浅析会计电算化背景下的会计档案管理实施策略
摘 要：从当前社会发展的角度看，信息技术的快速发展促进了电算化会计档案管理方式的普及。同时，信息技术也被广泛应用于会计档案管理中。本文比较了会计电算化背景下的会计档案管理与传统方式之间的不同，重点针对当前电算化背景下会计档案管理工作的缺陷提出了相应的对策。
关键词：会计电算化；会计档案管理；实施策略
作为国家档案的重要组成部分，会计档案同时也是一个公司的重要档案资料，在会计管理和经济管理的过程中发挥着非常重要的作用。随着信息化技术的广泛使用，此项工作已经开始向计算机化方向发展。如何在计算机化的条件下实现更好的会计档案管理，将其作用尽可能地发挥出来，提高管理的效率和质量，已成为当前会计领域的研究热点之一。
1 会计电算化档案和传统会计档案
传统的会计档案是纸质档案，主要是作为会计凭证的原始参考，一般包括财务报表及分析报告、会计账簿等等，同时还包括根据法律保存的其他类型的档案，而会计师的大部分工作时间主要也是用于会计文件的收集，传统会计档案的存储期限为15年或25年，因此长期存储需要大量的存储空间，大多数公司很难确保拥有足够的存储空间设置。而会计电算化的普及，使得纸质的会计档案逐渐被电子档案所取代。电算化的会计档案是非纸质的存储会计数据的方式，在这种模式下，会计数据只能以电子数据的形式存储，并统一存放于会计数据库中，相应的会计档案系统包括硬件系统模型，存储空间和外部设备，财务编程语言，光盘，用户手册等一系列完整的文件内容[1]。
2 会计档案的特点分析
在会计电算化的基础上，会计档案的特点主要表现在三个方面：第一，内容广泛。与传统的会计档案相比，有着计算机基础的会计档案不仅包括传统的纸质资料，还包括与计算机存储相关的各种会计信息和数据，包括系统中所存放的各类会计信息，也归于计算机的会计档案内容。第二，档案信息的载体是多样化的。在实行会计电算化之前，会计档案一般以纸质形式记录，纸质是记载相关信息的主要载体。但在利用计算机技术的基础上，会计档案的信息载体发生了相应的变化。除了传统的纸质档案外，还拥有其他存放载体，包括U盘、硬盘、磁盘等等，它们既是计算机技术的一部分，也是会计档案的载体[2]。第三，信息是可变的。在会计电算化的前提条件下，会计文件信息一般存储在CD-ROM或软盘上。简单地说，这些信息是数字信息，具有不稳定特征，数据比较容易损坏和修改，这使得会计文件管理变得更加困难，如果信息被修改或损坏且无法恢复到之前的状态，将会大大影响会计内容的真实性和准确性。
3 会计电算化背景下的会计档案管理缺陷
3.1 存在管理漏洞，信息化程度低
管理漏洞的长期存在是当前会计档案管理中的一个主要問题，这个问题主要体现在以下几个方面：首先，管理上没有明确的惩罚标准。许多公司的会计人员容易在工作中偷工减料，由于工作人员的懒惰，当天规定的会计信息记录通常要延迟到后面几天，容易造成实时数据缺乏的问题。其次，备份内容不够清晰。一般来说，一个好的备份数据应该是存储在不同的设备中，这样当某个备份数据出现问题时，可以通过其它备份文件来进行核对。另外，多个数据的情况可以清楚地反映数据的准确性。但在很多公司内部，数据备份往往只有一个副本，容易造成原始数据的损坏，虽然可以使用备用数据，但是无法知道备用数据的准确性，这给会计工作带来了很大的不稳定性。
3.2 缺乏对会计电算化档案管理的认识
在会计电算化档案管理的过程中，主要依靠计算机来收集档案信息，同时完成后期的数据分析工作。实际上，许多公司的会计档案管理者无法在实际工作中熟练使用计算机，他们缺乏足够的计算机档案管理知识和技能。因此，在会计数据备份的实际过程中，备份级别不能满足要求，有些甚至不能列入备份文件。由于会计信息的不及时备份造成的巨大损失，数据丢失或破坏的风险很高，这对计算机系统的实际运行有很大影响。事实上，很多公司都没有专业的网络管理员，大多数档案管理人员在经过短期培训后就上岗，实际上他们没有系统维护和管理的能力，这与电算化会计档案管理的实际需要不相符合。
