文件归档管理制度9篇

2023-04-30 14:35:02| 来源：网友投稿

篇一：文件归档管理制度

　　文件档案管理制度

　　为加强本公司文书立卷工作，有效有序地保存好公司历史进程，档案是最有效的见证，于是我公司在事业部特设立档案管理小组，由专人专柜管理各类历史文件档案和维修档案，特制定本制度。

　　一、归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

　　二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交行政部专（兼）职文书人员归档，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　三、专（兼）职文书的职责：

　　1、了解公司的工作业务，掌握公司文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

　　2、认真执行平时归档制度，本公司承办的文件材料及时收集归卷，每年的二月前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

　　3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

　　四、归档的范围：

　　1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

　　2、上级机关发来的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

　　3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　4、公司的各种计划、总结、报告、指示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　5、公司与顾客及有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　6、公司干部任免的文件材料及关于职工奖励、处分的文件材料。

　　7、公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　8、公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　五、存档规范

　　1、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。

　　2、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。

　　3、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归档，并按内容和性质确定其保存期限，电子档案要及时备份。

　　4、专（兼）职文书要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。

　　5、专职部门每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。

　　6、维修车辆实行一车一档制，二级维护及以上作业的车辆档案内容包括维修合同、检验记录、维修人员和质量检验人员名单，竣工出厂合格证副页、结算凭证。

　　7、档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。

篇二：文件归档管理制度

　　西北有色地质勘查局七一七总队

　　《文书档案归档制度》

　　数时应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。

　　7、备注，填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的情况较多时，可在备注栏标“*”将具体内容填入各考表中。

　　二、归档文件目录格式如下：

　　件号

　　第十八条

　　填写备考表

　　备考表放在盒内所有文件之后。归档时，由负责整理该盒归档文件的人员填写、归档后，盒内文件变化情况由档案人员填写。备考表的填写：

　　1、盒内文件情况说明，填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集齐全完整程度，有否字迹模糊，缺损等，整理完毕后有否修改，补充、移出、销毁。

　　2、整理人，填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。

　　3、检查人，填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

　　4、日期，填写归档文件整理完毕的日期。

　　第十九条

　　归档文件装盒。按件号顺序将归档文件装入档案盒；装盒应与分类方法一致。不同类别的归档文件，不得混装在同一盒中。

　　第二十条

　　文件归档。由文书、业务部门文件的整理人将盒装文件向档案室移交。

　　9责任者

　　文号

　　题名

　　日期

　　页数

　　备注

　　第五章

　　归档手续

　　第二十一条

　　移交手续，就是归档工作中规定的文书、业务部门向档案室移交的交接手续。由文件的整理人提供归档文件移交目录一式三份，档案室根据归档文件目录对文件进行冰遂件清点，检查归档文件整理质量，核对移交目录，确定归档文件与归档文件目录相符后，交接双方在移交目录备考表上签名。移交目录一式三份，分别留存备查。其中一份退还移交单位保存。

　　第二十二条

　　归档文件的编号，是将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。即盖归档盖。由档案人员在每件归档文件首页上端空白置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限，件号等必备项，并可设置机构（问题），每份文件的总页数等选项。各项内容必须按规定顺序填写。

　　1、全宗号，是档案馆指定给立档单位的编号。一般空留。

　　2、年度：指文件的形成年度。一般采用四位阿拉伯数字表示。

　　3、保管期限，填写由文书、业务部门在整理文件时给归档文件划定的保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种，可简称为“永、长、短”，代码分别为“Y、C、D”。填写时直接采用简称或代码。

　　4、件号。即室编件号。

　　5、机构（问题），填写分类方案要目名称，如机构名称太长可填写通用简称。

　　第二十三条

　　编制归档文件目录。由档案人员根据文书、业务部门提交的归档文件移交目录编制总队归档文件目录，装订成册，并编制封面，每年按不同保管期限装订三本。

　　第二十四条

　　档案盒封面、盒背的项目及填写。由档案人员填写。档案盒封面的全宗名称：填写立档（单位全称）。盒背的项目包括全宗号、年度、保管期限，起止件号、盒号等必备项及机构（问题）选择项。

