莫让“痕迹化”动摇“自动化”

每逢岁末年终，上级主管部门都要对下级单位进行年度绩效考评，同时各单位也要对员工进行业绩考核。不管是考评还是考核，都需要大量的痕迹材料作为支撑，材料越多说明做的事越多。但是，这样一来，却在不经意间热了“痕迹化”而冷了“自动化”。笔者认为，在办公自动化广泛推广应用的今天，“痕迹化管理”与“自动化建设”孰轻孰重、如何协调平衡需要引起我们的思考。正确认识痕迹化与自动化，笔者认为应把握好以下几个方面：

痕迹化是原始战术。痕迹不仅是评价企业绩效和个人工作业绩的依据，也是监督检查工作的依据，还是发现不足和追究责任的依据。实行痕迹化管理，需要将所有与事项有关的因素都考虑周到，事前有计划，事中有监督，事后有结果，做到凡事有准则、凡事有程序、凡事有记录、凡事有监督，并针对不同情况采用不同的“留痕”方式。实行痕迹化管理，要求企业在日常事务中，注重记录和保留原始的数据及资料，使工作的每一个步骤和环节都留有痕迹，有数据备案，从而做到条理清楚、责任明确、有据可查。

痕迹化管理强调过程控制，使管理由事后结果控制向事前计划和事中监控转移，也是管理科学化和精细化的一个表现。通过痕迹管理来复原事件真相，印证管理的过程、方法和效果，进一步丰富和发展管理的方法和艺术，纠正错误，弥补不足，让管理更规范、更合理。

自动化是高层战略。办公自动化是信息时代的一种新型办公方式，是当前新技术革命中一个具有强大生命力的技术应用领域，一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其现代化管理水平的标准。推行办公自动化，需要借助现代化的办公设备和通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作。推行办公自动化，要求现代化办公与计算机网络强大功能完美结合起来，为科学决策服务，并实现既定战略目标。十几年来，烟草行业自动化建设已从以计算机单机使用为主的初始阶段发展到了以“系统集成、资源整合、信息共享”为目标的平台化阶段。如今，办公自动化系统几乎涵盖了日常事务的所有工作流程，除了文档的往来之外，更高层次的功能在于信息的收集、存储、检索、处理、分析，并在此基础上形成判断与决策。因此，它不仅是企业的信息处理系统，更是企业的高层决策系统。

自动化建设强调效益制胜，它志在改变繁琐、复杂、低效的办公方式，使管理逐步走上轻松、便捷、高效的快车道。通过自动化建设来提高决策能力、响应能力和执行能力，让管理更具时效，更具成效。

痕迹化和自动化同是管理手段。实践表明，痕迹化管理讲究事无巨细都要留有痕迹，无形中加大了基层员工的工作量，使工作效率大打折扣；相反，自动化建设利用计算机和网络功能提升工作效率但缺乏可供日后查证的痕迹。可见，痕迹化和自动化同是管理手段，并且是两种可以互为补充的管理手段。在企业管理中，究竟是痕迹化多一些还是自动化多一些，要视具体侧重点予以区别对待。痕迹化管理侧重于考核考评、体系建设、专项检查和专题活动等事项，自动化建设侧重于文件收发、报表传输、信息发布和资源共享等事项。同时借助两种管理手段开展管理活动的终极目标，都是为了促进企业严格规范、富有效率、充满活力。

总之，痕迹化和自动化同为管理手段，二者不可偏废。没有痕迹化管理，企业就失去了过程控制；没有自动化建设，企业也就丧失了竞争优势。商场如战场，竞争似战争，战略决定战术，战术要服从战略的需要，自动化建设的主导地位不容动摇。在企业管理中，我们既要合理利用痕迹化手段记录过程，更要充分借助自动化手段提升效率，使痕迹化管理管得合规，使自动化建设建得高效，促进基础管理和技术创新上水平，为全面建设“严格规范、富有效率、充满活力”的中国烟草而努力。