建筑工程建设项目前期资料的收集与管理

摘 要：近些年来，我国建筑行业的发展可谓突飞猛进，在这种快速发展的状态下，建筑工程建设项目前期资料的收集与管理显得尤为重要。前期资料的收集和整理是项目管理中的重要内容，对建筑工程建设项目的顺利实施具有重要意义。伴着我国建筑行业的快速进步，建筑企业同其他各单位或部门的联系和协作沟通越来越密切。而在这个联系的过程中，前期资料的作用十分明显。文章对建筑工程建设项目前期资料的收集与管理做了相关阐述。

关键词：建筑工程；建设项目；前期资料；收集；管理

随着我国建筑行业的飞速发展，建筑行业建设工程项目的管理工作也日趋细致，合理。由于建筑工程建设项目前期资料对于整个项目实施及其它项目都具有的重大作用和对施工过程的重要影响，在项目管理中前期资料的收集和管理成为愈来愈受重视的内容。所以，要研究对前期资料的收集和管理措施，以做到更好地进行这项重要工作并充分发挥其有效作用，使其有效促使建筑工程建设项目得以顺利实施。相关工作人员需要对建筑工程建设项目前期资料的收集和整理从理论到实际进行探讨，以为更好地做好前期资料收集和整理的工作起到良好作用。

1 建筑工程建设项目前期资料概述

所谓前期资料，即是指在某项目开始建设之前，在准备实施时形成的相关项目的全部材料。一般是由图片、文字和音像等组成。建筑工程建设项目的前期资料也不外如此。具体些来说，所谓建筑工程建设项目的前期资料，它所包含的内容较多。从项目开始立项的资料，到项目开始实施之前的所有材料都包含在内。例如建设项目可行性研究报告、项目建议书以及项目统筹规划、地质勘测报告、建设与施工许可证等多种材料都在需要收集和管理的范围之内。在项目建设施工过程中，所有资料都成为施工过程的保存载体，收集和管理的好，可以对建筑项目施工起到良好的促进作用。反之，会极大的限制和影响建筑工程建设项目的施工进度，甚至造成负面的社会影响和重大的经济损失。

2 建筑工程建设项目前期资料的收集与管理方式

为避免不良情况的出现，必须对建筑工程建设项目的前期资料进行科学地收集和整理，应该说建筑工程建设项目前期资料的收集和管理是有一定方式的。对于建设工程前期资料来说，其收集与管理并非易事。需要进行各方面的协调和管理才能有效进行，比如需要完善的管理制度，制定恰当的收集和管理办法等。在笔者看来，前期资料的收集具备几种情形：

2.1 档案馆工作人员单独收集。这种被档案馆工作人员收集的方式有一定限制，前提必须是档案馆的工作人员比较充足。

2.2 档案馆工作人员与项目资料工作人员共同收集。第二种方式是两个单位或部门共同承担前期资料收集的工作。由项目相关人员及档案馆共同收集资料是建筑工程建设项目中应用较多的一种收集方式。

2.3 单独由项目部相关工作人员收集。这种单独由项目部相关工作人员收集前期资料的方式在某些比较小型的项目中比较适用和常见。

应该说这三种建筑工程建设项目前期资料的收集和管理方式各有利弊，可以根据情况挑选合适的方式应用。而对于建筑工程建设项目前期资料的收集与管理，笔者倾向于适用与第二种情况。这是由建设项目的前期工作通常在项目部组成前就已经应该进行了。前期资料的产生比项目部的组成要早得多。因此如果只由项目部进行资料的收集，那么项目部成立前期的资料就无法及时进行。因此项目部成立之前的资料由相关部门收集，待项目部成立后进行移交比较科学。

另外，每个项目部都需要在成立之初便设立专门的档案工作人员岗位，专司项目相关前期资料的收集和整理。比较大的建筑施工项目由于分部较多，在各个分部门中也应有专人负责资料的收集与整理工作。应形成合理的资料收集和管理制度，保证前期资料的收集和整理科学、有序地进行。比如对于大型建筑项目的前期资料的收集与整理中，需对来往的文件资料逐一进行登记整理，保证前期资料的完整和保密，各分部资料应定时向总部汇总，以备不时查阅。

对于建筑工程建设项目前期资料的收集和管理来说，设置专人专岗是十分重要的，这样做具有很多优点。比如可以最大程度上保证资料的齐全和安全，也便于查阅，在出问题时可以很快找到问题所在并确定责任人，及时采取合适措施。而且建筑工程建设项目的施工时间一般比较长，工作人员流动比较频繁。如果没有专人专岗进行资料的收集和整理的话，容易导致资料的缺失和流散，严重的可导致保密资料外泄或造成影响施工过程的各种问题。建筑企业档案管理部门需要加强同各个项目部之间负责前期资料收集和整理工作人员的联系，对其工作及时给予指导和检查，确保前期资料的收集和整理工作质量。

3 建筑工程建设项目前期资料收集和整理的重大作用

建筑工程建设项目前期资料的收集和整理在整个项目施工过程中具有重大作用。可从其具备的三个特性来说，一是资料的收集和整理具有真实性，二是资料的收集和整理具有重要性，三是资料的收集和整理具有必要性。

3.1 资料的收集和整理具有真实性。资料的收集和整理都是基于真实的基础之上，如果资料是伪造的，虚假的，也就失去了参考和使用的价值。之所以要及时进行资料的收集和整理，就是为了确保前期资料的真实可靠。因此资料的收集和整理必须具备也必然需要具备真实性，是对项目从立项前至施工前甚至施工过程的资料的真实记录和保存。建筑工程建设项目前期资料的收集必须遵循真实性原则。

3.2 前期资料收集的重要性。正因为资料的收集和整理具备真实性，是对建筑工程建设项目开工前的准备阶段就已经开始收集的，所保留的内容是在办理工程有关手续及工程确立的整个过程的轨迹资料，所以具备重要的参考和使用的价值。之所以要及时进行资料的收集和整理，就是为了确保前期资料的真实可靠。也只有真实的资料，才是重要的资料，才具备重要性特征。在工程整个过程中，前期资料具有记载具体过程的功能，可以促使工程如期顺利的进行。在出现问题的时候，前期资料还可以作为证据使用，成为证明施工过程是否有问题的重要资料。

3.3 前期资料收集的必要性。如果前期资料的收集和整理过程连续而全面，通常也代表整个工程的前期工作是完善的，而如果资料的收集和整理中有断裂点，往往也可以说明项目前期工作中有瑕疵的可能性很大。如果存在资料断裂的情况，可根据前后资料进行追索，将资料补充完整。前期资料收集是必要的，在工程前期工作中产生的任何资料，哪怕是一张图片，一份文件甚至一小段音像资料都可能是某些时刻需要用到的重要凭证，因此收集资料时必须事无巨细，细心整理，不能存在侥幸心理而有所忽略。比如，施工中如果发生地基沉降，就必须进行资料查看，根据记载的有关内容，检查出现问题的原因。如果前期资料收集和整理的不到位，会导致轻者耽误工期，重了甚至可能会演变为重大事故。因此，前期资料的收集对于建筑工程建设项目来说是必要的。

4 结语

总而言之，建筑工程建设项目前期资料的收集与管理工作必须得到足够重视，并在建筑工程项目实施前就及时开始收集和进行有效的管理。只有这样，才能使这些资料为建筑项目的顺利实施起到应有的作用。

参考文献

[1] 顾学扣.论建筑工程项目前期造价的管理与控制[J].华章，2011年02月.

[2] 殷小惠.建筑工程项目质量管理的关键影响因素研究[D].山东大学，2012年04月.

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