　　1、全宗号、暂不填写。

　　2、年度：填写盒内文件形成的年度。

　　3、保管期限：填写盒内归档文件的所属保管期限，填写汉字全称。

　　4、机构问题：填写分类方案中相应机构问题的类目名称。

　　5、起止件号：在室编栏填写盒内归档文件排列最前和最后的文件件号。其间用“—”连接。

　　6、盒号：指档案盒的排列顺序号，一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。

　　第六章

　　附

　　则

　　第二十五条

　　本制度自下发之日起执行。若上级有新规定，以新规定为准。

　　11西北有色地质勘查局七一七总队

　　文书档案保管期限表

　　顺序号

　　文件材料内容

　　本单位党代会、职代会、工代会、团代会的文件材料

　　（1）大会通知、议程、名单、报告、决议、纪要、大会发言、领导讲话、提案、选举结果、讨论通过的文件、候选人登记表、情况介绍、会议简报、重要的照片、录音（像）带。

　　（2）小组会议记录、参与文件。

　　本单位党委（总支）会议、行政办公会议材料。

　　（1）

　　会议记录、纪要、重要的汇报材料。

　　（2）

　　一般的汇报材料。

　　本单位召开的工作会议、重要的专业会议文件材料。

　　（1）会议通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、总结、纪要、重要的音像材料。

　　（2）典型材料、重要的经验介绍材料、简报。

　　（3）小组会议记录、参与材料。

　　本单位召开的一般专业会议文件材料。

　　（1）会议通知、议程、领导讲话、报告、总结、纪要、重要的声像材料。

　　（2）典型材料、代表发言记录、简报。

　　本单位制发的决定、决议、条例、规定、通知、通报等文件材料。

　　（1）反映本单位主要职能活动和重要业务问题的。

　　（2）一般业务问题的。

　　（3）事务性、有参考价值的。

　　本单位制成并反映主要职能活动的工作总结、工作报告。

　　（1）重要专题的、年度的、典型的。

　　（2）一般专题的、半年的、阶段性的。

　　本单位的请示与上级机关的批复、下属单位的请示、报告与本单位的批复、批示。

　　（1）方针政策性的、重要问题的。

　　（2）一般事务性问题的。

　　本单位编制的各种计划、规划。

　　（1）反映主要职能活动的长远的、年度的。

　　（2）重要的、长远的、年度的。

　　（3）一般的、季度的、月份的。

　　12保管期限

　　1永久、短期

　　2永久

　　长期或短期

　　永久

　　长期

　　短期

　　34长期

　　短期

　　5永久

　　长期

　　短期

　　永久

　　长期

　　永久

　　短期

　　永久

　　长期

　　短期

　　67西北有色地质勘查局七一七总队

　　文书档案保管期限表

　　顺序号

　　9文件材料内容

　　本单位的各种统计报表和统计资料。

　　（1）主要职能活动的、汇总的、年度或年度以上的。

　　（2）一般活动的、季度的、月份的。

　　本单位专题调查形成的文件材料

　　（1）主要职能活动、典型的、系统的。

　　（2）重要的。

　　（3）一般的。

　　本单位各种普查工作形成的文件材料。

　　（1）综合成果、专题成果、方案、总结、报告。

　　（2）原始记录。

　　本单位内部组织机构的工作计划、总结。

　　本单位机构设置、撤并、名称更改、启用印信、组织简则、工作条例等文件材料。

　　本单位干部任免材料。

　　（1）上级对本单位和本单位对下属单位领导人批准的任免材料。

　　（2）对本单位内部组织机构负责人的任免材料。

　　本单位劳动模范、先进工作者、先进集体文件材料。

　　（1）省级以上的。

　　（2）地、县级以下的。

　　本单位对有关人员的处分材料。

　　（1）问题严重、影响大的。

　　（2）一般的。

　　本单位职工录用、转正、定级、调资、专业技术职务评定、聘任、复转、退职、退休、离休、评残、抚恤等有关文件材料。

　　本单位关于重大伤亡事故的通报、报告、批复及分析处理材料。

　　一般事故的处理报告。

　　本单位党员、干部名册、党员党组织统计年报。

　　下属单位上报的党员组织统计年报。

　　本单位职工转移工资、行政、党、团组织介绍信、便函存根、党费收据存根。

　　本单位组织沿革、大事记及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音（像）带。

　　13保管期限

　　永久

　　长期或短期

　　永久

　　长期

　　短期

　　永久

　　长期

　　长期或短期

　　永久

　　长期

　　永久

　　长期

　　永久

　　长期

　　永久

　　长期

　　永久

　　长期

　　永久

　　101112131415161718192021西北有色地质勘查局七一七总队

　　文书档案保管期限表

　　顺序号

　　222324文件材料内容

　　本单位及本单位批准的有关区域变化和解决土地财产纠纷、征用土地房产的文件材料。

　　本单位编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本。

　　本单位编辑的反映专业活动的简报、情况反映等。

　　本单位财产、物资、档案等交接凭证。

　　本单位与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书。

　　（1）有历史意义和长远利用价值的。

　　（2）重要的。

　　（3）一般的。

　　本单位涉外活动的文件材料。

　　（1）重大活动的主要文件。

　　（2）一般活动的主要文件。

　　（3）具体事务性文件。

　　本单位与有关单位协商工作来往的文件材料

　　（1）重要的。

　　（2）一般的。

　　本单位处理人民来信来访的文件材料。

　　（1）有省级以上领导人重要批示和处理结果的。

　　（2）有直属上级机关或本单位领导人重要批示和处理结果的。

　　（3）没有处理结果但有短期参考价值的。

　　上级机关召开的属于本单位主要职能活动的会议材料。

　　（1）本单位领导人在会议上的重要发言材料。

　　（2）会议的报告、总结、决议等主要文件材料。

　　（3）其他短期参考的文件材料。

　　上级机关颁发的文件材料。

　　（1）直属或非直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

　　（2）直属或非直属上级机关颁发的属于本单位主管业务度要贯彻执行的一般文件材料。

　　（3）其他需要贯彻执行的一般文件材料。

　　上级机关检查本单位工作形成材料。

　　（1）重要活动的主要文件材料

　　（2）重要活动的一般文件材料和一般活动的文件材料。

　　14保管期限

　　永久

　　长期

　　永久

　　长期

　　短期

　　永久

　　长期

　　短期

　　长期

　　短期

　　永久

　　长期

　　短期

　　永久

　　长期

　　短期

　　252627282930永久

　　长期

　　短期

　　31永久

　　短期

　　西北有色地质勘查局七一七总队

　　文书档案保管期限表

　　顺序号

　　32文件材料内容

　　同级机关和非隶属机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料。

　　下属单位报送的总结、报告、统计报表。

　　（1）年度和年度以上的总结、报告、统计报表，重要问题的专题报告。

　　（2）半年、季度的重要的统计报表一般专题的报告，工作总结。

　　保管期限

　　短期

　　33长期

　　短期

篇三：文件归档管理制度

　　文件档案归档管理制度

　　吉林市新吉美天然气管道有限责任公司

　　综合办公室

　　2017年11月

　　1、目的为保证公司文件的完整，同时具备可追溯性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。

　　2适用范围

　　适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

　　3、文件归档

　　3.1文件资料的归档

　　3.1.1范围

　　凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：

　　3.1.1.1上级来文

　　（1）

　　上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；

　　（2）

　　上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

　　3.1.1.2公司文件材料

　　（1）

　　会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；

　　（2）

　　公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

　　（3）

　　公司的请示与上级批复文件，下级部门的请示与公司的批复文件；

　　（4）

　　公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；

　　（5）

　　公司党支部、工会在工作中形成的重要文件材料；

　　（6）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；

　　（7）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；

　　（8）公司的大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

　　（9）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料；

　　（10）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；

　　（11）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；

　　（12）公司签订的各种合同、协议等材料；

　　（13）公司董事会等活动中形成的请示、报告、计划、决议、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有

　　参考价值的资料、工作来往文件等；

　　（14）公司站区、沿途管道排查及隐患治理过程中形成的材料。

　　（15）生产技术部在日常工作中形成的日报、月报、年报等各类生产数据报表，以及各类与安全生产相关的文件、制度条例等文字及影像资料。

　　3.1.2归档要求

　　3.1.2.1综合办公室文件要求

　　公务文件要同其他文件材料一起收集立卷；正文和附件要同时收集；一般文件底稿、印本和完稿，必须同时存档；作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档；有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。

　　3.1.2.2管道稽查部文件归档要求

　　日常巡线记录应每月归档一次，并及时上报生产技术部备案。要求记录完备、清晰，能够完整、详实的描述出管线沿途的具体情况，同时应将文字资料和与之相对应的影像资料一并保存。

