好地利用科学分析数据，导致一些事情上存在主观性和片面性的原因。
2、只关心工作不关心生活
作为学院领导，应该要有远见，有指导性，有全局性，人是最感性的动物，如何调动教职工的积极性是一个领导需要考虑的重中之重，如果领导只会在工作中指指点点，而在生活上从无过问的话，这样长久下去会导致下属对领导有看法，工作的积极性会随着时间慢慢地衰落下去。这就是导致管理系统混乱与摇晃的主要原因。例如：XX学院员工的住房问题，没有稳定的家，心永远都在晃的，XX学院绝大多数都是外来员工，哪位员工身上都背负着沉重的负担，上有老下有小的，最想得到的是稳定的生活，出外打拼，过了那么久流离失所的日子，最终还是没有一个属于自己的家，这个很容易令一个人工作由积极到衰落的，领导没有考虑到员工的稳定，工作与生活是相互相乘的，对员工的工作要求高，对员工的生活没有任何的问候和关心，这是导致管理系统混乱，管理难度逐渐加大，失去向心力的原因。
3、脱离实际定规则
学院定项没有通过多个部门负责人的讨论，没有把每个部门的特殊情况列入定项的考虑范围里面，单方面的由领导层来直接决定学院的规章制度，没有深入到下层部门去考察、讯问意见，这样就会导致下属有反感和排斥，管理概念以偏概全的原因。例如：XX学院领导没有深入的考察过学院业务部门的工作性质，没有了解过业务部门的特殊性，总觉得上班就应该在办公室里面坐着的，定下了上班签到的规章制度，搞得有些同事在外面工作到一半又要赶回学院签到，签完到后在匆匆忙忙的出去工作，这样子久了，就很容易导致员工的心理承受压力大而降低了工作的积极性，最终降低了业绩，影响学院的整体发展，这个例子充分说明了领导层定规章制度时没有通过各方面的了解各部门的情况，麻木的定规章制度，影响员工的工作效率与积极性。
三、进一步改进XX学院行政管理工作的策略
1、编制计划、确定计划数据采用相关关系数学模型由定性到定量的科学决策
正确认识实际情况与科学数据分析之间的联系，科学的按照数据分析的规律性分析问题，为XX学院领导作出最终决策提供完善、全面的科学依据。而相关分析可以作为解决这一问题的方法。
根据XX学院的特殊情况，建立与之相对应的数据分析。数据分析可大致分为两类，第一类是随着自变量的增加，目标总量也随之增加，第二类是随着自变量的增加，目标总量随之变小。利用数据分析法，可知学院各制约条件对目标的影响，进而预测目标，知其走势，基本解决了用现代科学的计算方法来替代以往以领导多年经验所定下来的决策。
2、改善学院行政管理结构混乱与摇晃，职务模糊的策略
（1）树立整体和全局观念，防止片面和本位思想
XX学院的各个部门都是学院整体的组成部分，任何一个部门都不能离开学院而独立地存在，就算离开学院的部门也发挥不出应有的作用，学院具有其他任何一个部门都不具备的重要作用。XX学院的奋斗目标是各部门共同努力的总目标。根据这一原理，管理者在管理工作中，要树立整体和全局观念。任何一个部门都不能脱离学院的管理，一旦脱离，其就无法发挥应有的作用，使学院的发展受到影响，严重的会导致学院管理失调至瘫痪。同时，某个部门的表现突出不代表整个学院的表现优秀。因此， XX学院的管理者应重视学院里各个部门的协调和配合，又要让各个部门发挥出自己的特长。作为学院的部门不能简单地认为，只要完成学院交给的任务就算完成了全部任务，而要始终抓住学院的整体发展方向，不断创新、改进自身的工作水平与效率，帮助学院朝着更高的目标迈进。XX学院管理整体最优靠的是人的潜能的发挥和人与人之间协调的关系，学院管理层要树立全局观，实行以人为本的管理方式，使全院教职员工个人的奋斗目标与学院的奋斗目标相结合，并为教职员工创造出发挥其智慧和潜能的平台。
（2）把握管理系统的结构，合理优化组合，实现效益最优
XX学院不是各部门的堆积和组合，而是由各个部门相互协调、相互配合形成的整体，学院的发展取决于各个部门的发展，学院是各个部门组成的整体。XX学院想要不断地发展必须要充分发挥管理层的领导作用，学院必须要设立科学合理的管理结构。学院管理层在设计管理系统的结构时，应抓住学院的整体奋斗目标，根据各个部门之间的相互关系，设计出科学合理的组织结构。结构决定着管理的效果，如果因为学院管理方面出现了问题导致学院发展过慢或原地踏步，管理层应大胆地提出并进行改革创新，力争让学院取得到最佳的发展。
3、实行全员管理，避免脱离实际
实行全员管理，不能以偏概全、仅把目光集中在学院领导层的管理行为上。在管理中，要分层次授权，全面发挥各层人员在推进管理上的作用。比如，针对学院设备的管理，要充分发挥一线教职员工的作用，一线教职员工的实践能产生最科学合理的工作规范，使许多存在于教职员工中的宝贵经验得以推广运用。小范围、单纯的工作如何去管，管理如何更务实、有效，应该充分发掘最基层教职员工中的宝贵能源，吸纳员工参与管理，因为学院教职员工既接受领导管理，同时本身也是学生的直接管理者。而学院高层管理者的管理职能则应着重体现在升华教职员工的工作行为上，确立管理目标，发挥导向作用，要重在树旗帜，表明矢志不移的决心，坚定学院各层管理者迈向这一目标的信心；重在排干扰，为学院各层管理者实施管理解决制约的因素，创造有利于学院内部的机制。由于学院中层干部在管理中的地位决定了其一方面要负责规范所属教职员工的工作行为，一方面还必须形成适应于学院大形势的本部门或单位工作行为的工作思路。前者要抓紧抓牢，抓好落实，后者要放在应有的地位认真对待，只有这样做好两方面工作，才能发挥学院中层干部擅长专业的优势，为学院高层领导分忧，同时也能创新提高本部门的工作，最终推动学院向前迈进。
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