关于做好文件材料归档工作的通知

关于做好文件材料归档工作的通知 

中心各处室并南方管理部：

根据《中华人民共和国档案法》、《石油工业企业档案管理暂行规定》和《中国石油化工总公司档案管理试行办法》以及国家和上级有关要求，结合中心实际情况，为了加强对档案的管理和收集、整理工作，完整、系统地保存中心在工作活动中形成的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和中心各项工作的需耍，现对文件材料归档工作提出如下要求：  

一、归档的文件材料的范围
    凡是反映中心、各处室工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
    l.1　上级机关的文件材料：
    1.l.1　上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；
    1.1.2　上级机关颁发的属于中心主管业务并要执行的文件，以及普发的、非中心主管业务但需要贯彻执行的法规性的文件；
    1.l.3　上级机关领导视察、检查中心工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；
    1.1.4　代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；
    1.1.5　上级机关转发中心的文件（包括报纸、刊物转载）。
    1.2　中心的文件材料：
    l.2.1　中心召开职工大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料；
    1.2.2　中心党组（党委）、行政领导会议文件材料，中心召开的工作会议、专业会议材料：
    1.2.3　中心颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；
    l.2.4　中心的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与中心的批复文件；
    1.2.5　中心及各职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；
    l.2.6　反映中心业务活动和科学技术管理的专业文件材料；
    l.2.7　中心检查下级单位工作、调查研究形成的重要文件材料；
    l.2.8　中心或中心汇总的统计报表和统计分析资料；
    l.2.9　中心形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；
    l.2.10　中心党委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
    l.2.11　内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和中心处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；
    1.2.12　中心领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与中心有关的未经文书处理登记的文件材料；
    l.2.13　中心直接管理的科研、生产项目的科技文件材料；
    l.2.14　中心及各处室成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料
    1.2.15　中心制订的工作条例、章程、制度wenmi.net等文件材料；
    l.2.16　中心（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映中心（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
    1.2.17　中心干部任免（包括备案）、调配、培训。党员、团员、干部名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的借聘、转正、定级等工作及干部奖惩等文件材料；
    l.2.18　中心办理的干部转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及根； 
    l.2.19　中心财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
    1.2.20　中心编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；
    l.2.21　中心与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
    1.2.22　各种普查、资质认证工作中形成的文件材料；
    1.2.23  中心人员因公外出学习、考察和参加各种会议，所收集获得的文件材料。

1.3　同级机关和非隶属机关的文件材料：
    1.3.1　同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；
    1.3.2　有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；
    1.3.3　同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。
    1.4　下级单位的文件材料：
    l.4.1　下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件：
    1.4.2　下级单位报送的重要的科技文件材料；
    1.4.3　下级单位报送的法规性备案文件。

1.5  电子文件材料：

1.5.1  归档纸质文件或其他载体形式的文件时应一并归档相应的电子文件，电子文件与纸质文件、其他载体文件应在内容、相关说明及描述上保持一致；

1.5.2  归档的电子文件要具有完整性、有效性和安全性；

1.5.3  在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。
    二、不归档的文件材料的范围
    2.1 上级机关的文件材料：
    2.1.1　上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；
    2.1.2　上级机关发来供工作参考的抄件；
    2.1.3　上级机关征求意见未定稿的文件。
    2.2　本机关的文件材料：
     2.2.1　重份文件；
    2.2.2　无查考利用价值的事务性、临时性文件；
    2.2.3　未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
    2.2.4　从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
    2.2.5　无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；
    2.2.6　中心内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
    2.2.7　中心、各处室负责人兼任外机关职务形成的与中心无关的文件材料；
    2.2.8　为参考目的从各方面收集的文件材料。
    2.3　同级机关和非隶属机关的文件材料：
    2.3.1　参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
    2.3.2　非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

2.4　下级机关的文件材料：

2.4.1　下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料：

2.4.2　越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；

2.4.3　下级机关抄报备案的一般性文件材料。

三、归档时间

3.1  党群工作、行政管理、经营管理、生产技术等管理性档案在形成的次年一季度归档。

3.2  科研档案在科研项目鉴定后立即归档。分阶段进行的，可分阶段归档。

3.3  设备仪器档案在开箱验收后立即归档。

3.4  会计档案在会计年度终了后的第二年归档。

3.5  音像档案在洗印、录制完毕后立即归档。

3.6  审计档案在审计项目终结处理完毕的次年一季度归档。

四、归档要求

4.1  归档的文件材料要准确、齐全、完整。

4.2  各类文件材料一般归档一式一份，中心正式发文归档两份。

4.3  照片与底片及文字说明一起归档，录音带、录像带等与文字说明一起归档。

4.4  归档的文字材料及底稿要规范，字迹要工整，色素要耐久，禁止用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水书写。

4.5  归档的文件材料必须是原件，不能以复印件代替。

4.6  归档的文件材料必须由档案形成单位经过系统整理后移交综合办公室，案卷应符合质量标准，便于保管和利用。

4.7  移交档案要编制移交目录一式两份，交接双方核实后签字，加盖部门公章，一份交移交单位，一份交接受单位。

4.8  各处室综合管理岗是本部门的档案管理人员，综合办公室文书岗负责全中心档案的管理工作。
  

 

 

二ОО五年十二月十五日

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