　　管道稽查部在隐患排查治理过程中所形成的材料应具备完整性和可追溯性。主要包括：排查治理之前的初始状态文字描述和图片描述；相关单位及责任人所签署的第一手文字及影像资料；排查治理的具体方案及批复的文字资料；与

　　相关施工单位签署的各类施工协议复印件；治理完成之后的情况描述和相应的影像资料。各类隐患治理的档案应做到“一事一立档”。

　　突发事故或形成隐患的处理程序及资料要及时归档。突发事故和形成隐患是指沿途管道及阀室、阀井等设施，在由于外部单位和个体施工、建设过程中，或由于自然灾害对管道及设施造成损坏的事故和隐患。该类情况的处理全过程要有详尽的资料，并且做到一事一档。

　　3.1.2.3生产技术部归档要求

　　生产技术部在日常工作中所形成的各类报表应按季度按时归档。各类规章制度、文件的底稿和正式稿要与相关领导批复一并保存。培训考核计划、各类检验、安评报告应单独立档，妥善保管。

　　生产技术部对于安全生产专项资金的使用项目要做到一事一档。主要包括：管道检测；站区防雷、防静电改造施工；各项检测结果；各类设备、设施改造及维修等应建立档案，并做到一事一档，台账清楚。

　　3.1.2.4两站文件及计划财务部文件归档要求

　　两站日常生产报表及各项记录应按月存档，年终统一将各项文件、报表及生产记录报送至公司生产技术部存档，存档之时应罗列清单表格。由公司及上级有关部门下发的各类

　　文件由站区自行保存归档，特别重要的文件应抄报至公司综合办公室。财务部门文件归档要求与综合办公室一致。

　　3.2立卷归档

　　3.2.1各类公文立卷

　　公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

　　3.2.2文件材料的分类

　　应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。

　　3.3档案保管

　　档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。底图入库要认真检查，平放或卷放。库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

　　3.4档案借阅

　　借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。借阅时间最长不得超过一个月，却因工

　　作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

　　3.5档案销毁

　　对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。

　　吉林市新吉美天然气管道有限责任公司

　　综合办公室

　　2017年11月

篇四：文件归档管理制度

　　档案工作岗位责任制

　　一、分管档案工作的局领导职责

　　１、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

　　2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划,列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

　　3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展.?二、局档案员职责

　　１、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规,建立健全档案管理制度。2?、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

　　3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片,收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

　　4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全,并为本单位各项工作的需要提供服务。

　　5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

　　6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

　　三、分管档案工作的各处(室)领导职责

　　1、配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员，并保持相对稳定。

　　2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作）,帮助专(兼）职档案人员解决工作中的实际困难.3?、组织本单位人员学习档案法规,执行局档案工作的规章制度。

　　4、疏通渠道,严格制度,督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累,积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。6?、负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况.?四、各处、室专(兼）职档案人员职责1?、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目，合理分类存放,便于利用和归档。?２、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统.３、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。

　　4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密．5?、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。6?、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

　　７、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。8?、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表.文件、材料收集归档制度

　　一、收集归档范围

　　本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送

　　来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

　　(一)本级文件1?、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要.?

　　２、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

　　3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

　　4、向上级请示,与其他单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知．?

　　5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

　　6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

　　7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料．

　　8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

　　9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

　　10、电报、重要电话记录、机关工作日记．?

　　11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。?

　　12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

　　13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证,发放各种证明、证件存根。

　　1４、已故人员资料。

　　15?、重要的人民来信及处理材料。

　　1６、本机关编辑、出版的书刊、资料样板.1?７、本机关（包括上报和下批）干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料.?

　　(二)上级文件材料?

　　1、上级（包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组,下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。?

　　２、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

　　3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

　　４、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。?

　　（三)同级文件材料1?、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行2?、有关单工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。位与本机关签订的合同、合约、协议.

　　3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书.?

　　4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。

　　(四）下级文件材料

　　1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

　　2、重要的调查报告、检查报告、典型材料,比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。3?、重要的名册、登记表．?

　　４、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。?

　　二、归档份数?

　　文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用,

　　一份作文件汇编用。

　　三、归档时间和方法?

　　(一）凡经过打字室打印的文件,打印好后由打字员收集,交文书档案员归档。

　　(二)凡各部门发出的文件,由各部门办公室的有关人员收集,交由综合档案室归档.?

　　(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束,一个问题已解决,一件案件已处理等),由各部门办公室的有关人员,将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。

　　(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料,在该项活动结束时交由文书档案员归档。

　　（五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册,应于翌年一月底前交文书档案归档.

　　（六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档,各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档.

　　四、归档要求

　　（一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐.

　　(二)正文与底稿（签发稿）主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

　　（三）归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题,内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

　　(四）归档的文件材料应是原稿原件,不得用复制件。

　　(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。?

　　（六)

　　凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。

　　?档案鉴定制度

　　１、档案鉴定工作,是甄别和判定档案的价值,并据以确定档案“存毁"的工作。2?、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作,必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

　　３、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。?４、档案鉴定工作,必须有组织、有领导地进行,一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行.?５、凡是经过认真的鉴定,判定为保存或销毁的档案,必须按照规定的程序，办好鉴定手续。?６、档案鉴定工作,是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。

　　档案借阅管理制度

　　为了加强本单位档案管理,搞好各门类档案的提供利用工作,特制定以下制度:1?、本单位各部门借阅档案,必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

　　2?、外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准,方可查阅，不得抄录或借出.３、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。?４、查阅各门类档案应在阅览室内进行,不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人

　　批准，但借出时间不得超过一周,不得转借他人．需继续使用者要办续

　　借手续，确保档案的完整与安全。5?、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出.

　　6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任.档案保密管理制度

　　一、档案是国家的宝贵财富,企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员,必须遵守保密制度,履行保密手续,严格遵守保密十条原则，确保档案的安全.二、凡是利用档案,必须经档案人员提供,任何人不得直接动用。

　　三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用，按期返还,返还档案要认真检查核对,发现问题及时追查。

　　?四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料,须严格履行审批手续,未经批准的，严禁提供利用。

　　?五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准．复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任,对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。?六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

　　?七、发现有关泄密事件，应立即报告,及时追查.

