引航站应收账款风险管理分析
计划开始到引航费收缴之日止,全过程跟踪监控,做到船舶动态实时跟踪,监管有序。
调度部门是A引航站应收账款事中管理的首要环节,担负着调度生产、数据处理、信息预警等重要职能。而其中的信息预警对整个应收账款管理起到“防火墙”的作用。调度部门功能主要体现在:
1.与财务部门信息共享,及时了解各个代理公司的信用等级以及授信额度,对于超过时限而未缴付引航费的代理公司,给予重点关注其代理的船舶动态,一旦接到财务部门因欠费超时而停止引航的指令,及时通知代理公司停止引航服务。
2.对于首次提出引航申请的船代公司,及时将信息反馈给财务部门,得到财务部门预收款确认后,再提供引航生产,即先付款后引航。因为对于新成立的船代公司不掌握信用评级,必须采取“预收款制”,船舶到港前先全额垫付资金,确保引航费及时足额收缴,再提供引航服务,降低财务风险。
3.调度部门定期与各部门交流数据信息,按时制定船舶引航计划,关注船舶动态;同时与外部港口单位如海事局、港务局等积极合作,信息互补,起到应收账款管理的监察与预警的作用。
(三)引航站应收账款管理之事后管理
应收账款的事后管理主要是控制各个代理公司应收账款额度,及时催缴欠款,运用应收账款的各个指标分析各公司的回款、资金周转等情况,体现可控性原则。这里着重介绍应收账款偏离度指标在实际中的运用。
1.偏离度指实际数据与目标数据相差的绝对值所占目标数据的比重。应收账款偏离度是指月应收账款实际余额与每月授信额度的差值(这里取差值更能体现财务意义)占每月授信额度的比重。应收账款偏离度=(月应收账款实际余额-月授信额度)/月授信额度。应收账款偏离度为负值表明应收账款余额控制良好,船代公司运行平稳,资金运转流畅,负值越小越好,-1时为最佳状态;偏离度为正值表明应收账款余额控制不良,有坏账发生的可能,应迅速查找原因,敦促代理公司付款,若发现公司基本面出现严重问题,应及时反馈,甚至停止引航作业,通过法律途径追缴欠款。正值越大财务风险越高。
运用应收账款偏离度指标的优点在于计算简单,数据易选,指标结果直观,可迅速分析当前月份代理公司的应收账款现状,及时汇总,做出判断,对引航站的经营决策提供数据支持。
2.加强应收账款回收动态管理。进行科学合理的收账管理是应收账款事后管理的重要组成部分。一是明确责任,设立专人专岗实时监控应收账款动态变化,及时收款,发现异常情况,采取合理措施积极应对。二是完善收账流程,电话与传真催收,派人登门约谈,限期硬性收款,停止引航服务,法律诉讼。三是定期更新船代公司信用等级,与其他部门信息共享,齐抓共管,将应收账款坏账风险降到最低。
四、引航站应收账款风险管理体系建立的保障措施
(一)树立风险管理意识,完善管理流程
建立风险管理部门或者设立风险管理岗位,专人负责,专项管理,同时单位内部各部门协调合作、互相监督,厘清责任,树立风险意识,共同对应收账款进行风险管理。首先信用风险管理部门建立船代公司信用等级档案,协同财务、调度合理分配授信额度;其次对每一条船舶从靠港到离港实施动态监控,调度部门预警、信用管理部门监督、财务部门核算,三部门相互约束形成合力严格控制应收账款的发生;最后定期汇总数据,查缺补漏,依托船舶引航管理系统建立起科学合理易用的应收账款风险管理体系。
(二)出台相关制度,保障应收账款管理体系顺利实施
出台与应收账款相关的各项规定,如每天各部门例会制度、引航签证单使用管理规定、计费财务对账制度、财务销账制度,等等,并将应收账款的风险管控效率和员工的业绩考核联系起来,改变管理层只重视引航收入、引航艘次等业绩考核的现状。
(三)完善船舶引航管理系统,增强各模块功能
船舶引航管理系统是包含船舶预报、调度、计费、代理公司信息,财务统计等模块的综合管理平台。完善船舶引航管理系统有助于A引航站制定引航计划,实现引航流程再造、高效船舶调度、便捷财务统计等功效。增加应收账款管理模块是加强船舶引航管理的重要环节,这一模块的信息包含对船代公司、签证单、发票和收账过程进行全程管理,即加强流程管理,进行事前、事中和事后的全面监督,将计划、调度、计费、财务集中在同一个系统平台,实现全流程管理,达到数据流、信息流、资金流的高度集成与互动,相互影响、监督、控制和调整,从而更进一步的对应收账款风险进行控制。
应收账款管理模块做以下两方面重要的改进:第一,增加客户信用管理信息,收集和管理客户的资料,为代理公司建立独立的船舶动态和信用等级统计表,以加强代理公司的信用风险评级管理,只要该代理公司应收账款出现严重拖欠,其系统自动红字报警,调度能够及时发现,停止引航服务,及时追缴欠款;第二,强化财务分析统计功能,增加应收账款偏离度指标,提供账龄的动态变化,建立应收账款逾期倒计时,以避免错过最佳催收时期。
五、结论
在航运市场日渐低迷的大背景下,引航站的应收账款日常管理在实际财务操作中显得越来越重要。针对引航站的行业特点,建立方便、快捷、严谨的应收账款管理体系,是降低财务风险,提高资金周转效率,为引航站经营提供不竭动力的体系保障。严格评测船代公司信用等级,以每条船舶动态信息为依据,依托船舶引航作业管理系统,联合多部门共同管理,创新应收账款管理流程,打造富有引航特色的应收账款管理体系,是引航站每一名财务人员的共同目标。J
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