电子档案管理浅议

    随着我国电子计算机技术的飞速发展，计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的各个领域，因此在人类社会活动中产生的电子文件越来越多。因电子文件的传输快捷性、可复制性等优点，使得纸质文件逐步被电子文件所代替，这给传统的档案管理和档案部门及档案工作人员带来了新的挑战。如何顺应并做好纸质档案向电子档案管理的转变，适应网络信息时代电子档案管理的环境，已成为目前广大档案工作者越来越关注的话题。

    一、 电子档案形成的优越性

    1．电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。

    所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。

    2．电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。

    电子档案的产生，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来。这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。

    二、 电子档案存在的缺点

    传统的纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式不会再发生变化，只要抓好保管，就能确保档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是，电子文件建立在高科技的基础上，其内容和形式是相对独立的，不仅内容易于删改变化，并且可以储存于不同的载体，人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整。

    三、规范系统化的档案管理有利于电子档案安全、顺利地形成

    首先，档案自动化管理是档案工作的一个新领域。针对现代化办公条件下电子文件和电子档案的大量产生，制定文档一体化的管理模式是非常必要的。与传统的归档移交相比，电子文件的收集可以说是在瞬间完成的。其次，在整理方面，分类、立卷、编目这种档案实体的整理工作将被多途径的电子检索系统所代替，由于电子文件和载体的可分离性，其内容可不受载体的限制和束缚，所有的信息线索都可以借助计算机的逻辑判断功能和运算速度，多途径、多角度地组配，甚至可以网上立卷，根据不同需求按文件的不同特征组成各种虚拟卷。最后，鉴定工作由传统的、滞后的工作环节变为主动的、超前的控制核心。

    “维护档案的完整与安全”是档案工作者的基本职责之一，为保证电子文件的原始性、安全性和具有保存的价值，档案部门必须重视电子档案，严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度，对电子文件实施全程监控，实行层层负责制，所有经办人员在电子文件的形成、移交、提供和利用过程中都应履行签字手续，并建立电子文件备份系统以防止其在利用过程中信息的损坏，采取定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治，对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施，以确保电子文件的完整与安全，实现文档一体化的管理。

    四、努力提高档案管理工作者各方面素质，以适应现代化的档案管理工作

    建立在高科技平台上的电子文件、档案，必须由具备高科技素质的管理型和复合型人才队伍来管理。因此在加强档案管理人员队伍建设中，除提高其政治素质、文化素质和档案业务素质外，还应着重提高其档案管理计算机使用操作技能。在电子文件日益发展的今天，档案人员要想管好它，必须了解形成电子文件的相应技术和设备，以及相应的电子计算机软硬件技术。

    提高档案干部队伍现代化素质的途径和形式，目前主要是在职培训或自学成才，再就是将懂档案业务、具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍中来，管理部门应把计算机基本技能作为每年考核干部的一部分，从而促进档案事业现代化的发展。

    总之，随着信息社会化的发展，电子文件在日常工作中的不断应用，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强。要做一名合格的档案管理工作者，就必须深入学习和了解这些新技术、新理论，并把其运用到自己的实际工作中去，只有这样才能真正适应这个科学技术高速发展的新时代，更好地做好新技术应用下的档案管理工作。

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