　　?八、不允许传抄、自行翻印机

　　密文件和带密级的档案材料。

　　?九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

　　十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作,总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

　　档案复制制度

　　１、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批;本单位工复制本职工作范围以外的档案,需经有关业务部门负责人同意;复制机密档案材料（局会议记录等)须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。

　　2?、外单位一般不予复制,确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。

　　3、复制后要及时进行登记．

　　档案统计制度

　　1、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象,以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

　　２、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究,进行定性分析与定量分析，提供科学的依据.?３、统计内容.对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

　　4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督.５、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计.?６、统计方法.档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料,进行综合整理,使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训,以提高档案的科学管理水平。

　　7、按期统计.平时必须积极收集资料,做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计.?８、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料,数字统计连贯;准确统计数字,按时统计上报.

　　档案库房管理制度

　　１、档案保管工作,是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

　　2、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化,以利于档案的保护管理.3、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。

　　４、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件;引用先进科学技术,实行科学管理.5?、库房要保持温度在摄氏１4-２４°Ｃ，相对湿度在45-６0%之内;保持清洁干净,做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。6?、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每

　　天上下班各检查一次温湿度,每月清理二次档案柜卫生,发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。?７、接交进馆的档案，要认真清点,履行签字接交手续;档案外借,要认真清点,履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房,以防意外;在库房里不准吸烟。

　　档案销毁制度

　　1、档案的销毁,是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

　　２、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准,严格进行鉴定。

　　３、经过鉴定确需销毁的档案,必须写出销毁档案内容分析报告,列出档案销毁清册。

　　4、档案销毁,必须严格执行审批制度,履行批准手续。

　　5、批准销毁的档案,应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁,且要有两人鉴销;销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

　　6、档案的销毁,必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。

　　企业档案管理制度

　　第一章

　　总则

　　第一条为了加强公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为

　　公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定,结合公司实际情况，特制定本办法。

　　第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有。

　　第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作.

　　第四条

　　公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。

　　第二章

　　归档范围

　　第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片Ｊ员片等)均属归档范围。

　　第六条上级机关文件材料应归档的有。

　　(一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；

　　(二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

　　（三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料.

　　第七条公司文件材料应归档的有.

　　(一)公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

　　（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；

　　(三）公司及各部门的工作计划、总结、报告;

　　（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；

　　（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料;

　　(六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

　　（七）反映公司经营和管理的专业文件材料,如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等;

　　（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）;

　　（九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；

　　(十）公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等;

　　（十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴,反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;

　　（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本;

　　(十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表；

　　（十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；

　　（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

　　(十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；

　　(十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

　　（十九)公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证;

　　(二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。

　　第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有:

　　（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件;

　　(二)有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；

　　(三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。

　　第三章

　　立卷归档要求

　　第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向总公司办公室移交。

　　第十条各单位必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

　　第十一条各单位向总公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

　　第十二条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系,区别不同价值，便于保管和利用.具体应做到下述几点:

　　（一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照(复印件）、章程、项目人员任兔文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

　　（二)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷．

　　（三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前,附件在后;印件在前，定稿在后;

　　（四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号.装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上

　　角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号.

　　（五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

　　（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者.

　　（七)本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。

　　第四章

　　档案保管期限

　　第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下，三年以上。

　　第十四条确定公司档案保管期限的原则

　　(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。

　　（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。

　　(三）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　第五章

　　档案的鉴定与销毁

　　第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。

　　第十六条档案鉴定工作由办公室主持，有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见.

　　第十七条档案材料鉴定小组审定,并经公司有关领导批准后,方可销毁。

　　第十八条销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

　　第六章

　　档案的借阅

　　第十九条公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单,方可借阅。

　　第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。

　　第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。

　　第二十二条借阅档案的同志，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经办公室主任批准.

　　第二十三条借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天.

　　第二十四条借阅人对档案要妥善保管,不得遗失,如有遗失,按本制度第七章第三十一条进行处罚。

　　第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

　　第七章

　　罚

　　则

　　第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现，限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款10０元～500元,并予以通报批评。

　　第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条，泄露秘密,按《公司保密工作条例)进行处理。对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况,对其单位领导和当事人各罚款５０0元～１000元，并予以通报批评。

　　第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条，不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查．

　　第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条,遗失档案的，应立即报告．因遗失档案，泄露秘密的，按《公司保密工作条例》进行处理。

　　第八章

　　附则

　　第三十条本办法由总公司办公室负责解释。

　　第三十一条各子公司应根据本办法，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则.

　　第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

篇五：文件归档管理制度

　　档案资料归档管理制度（精选20篇）

　　档案工作要注意的事项

　　1、文件分类

　　公司档案的文件管理，最忌讳的就是乱七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某个文件时，需要从所有的文件中一个一个的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是进行文件分类。

　　2、文件整理

　　分好类别的文件，不要一堆堆的散着，日子久了又会成为一堆乱纸。各个公司都会有档案袋，或者文件夹，按照文件的类别，进行逐一装盒收纳。

　　3、标签标明

　　把文件逐一装好之后，记得一定要在各个档案盒或文件夹上标明，注明此文件盒里装的是哪类的文件，包括共有几份，都要做个简单说明。

　　4、特殊文件

　　每个公司都会有特殊的一些文件，比如不能随意被人翻看的，或者需要加密的，对于这些文件，一定要做到单独保管，并做好单独的标记，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，这一类文件，最好多加一把锁。

　　5、钥匙的保管

　　一般公司的档案卷柜，都是由专门的人员进行保管的，平日里的钥匙要做到不离身，下班后的钥匙，根据公司规定进行上缴或者自己随身佩戴，记住，上缴之后的责任不在自己身上，而随身佩戴就表明自己一直承担着责任，所以，对于钥匙的保管，一定要谨慎，不要随意交给他人。

　　档案资料归档管理制度（精选20篇）

　　在快速变化和不断变革的今天，接触到制度的地方越来越多，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，以下是小编为大家整理的档案资料归档管

　　理制度（精选20篇），希望对大家有所帮助。

　　档案资料归档管理制度1一、总则

　　1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

　　2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

　　3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　具体包括:1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

　　2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

　　3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

　　4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、技术文件的提交

　　1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

　　2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员

　　都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

　　4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

　　四、技术文件的归档

　　1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

　　3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

　　4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

　　5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

　　6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

　　五、技术文件的借阅

　　1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。

　　2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

　　3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领

　　导批准。

　　5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

　　六、职责追究

　　各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。

　　档案资料归档管理制度2（一）总则

　　一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

　　三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

　　2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

　　3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

　　4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

　　5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

　　6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看

　　是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

　　7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

　　（三）发文制度：

　　1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

　　2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

　　3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

　　4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。

　　5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

　　档案资料归档管理制度3机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件，机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密。

　　一、办理程序

　　(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后，送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批，文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。