3.3 缺乏足够的安全性
电算化的会计管理系统主要使用磁介质作为数据传输的载体，它具有体积小、容易保存、重量轻的特点。但是，基于磁介质管理的会计数据和信息的安全性不高，容易受到篡改和破坏，实际控制的过程中往往存在许多问题。从当前技术发展的角度来看，非法篡改电子数据非常简单，这给档案管理带来了巨大的安全隐患。一旦人为破坏和篡改会计信息，就会给公司的经济业务发展带来很大的问题，实际的损失是不可预测的。另外，一些未经授权的员工可以访问完整的数据文件，考虑到信息网络的局限性和会计信息数据集中化的特点，这增加了伪造和销毁重要数据的风险。与传统的会计档案管理相比，电算化背景下的会计档案管理的在安全性方面所受的威胁更多。
4 会计电算化背景下提高档案管理水平的实施策略
4.1 确定会计档案的内容，完善各种制度
会计档案管理的内容需要制度化，其形式由所存储的信息特点决定，使档案管理者的工作按照一定的规则进行。在电算化条件下，应确定信息采集系统定期复制和存储所有的会计数据信息，以便及时生成相应的备份文件，确保计算机系统的损坏不会产生过多的负面影响。同时，可以参考《档案法》的有关要求和标准以及公司的实际情况，建立会计档案管理的保密制度，明确信息传输程序和获取制度，最大限度地保证档案信息的完整性和安全性。
4.2 提高工作人员的综合素质
在会计档案管理的电算化背景下，其管理工作实际上还是由人完成的。因此，公司管理者需要注重相关方面的人才培养问题，会计档案工作人员在上任之前需要系统而全面地培养电算化技能，还需要根据自己的实际工作特点和管理内容制定相应的培养方法。同时，公司管理者应该注重加强档案工作人员的职业道德以及法律意识，确保会计档案管理工作在计算机环境下有序、有效、安全地进行。
4.3 做好档案的收集、管理和保管工作
财务处要抓好财务数据备份工作，一旦计算机硬件系统出现损坏，就可以在较短的时间内恢复原有的会计系统。在做好备份的同时，还应该收集计算机软件的相关信息。需要注意的是，每份副本都应清楚标明相关信息，包括档案编制和管理者的相关信息，这些信息应存放在不同的空间，注意防尘和防潮，确保和磁场之间具有足够安全的距离。在保存磁介质时，应进行定期检查和复制，以避免因磁介质损坏而丢失相应的文件信息。另外，可以通过设置相应的密码增强系统的安全性，并定期维护补丁，以防止计算机安全性受到破坏，造成会计信息丢失或修改的问题[3]。
5 结束语
电算化的会计档案管理模式适应了时代发展中档案管理工作的需要，改变了传统的会计信息存储和核算方法，提高了信息存储质量，并实现了数据的自动处理，提高会计信息管理的工作效率以及管理水平，在会计信息工作的发展中发挥着越来越重要的作用。因此，必须提前做好所有的准备工作，相应的档案管理计划也必须在合理有效的电算化会计前提下进行。
参考文献
[1]叶枫.会计电算化条件下的会计档案管理实施策略浅述[J].东方企业文化，2017（S1）：192.
[2]徐冬梅.会计电算化条件下会计档案管理问题探究[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2018，No.545（7）：81-82.
[3]王晓丽.会计电算化环境下怎样做好会计档案管理[J].祖国，2018（6）：74-74.
作者简介
邓溢（1989-），女，汉族，湖北荆州，荆州市环境保护监测站，研究方向：档案管理。
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