浅谈工程技术资料档案整理的重要性

摘 要：大量暴露出的怵目惊心的建筑工程质量问题，给我们提出了一个严峻而且不容忽视的课题：建筑工程质量事故发生后，凭什么来分析事故原因？怎样认定事故责任？如何追溯真实施工过程？

关键词：工程技术资料 整理 归档 重要性

建筑工程从立项、招投标、勘测设计、主体建设和配套施工，到竣工验收后交付养护单位并投入使用，这是一个相当长的周期；而工程技术资料不仅把这个过程真实、完整地记录下来，也把这个过程作为历史记忆长久地保留下来。一旦建筑物出现了质量问题，如坍塌、裂缝、渗漏时，从归档的工程技术资料中就能真实地反映出具体施工时的内在情况，从而提供了必要的技术依据和数据说明，对正确处理工程质量问题有一定的参考价值。

一、工程技术资料是建设工程的有机组成部分

真实完整的工程技术资料既反映了工程质量，同时也反映了工作质量状况，是工程竣工验收的必备条件。工程技术资料一般粗略的分为施工管理资料、材料试验合格证、材料检测资料、施工及验收记录、分部/分项工程验收记录等五个部分，这五个部分基本上形成了工程技术资料管理网络。

一般来说，远在建筑工程施工之前，工程技术资料就开始产生并积累了。最早的是建设工程立项文件，它是建筑工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。而在施工过程中，工程技术资料与具体施工进程也是密切相连的，比如在钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料就是非常重要的工程技术资料；在建筑材料的使用中，如用什么标号水泥，怎样的配合比，用量多少等，都应严格根据指令实施，在实施中还有旁站监督记录和现场检测记录；出现了问题还有调整指令和变更说明等等。所以说，建设工程从项目的提出、筹备、勘测设计、施工到竣工投产等全过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、照片、声像材料等，都属于工程技术资料收集、整理、归档的范围。

二、工程技术资料管理工作应贯穿整个施工过程

近几年来，国家相关部门明文规定建筑工程必须“具有准确、齐全的工程技术资料”；又规定“所有工程都要建立技术档案，并保证技术资料的准确性。隐蔽工程和主体结构等因资料不全、不实而无法确认质量等级的不得评为合格工程”。但是，在施工企业内部仍有相当一部分管理人员在施工过程中忽视对技术资料的收集与整理，甚至认为档案只是建筑工程竣工后的资料整理，对档案管理工作表现出的是一种敷衍塞责、可有可无的态度。而在交工验收时仅仅凭记忆做资料，一是不能真实反映工程实施的真实情况；二是严重影响工程质量的准确评定；三是不能如期交工、竣工和合理决算；四是妨碍了对工程进行检查、验收、移交、使用、管理、维修、改建和扩建时的原始依据查找准确性；五是在交付使用后如果出现重大质量问题，因数据欠妥，无法追溯与认定事故责任。所以说，工程技术资料管理工作应该像一根纽带贯穿整个施工过程，绝对不是可有可无的，应该引起高度重视。

三、工程技术资料是工程质量的直接反映

工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范或标准、设计文件及合同规定的特性综合，包括适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性与环境协调性等六个方面内容。工程质量最初是一种感受性评价，是对工程性能、品质和安全的综合性表述，但随着工程项目的广泛实施和现代科学管理理论的发展，对建筑工程质量的评价就不再是到工程现场看看表象及实体就行了，而是以工程技术资料为基础，对各项指标进行量化统计分析与综合测评。这就是说，工程技术资料直接反映了工程质量，应以工程技术资料为依据全面评价工程质量，进而评价工作质量。

工程技术资料作为建筑工程质量直接反映还有一层非常重要的意义，那就是在工程建设过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序掩盖的，即“隐蔽工程”，对这一部分，在工程竣工后绝对是看不到的，也难以检测得到，即使可以检测也带有一定的破坏性，所以一般只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场笔录对这一部分的工程质量和工作质量进行评价，工程技术资料在此的作用就更是无可替代的了。

四、工程技术资料档案整理是工程质量控制的关键环节

工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容又包括工艺质量控制和产品质量控制。质量控制的主要因素取决于“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看，资料员是工程施工中不可缺少的技术人员，要经过专门培训持证上岗，而且要保证人员的相对稳定；从“材料”的因素来看，所有建筑材料如水泥、钢筋、砂、石等的检测报告、出厂合格证、配合比设计等是工程质量保证材料的主体；从“机械”的因素来看，机械设备的使用和现场合理调度是施工组织设计的重要内容；从“方法”的因素来看，对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志和施工月报；从“环境”的因素来看，对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照及一些反映场地环境变化的录像等都在工程技术资料的收集编制范围内；所以说，工程质量控制的五大因素都离不开工程技术资料档案整理。

以前的工程项目管理人员培训很普遍，即施工员、监理员、材料员、安全员、造价员，一般俗称“五大员”培训，但是一直没把资料员纳入职业培训范围。近几年来，人们逐渐认识到了工程技术资料档案管理对于工程质量控制的重要性，有的城市已实现了工程资料员的经常性培训，同时还颁发资料员合格证并上网公布，便于查询和核对，并要求必须有持资料员合格证的专职人员从事工程资料编制工作，工程项目才能在工程竣工后向有关部门移交竣工档案；所以说，档案整理工作是工程质量控制的关键环节。

五、结束语

一项工程的技术资料和质量保证资料做得好与不好，规范不规范，合法不合法是直接反映施工企业工程建筑质量和工作效果的重要标志，也是该项工程通过竣工验收的必备条件，更是该项工程进行维修、改建、扩建的重要依据。

工程建设领域的一些突出问题之所以屡禁不止甚至纠而复生，一个重要的原因是体制机制不健全。从源头上解决工程建设领域的突出问题，必须要抓住重点部位和关键环节，认真查找制度上的漏洞和管理上的薄弱环节，制定有针对性的措施，使各项制度管得住、行得通、有实效，杜绝豆腐渣工程的出现，从根本上减少和避免发生工程建设事故。

参考文献：

[1]丁继文，胡胜丽.怎样整理工程技术资料.科技信息（科学教研），2008（15）

[2]石玉明.项目建设中的资料管理.山西建筑，2005（2）

[3]徐义全.谈档案现代化管理的建设.中国档案报，2000

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