　　(二)按领导签批的范围进行传阅。

　　(三)需办理的，按局领导指示及时传阅有关科室办理。

　　(四)归档，交上级部门。

　　二、传阅

　　(一)传阅文件要严格履行登记手续，按照文件阅读范围进行传阅。

　　(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度，避免中途积压、漏传、横传。

　　(三)对局领导阅后所作的批示，要及时通知有关科室办理，并做好机要文件管理，防止文件丢失。

　　三、保密

　　(一)机要人员要忠于职守，认真负责，严守保密规定，做到不该说的不说。

　　(二)对于机要文件，要单独存放，严加保管。

　　(三)借阅机密、秘密级文件，需经办公室主任批准；绝密级文件一般不外借，确需借阅，需经分管领导批准。

　　(四)各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。

　　(五)涉密文件，不得复制或摘抄。

　　四、归档

　　(一)传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，坚持整洁、清洁。

　　(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件，应及时送交机要室登记归档。

　　(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自我使用或传阅的机要文件全部退回机要室。

　　(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回。

　　档案资料归档管理制度4一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。

　　二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。

　　三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

　　四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

　　五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　档案资料归档管理制度5局办公室负责我局对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：

　　一、行文

　　(一)凡以我局名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办科室拟稿，经科室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。重要文件需由局领导审核，主管区领导签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。

　　(二)经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订，上行文由办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿科室分发。

　　(三)行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》(国发[XX]23号)有关规定执行，行文流程按局办公处理系统流程进行。

　　二、收文处理

　　(一)所有发至我局的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文)，由局办公室统一签收、登记、编号，送局领导阅示或送有关科室办理。

　　(二)文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送局领导批示或交有关科室阅办。需要办理的公文，经请示局领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。

　　(三)对急办件，办公室应立即将文件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办工作。

　　(四)一般公文通过局内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。

　　(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。

　　三、保密文件收发管理

　　(一)遵守公司统计报表管理制度，保密资料统一由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。

　　(二)制发文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。

　　(三)保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围;不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室;确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。

　　(四)复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。

　　(五)借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。

　　(六)对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

　　(七)销毁保密文件、保密资料时，必须登记造册，经主管局领导批准，送区保密局指定的地点处理，严禁将文件出卖给废品收购站。

　　档案资料归档管理制度61、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。

　　2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。

　　3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

　　4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。

　　5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须

　　分类列出清单备查。

　　6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。

　　7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。

　　8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。

　　档案资料归档管理制度7一、总则

　　1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

　　2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

　　3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定专人负责文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

　　3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

　　三、归档范围

　　1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

　　2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

　　3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

　　4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

　　5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

　　四、归档要求

　　1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

　　2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

　　5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

　　6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

　　五、档案管理人员职责

　　1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

　　2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

　　3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

　　六、档案的利用

　　1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

　　2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

　　3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时

　　汇报，追求责任。

　　4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

　　5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

　　6、不准转借，必须专人专用。

　　7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

　　档案资料归档管理制度81、目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2、职责

　　2.1总经理负责公司所有对外发文审批。

　　2.2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　2.3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部负责公司文件格式、文号及资料的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3、文件种类

　　3.1上行文:请示，报告，计划，总结；

　　3.2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

　　3.3平行文:信函，会议纪要。

　　4、文件格式

　　4.1发文统一使用以上文件类别之一。

　　4.2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　4.4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:4.5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

　　4.6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等坚持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；

　　5、文号

　　5.1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

　　5.2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

　　5.3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6、用印

　　6.1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　6.2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

　　6.3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:7.2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

　　7.3签发。签发人对签发的文件负有完全职责，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不一样意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

　　7.4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　7.5发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收

　　登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　7.6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在《收文登记表》内，资料包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情景、备注等。

　　7.7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　7.8保存。文件办理完毕后，由最终处理部门人员进行保管。

　　7.9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

　　档案资料归档管理制度91.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

　　2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。

　　3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。

　　4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。

　　5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

　　6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

　　7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

　　8.质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办

　　理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。

　　9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

　　10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

　　11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。

　　12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。

　　档案资料归档管理制度101目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2适用范围

　　适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

　　3定义

　　3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。

　　4职责

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

　　4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　4.3文件编制、审批、发布的权责

　　4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

　　4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。

　　5文件分级分类

　　5.1文件分级

　　5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

　　5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

　　5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

　　5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

　　档案资料归档管理制度11为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的重要作用，根据国家相关规定，结合公司实

　　际情况，特制定本制度。

　　安全文件管理目标及内容：

　　1、安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。

　　2、要对文件的"内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。

　　3、应及时送交领导，不要挤压。

　　4、应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。

　　5、保存时，要保持文件的完整性。

　　6、需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。

　　7、存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。

　　8、存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　9、传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。

　　10、借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人。

　　11、对于不具备存档和存查价值的文件应填写《文件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。

　　档案资料归档管理制度12为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。

　　一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。

　　二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。

　　三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。

　　四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。

　　五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。

　　六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。

　　档案资料归档管理制度13第一条

　　管理要点

　　1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

　　2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

　　3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。

　　4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

　　第二条

　　制度规范

　　1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

　　2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

　　4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

　　5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

　　6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

　　7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

　　8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

　　9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

　　第三条

　　文件管理流程设计

　　1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

　　2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

　　3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

　　档案资料归档管理制度14维修技术资料、工艺文件管理制度之相关制度和职责

　　1、技术负责人负责收集汽车维修的法律、法规和国家标准、行业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和工艺文件，确保文件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。

　　2、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。

　　3、借用资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借用登记表。

　　4、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。

　　5、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。

　　6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双手一定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁将追究借用人责任，限制其使用权。

　　档案资料归档管理制度151、对机动车进行二级维护、总成修理、整车维修的，资料管理人员须及时建立维修档案。

　　2、维修档案内容主要包括：维修合同、维修项目、具体维修人员及质量检验人员、检验单、竣工出厂合格证（存根）及结算清单等。

　　3、档案存放要有序，查找方便，并应做好六防工作，即防盗、放火、防潮、防鼠、防尘、防晒，保持档案存放处清洁卫生。

　　4、不准损毁、涂改、伪造、出卖档案，档案资料如有损坏应及时修补。

　　5、各班组负责人要对本部门使用的档案资料的完整性、有效性负责，在现场不得存有或使用失效的文件、资料。

　　6、根据档案的内容、性质和时间等待征，对档案进行分类整理、存放、归档，电子档案要及时备份。

　　7、各班组每年对档案进行一次核对清理，并将所保存的档案整理后交办公室统一归档。已经到保管期限的文件资料，由办公室按规定处理。

　　8、档案的借阅必须办理规定手续，借阅者对档案的完整、清洁负责，未经许可不得擅自转借、复印。

　　9、机动车维修档案保存期两年。

　　档案资料归档管理制度161、学校各类档案文件旨在学校内部统一意见，发布通知、决定和沟通信息，向上级部门请示、报告重要事项等。

　　2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。

　　3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。

　　4、办公室应建立学校发文登记簿，详细地、分门别类地登记文件的具体信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。学校任何发文都必须登记在册，该登记簿作为归档资料应妥善保存不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。

　　5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。

　　6、文件打印完毕后加盖学校公章。对于学校内部发文，可以采用内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保存。

　　7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，按照文件编号顺序完整保存并定期整理（一学年）。

　　8、学校办公室及学校打印室工作人员有对学校有关文件保密的义务和职责。

　　档案资料归档管理制度17第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

　　第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

　　第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

　　第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

　　第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

　　第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

　　第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

　　第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

　　第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

　　第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

　　档案资料归档管理制度19一、目的为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。

　　三、职责

　　1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

　　2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；

　　3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。

　　四、内容

　　1、文件资料的收集

　　安全生产文件档案内容如下：

　　（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；

　　（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；

　　（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；

　　（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；

　　（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；

　　（7）安全设施检测、检验报告、记录等；

　　（8）食品安全、职业卫生评价报告等；

　　2、立卷归档

　　（1）文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；

　　（2）应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；

　　（3）安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；

　　（4）各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；

　　（5）不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；

　　3、档案保管

　　（1）档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；

　　（2）应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；

　　4、档案借阅

　　（1）文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；

　　（2）借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；

　　（3）归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；

　　5、档案销毁

　　对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定

　　期销毁，必要时做好销毁记录。

　　档案资料归档管理制度20一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

　　二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。

　　三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

　　四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

　　五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

　　六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

　　档案资料归档管理制度18第一条

　　为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　第二条

　　档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　第三条

　　归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　第四条

　　档案保管制度

　　1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档

　　案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

　　10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　第五条

　　档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当

　　事人责任。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

篇六：文件归档管理制度

　　文件归档管理制度

篇七：文件归档管理制度

　　公司文件资料归档管理制度

　　第一章

　　总则

　　第一条

　　目的为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

　　第二条

　　适用范围

　　本制度适用于公司各部门

　　第二章

　　归档归类

　　第三条

　　公司文件、资料归档的范围和归档分类

　　公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。

　　一、一级类目

　　代码类别

　　范围决定、本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、1行政类决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会

　　议纪要、公司各类证照。

　　协议书、年度计划、公司规划、经营情况、委托书、2经营业务类

　　合同、项目方案等。3劳动人事档案、劳动工资档案等。

　　人事类

　　4政府类政府下发至公司的各类文件。

　　公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音5音像类

　　像等。

　　二、二级类目

　　公司各部门缩写作为二级类目的代码

　　代码部门RX人事行政部

　　YF研发部

　　KF客服SS市场实施

　　CW财务

　　三、三级类目

　　范围

　　经营战略和经营公开发布的公司经营发展大纲、各类通知和通告、任命、年度总结和领导方针、讲话、一般性会议纪录等

　　重要等级

　　一般级文档

　　代码

　　经营重要经营项目及决策、公司重要会议纪要、项目合同重要项目资料、合同、公司经营情况、技术资,协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同

　　料,财务资料等。

　　内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规战略性的合作协议及其合划、经营项目及决策、同等。

　　重要级文档

　　机密级文档

　　档案保管第三章

　　档案的保管、调阅与归还第四条

　　并根据文档的由办公室统一编号后形成《文件档案》,

　　一、已归档的公司文件、资料,

　　重要性和相关性交相应部门的专管员保管。并按指定专柜,,由专管员负责填写《文档管理登记表》二、已归档的公司文件、资料

　　分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。须填写《文档调阅,。一般级公司文档三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》须须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档,,申请表》方可调阅。重要级以上文档

　　经公司经理批准后方可调阅。

　　四、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。

　　五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归

　　。还登记表》第五条

　　归档保存期限

　　一、永久保存:本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资

　　料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

　　二、五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

　　三、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。

　　四、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

　　第六条

　　档案的销毁

　　一、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

　　二、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档,须经公司经理批准后方可销毁。

　　三、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

　　第四章

　　附则

　　第五条

　　本制度由行政部附则制定、修改、解释。

　　第六条

　　本制度自颁布之日起实施。

　　《文件接收登记表》另附：附表1《文件移交登记表》附表23《文件发放登记表》

　　附表

　　《文档管理登记表》附表

　　《文档调阅申请表》附表56《文档归还登记表》

　　附表

　　《文档销毁申请表》附表8《文档销毁登记表》附表

篇八：文件归档管理制度

　　文件档案管理制度规定

　　为了员工的职责管理,对于文件档案的管理工作,需要设立制度来加强规范。那么,我们该怎么拟定制度呢？下面是由我给大家带来的文件档案管理制度规定7篇，让我们一起来看看！

　　文件档案管理制度规定（精选篇1）

　　一、必需设有特地库房或专柜对各类档案进行保管。

　　二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随便进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。

　　四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必需的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。

　　五、依据档案库房情形需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。

　　六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。

　　七、档案管理人员必需每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。

　　八、档案库房及档案柜箱钥匙必需由办公室专人负责保管，不得丢失。

　　文件档案管理制度规定（精选篇2）

　　第一条归档的文件材料必需完整、系统、精准明确，各项签字手续完备。

　　第二归档的文件必需字迹清楚、工整、纸张及文件格式负荷规范要求，书写材料要适合长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及热敏纸。

　　第三条归档文件应为原件。

　　第四条科技成果鉴定、基建工程验收必需保存档案的完整性。文件材料不完整、不系统的不能通过鉴定、验收。

　　第五条移交单位在正式移交前应对移交的文件材料进行组卷并编制移交名目，双方履行签字手续

　　文件档案管理制度规定（精选篇3）

　　一、档案科全部工作人员都有珍惜档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

　　二、各类档案的借（查）阅，必需填写《档案借（查）阅申请单》

　　三、个人档案一律须托管人员本人或托付书指定的托付人，经过相关审批流程后方可借阅。

　　四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

　　五、阅档必需在档案室，不得携带外出，以确保档案的平安性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

　　六、外借的档案借阅者必需妥当保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的干净、完整。

　　七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立刻知会办公室进行处置。

　　八、档案室对外借逾期未归还的档案，要按时做好催还工作。

　　九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。

　　文件档案管理制度规定（精选篇4）

　　本厂对二级维护、总成修理、整车修理的车辆实行修理前诊断检验、修理过程检验和竣工质量检验制度。质量检验人员认真负责制度的贯彻执行。

　　1.修理前诊断检验制度

　　1、在诊断检验前，质量检验员应自动告知车主出具《机动车修理记录》。

　　2、依据汽车技术档案的记录资料和驾驶员反映的车辆使用技术情形，质量检验员确定所需要的检测项目。

　　3、质量检验员针对每一检测项目实际进行检测，并依据检测结果和车辆实际技术情形进行故障诊断，以确定附加作业项目（二级维护）或维护和修理方案。

　　4、质量检验员将所诊断的故障、维护和修理方案、修理项目等填写《机动车修理记录》，并依据检验情形填写《车辆进厂检验单》，并告知托修方，由拖修方签字确认。

　　5、调度人员将修理作业单下派车间，车辆进入作业车间。

　　2.汽车修理过程检验制度

　　1、过程检验实行自检、互检和专职检验相结合的三检制度。

　　2、检验内容为汽车或总成解体、清洗过程中的检验，紧要零部件的检验，各总成组装、调试检验。

　　3、各检验人员依据分工，严格依据检验标准、检验方法认真检验，做好检验记录并填写《车辆修理过程检验单》。

　　4、经检验不合格的作业项目，需重新作业，不得进入下一道工序。

　　5、对于影响平安行车的零部件，确定要严格把握使用标准，对不符要求的零部件应予以修理或更换，按时通知前台，并帮忙前台向车主做好解释工作。

　　6、对于新购总成件，必需依据标准检验，杜绝假冒伪劣配件装入总成或车辆。

　　7、车辆修理完工，修理人员自检合格后，做好车辆清洁工作，并将车辆停放在竣工区域，通知总检进行竣工质量检验。

　　3.汽车修理竣工质量检验制度

　　1、汽车修理竣工质量检验由总检负责。

　　2、汽车修理竣工质量检验内容为整车检查、检测、路试、检测路试后的再检测及车辆验收。

　　3、修竣车辆竣工质量检验严格依据《汽车维护、检测、诊断技术规范》（GB/T18344—20__）要求进行。首先进行整车外观和底盘检查，检查合格后进行路试，对于路试中所发生的不正常现象，要认真复查。路试合格后重新进行底盘检查，确保各项技术性能合格后，将有关内容记入《车辆修理竣工检验单》和《机动车修理记录》。

　　4、如是营运车辆，由总检告知送检员将车辆送往汽车综合性能检测站进行竣工质量检测。检测合格后，将车辆交付托修方。

　　文件档案管理制度规定（精选篇5）

　　第一条设立特地的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和平安性。

　　第二档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应依据类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三条对比片、光盘、U盘等特别载体的档案须配置密封盒和特地的檀卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

　　第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

　　第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺当开展。

　　第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并按时入库并按时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

　　第七条各类外借档案必需严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，按时放回原处。

　　第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要按时进行修补或复制。

　　文件档案管理制度规定（精选篇6）

　　为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和平安，特订立本制度。

　　一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高檀卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并渐渐实现电子信息化管理。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

　　四、档案管理员要对公司平安生产相关文件资料特地建档。进行管理。

　　五、立卷应依据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的紧要情形，以便于保管和利用。

　　六、文件资料档案的保管、查阅。

　　1、全部档案必需入框上架，科学排列，便于查找，避开暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、档案室要保持干净卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、常常核对文件档案资料，发觉问题按时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与平安。

　　七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必需持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司全部档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必需照实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

　　八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

　　文件档案管理制度规定（精选篇7）

　　1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

　　认真包括：

　　1）开发方案阶段：方案设计、设计开发方案书、检验要求。

　　2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。

　　3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。

　　4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等必需符合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的精准明确性、合理性负责。

　　4、各相关负责人负责技术文件的审核和批准。

　　5、技术文件的编制必需严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　6、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于生产和归档。

篇九：文件归档管理制度

　　文档归档管理制度

　　关于文档归档管理办法

　　通常来说，监理项目文件的形成数量大、时间跨度长、种类多、变更多，而且形成阶段之间有密切联系。因此，应对文件的归档种类、归档流程事先给予明确。为加强公司文档资料的管理，确保文档资料的完整性、安全性、使用便利性，特制定本文档资料管理办法。

　　一、电子文档目录设置

　　参照下面所述“二、文档分类”，并按照其顺序编制电子文档目录。

　　（根据文件夹排序规则，在文件夹前加上序号及“_”）

　　二、电子文档分类

　　本办法管理的文档资料既包含电子文档，也包含纸质文档资料。电子文档资料能够按照下列方式分类：

　　1、招标阶段文档

　　2、监理根据（标准规范、招投标文件、合同文件、设计文件、监理规划、监理细则）

　　3、报审、报验文件（开工报审、施工组织设计或者项目开发计划报审、设备报验等）

　　4、监理指令（监理通知单、变更通知）

　　5、报告（监理报告、监理月报等）

　　6、工作往来文档（业务联系单及回复、工程支付、会议纪要）

　　7、总结

　　8、影像资料

　　三、电子文档有关权限

　　1、存放流程

　　文件形成实时由各项目资料代管员收集整理，每月（或者季度）交由信息工程部资料员归档一次，归档时间为自然月的25日（遇节假日顺延）。在存放时，工程部资料员须对归档的电子文件进行校检，不符合规范的可要求资料代管员进行整改。

　　2、权限设置

　　日常工作中，由信息工程部资料员对电子文档进行保护与管理；项目实施过程中，对应的项目资料代管人员有权对其权限内的文档进行读与写（取与存），操作前需征得有关方同意。

　　3、查询方式

　　（1）查阅文档资料须事先申请（附件一：文档资料查阅申请表）并获得有关方同意：属于本项目范围内的资料查阅应得到项目总监或者项目资料代管员的同意，非本人所从事的项目的资料查阅、拷贝应得到信息工程部负责人同意。

　　（2）电子文档的查阅应在资料员（项目资料代管员或者工程部资料员）的指导下在专用电脑上进行，电子文档资料的拷贝应由资料员亲自操作（包含事前的查毒杀毒）。

　　四、文件清单

　　序号

　　文档类别

　　文档名称

　　文件编号

　　摘要

　　五、电子文件命名规则

　　文件使用组合编码方式命名，文件的全名格式为：

　　×××…×××

　　—

　　××××

　　—

　　××××××××

　　—

　　×××

　　文件名称

　　项目名称

　　编制年月日

　　作者

　　说明：

　　1、一个完整的文件名由文件名称、项目名、文件编制年月日、与文件作者4个部分，通过经下划线“_”连接组合而成。

　　2、项目名称，在项目开始之时的统一确定，能够按照习惯使用简称。

　　3、文件编制年月日用8位数字表示。

　　4、文件作者用3位下列英文字母表示。

　　六、工程文档资料管理与归档流程

　　1、专业监理工程师编制监理工作文档，同意承建方工程文档∕建设方工程的文档，搜集整理其它的监理工作资料（流程①）。

　　2、通常情况下专业监理工程师在编制完成监理工作文档后应该上报项目总监（或者其他有关负责人）审查（流程②），在获得总监或者有关负责人审查确认后（流程③）方可作为公司文档分发给建设方、承建方等有关单位（流程④）。

　　3、存管在各监理工程师手中的文档资料均属公司知识产权，所有文档资料都应定期（如每季度的最后5个工作日内）移交给项目总监或者项目资料代管员并由其归档（流程⑤）。

　　4、各项目总监（或者资料代管员）应定期（如每季度一次）对本项目的文档资料进行清理，同时在每半年一次向信息工程部归档（流程⑥）。文档资料归档时应进行全面记录（见附件一）。

　　5、归档到信息工程部的文档资料应进行及时地整理、编目，同时完整储存到信息工程部的专用数据库里（电子文档）或者资料柜里（纸质文档资料）（流程⑦），以备查询、调用。

　　文档资料管理与归档流程见下图：

　　文件

　　①搜集

　　①编制

　　②报审

　　项目总监或者有关负责项目总监或者

　　资料代管员

　　⑥

　　文档

　　资料

　　集中

　　归档

　　专业监理工程师

　　①接收③审查后反馈

　　④分发

　　⑤文档资料移交归档

　　资料柜

　　⑦纸质文档存资料柜

　　建设方、承建方等

　　有关单位

　　IT工程部

　　文档资料数据库

　　信息工程部

　　资料员

　　⑦文档资料存入数据库

　　七、管理人员及职责

　　1、信息工程部资料员

　　信息工程部设资料员（兼职），其职责为：

　　敦促各项目总监∕资料代管员项目进行文档资料归档，负责文档资料的接收事宜。

　　负责归档资料的整理、编目、入库、存柜、保管、杀毒、刻录转储等。

　　负责文档资料数据库的管理、保护、操作。

　　负责归档资料的保管、调用、借阅、拷贝、打印等。

　　2、项目资料代管员

　　各项目根据项目具体情况设资料代管员一名（兼职），其职责为：

　　负责接收本项目内各监理工程师上报、移交的文档资料。

　　对文档资料进行整理、转储、入库、存柜、保管。

　　负责文档资料的调用、整理、拷贝、打印等。

　　八、纸质文件入柜归档资料范围

　　1、监理合同

　　2、监理大纲

　　3、监理规划

　　4、监理细则

　　5、监理指令（监理通知单等）

　　6、往来文档（业务联系单及回复等）

　　7、会议纪要

　　8、监理月报

　　9、监理记录、平行检测及独立抽检文件材料

　　10、监理工作总结

　　11、监理日志

　　12、影像资料

　　九、纸质文件归档要求

　　1、归档的文件材料要完整、系统、准确。各工程用表按水运工程监理规范用表规定填写，需签字盖章的地方一定不能漏签；监理通知及业务联系单要形成闭合性，需要同意单位签署意见及回复的，务必签署完整。

　　2、归档的文件材料务必是原件。如是传真件等不易储存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

　　3、原则上按各个工程项目归档，各个工程项目再按“入柜归档资料范围”进行资料整理归档。各文档按“入柜归档资料范围”分12册，第1册监理合同、第2册监理大纲为第一卷；第3册监理规划、第4册监理细则为第二卷；第5册监理指令、第6册往来文档、第7册会议纪要为第三卷；第8册监理月报、第9册监理记录、平行检测及独立抽检文件材料、第10册监理工作总结为第四卷；第11册监理日志、第12册影像资料为第五卷。

　　4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，务必揭示卷内文件的内容与成份；科技文卷目录各项务必按交办发〔2009〕225号文规定填写完整。

　　5、文件归档份数：通常归档1份，重要的与经常使用的文件归档2份或者3。对无储存价值与重份文件，需要办理销毁手续。

　　6、卷盒的尺寸使用310mm×220mm,卷盒的厚度根据分类整理及方便查阅利

　　用的要求，可使用20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。

　　7、归档时间：各工程项目负责人应于工程竣工验收后立即（最迟一周内）将归档的文件整理立卷，移交部门资料员归档。

　　十、档案的查阅与借阅

　　1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。阅后及时归还。

　　2、查阅档案资料时通常不得对其进行复制。确有特殊情况务必复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门领导签署意见后方可复制。

　　3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都能够借阅，但务必由借阅人出具借阅申请并由部门领导签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求与借阅人的有关权限。借阅档案时应做到下列几点：

　　（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；

　　（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；

　　（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；

　　（4）所借档案不得随意折叠与拆散，严禁对档案随意更换、涂写；

　　（5）借出与归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清晰；

　　（6）档案如有丢失、损坏或者泄密，要立即追究当事人责任；

　　（7）调离本单位的工作人员，务必清理移交档案文件后方可办理调离手续。

　　后附：附件一

　　电子文档资料查阅申请表

　　附件二

　　电子文档资料上报记录

　　附件三

　　电子文档目录

　　电子文档资料查阅申请表

　　NO.序号

　　123456查阅文件名称

　　查阅事由

　　查阅人

　　查阅时间

　　部门负责人意见：

　　负责人签字：

　　日期：

　　档案管理专员意见：

　　负责人签字：

　　日期：

　　备注

　　电子文档资料上报记录

　　序号

　　1112131415161112项目部名称

　　年度

　　3月

　　6月

　　9月

　　12月

　　电子文档目录

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篇三：文件归档管理制度

篇四：文件归档管理制度

篇五：文件归档管理制度

篇六：文件归档管理制度

篇七：文件归档管理制度

篇八：文件归档管理制度

篇九：文件归档管理制度

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