水务公司档案管理暂行办法

　档案管理暂行办法

　第一条 为加强公司档案管理，提高档案利用效率， 根据档案管理的有关法律、法规，并结合公司实际，制订本办法。

　第二条 公司档案实行集中与分级管理相结合的原则， 办公室负责全公司主体档案的管理，并对部门及公司所属 单位档案管理工作进行指导、监督和检查。各部门及子公 司按管理内容、权限、性质，进行本单位的档案管理。

　第三条 办公室履行下列职责：

　(一) 贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； (二) 统筹规划并负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； (三) 指导各部门和所属公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作； 第四条 各部门指定专门人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。

　第五条 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，努力学习相关的档案管理专业知识和业务。

　第六条 档案管理要逐步实现标准化、规范化、现代化，档案的存放必须分类，系统排列，编制检索工具，以便于保管查阅利用。

　第七条 公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围(见附件《公司文件材料归档范围和保管期限》)。

　第八条 归档文件材料的来源：

　(一) 本公司内部形成的文件材料；

　(二) 本公司所属单位应报本公司的文件材料；

　(三) 本公司外购设备等带来的文件材料； (四) 本公司执行、办理的外来文件材料。第九条 归档时间：

　(一) 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

　(二) 工程文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

　(三) 外购设备、资产的文件材料在开箱验收或接收后

　即时登记。

　(四) 公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

　(五) 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

　(六) 人事档案在单项工作完成后一个月内归档。

　(七) 电子文件归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

　(八) 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

　(九) 下列文件材料应随时归档：

　1. 变更、修改、补充的文件材料；

　2. 公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料； 3. 公司产权变动过程中形成的文件材料；

　4. 其他临时活动中形成的文件材料。第十条 归档要求：

　(一) 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，

　保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

　(二) 归档的文件应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

　(三) 文件材料归档后不得更改。

　(四) 非纸制文件材料应与其文字说明一并归档。

　(五) 归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

　 (六) 归档的文件材料一般一式一份。重要和利用频繁有专门需要的可适当增加份数。

　(七) 每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限(文书、财务、科技档案见具体办法附表)。公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

　第十一条 档案的销毁

　(一) 档案销毁的具体工作由档案管理室承办，对已失档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。

　(二) 送交档案形成部门对拟销毁案卷的清册进行初审， 经部门负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总

　经理签字批准。

　(三) 销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。

　第十二条 档案的保密安全

　(一) 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，保证档案的绝对保密与安全。

　 (二) 档案管理人员，必须严格执行档案查阅、借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

　（三）

　借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间， 不许转借他人，不许带入公共场所。

　（四) 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重及后果严肃处理。

　(五) 档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及公司机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。

　(六) 档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物

　品带入库房。

　(七) 非档案管理人员，未经批准不准进入。

　(八) 档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。

　第十三条 档案的利用

　(一) 凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。

　(二) 案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、圈点、批注及擅自抄录、复印等。

　(三) 查阅文书、人事、财务、工程档案，应由主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由办公室安排。

　(四) 本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总经理批准。

　(五) 借阅期限不得超过 1O 天，到期归还；如需再借， 应办理续借手续。

　(六) 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记上予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

　(七) 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记簙上进行登记；对重大或重要项目的查阅， 要做好利用效果的反馈工作。

　(八)借用、查阅人事档案的规定：

　1.借阅员工档案的单位，应由有关人员持单位介绍信， 经办公室审批，报送总经理方可借阅。

　2.凡查阅员工档案者，一律填写《查阅员工档案审批表》，档案室凭审批表提供档案。

　3.凡查阅员工档案的工作人员应持本单位介绍信及本人有效证件，在档案室查阅。

　4.员工档案一般不外借，特殊情况外借的，可由借用单位写出报告，经主管档案工作的领导批准后方可借阅， 时间一般不超过三天，用后及时送还。

　5.任何人不得查阅本人的档案。

　第十四条 公司制订的其他专项档案管理办法及保管期限，为本办法的补充。

　第十五条 本办法由办公室负责修改、解释。第十六条 本办法自印发之日起执行。

　 附：公司文件材料归档范围和保管期限

　公司文件材料归档范围

　一、党群工作形成的文件材料

　(一) 党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。

　(二) 党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。

　(三) 宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。

　(四) 职工代表大会、工会工作。

　(五) 专业学会、协会工作，群众团体活动。二、行政管理工作形成的文件材料 (一) 企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。

　(二) 企业领导班子(包括经理层和中层，下同)构成及变更，企业内部机构及变更。

　(三) 企业领导班子的活动。

　(四) 综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密工作，印鉴的管理。

　(五) 法律事务，公证工作。

　(六) 审计工作。

　(七) 职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。

　(八) 职工教育与培训工作。

　(九) 医疗卫生工作。

　(十) 外事工作。

　(十一) 后勤福利，住房管理。

　(十二) 公安保卫，综合治理，防范自然灾害。三、经营管理工作形成的文件材料 (一) 企业改革，经营战略政策。

　(二) 计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。

　(三) 资产管理，对外投资，股权管理，多种经营管理， 产权变动、清产核资。

　(四) 企业信用管理，形象宣传。

　(五) 商务合同正本及合同有关的补充材料，有关的资信调查等。

　(六) 财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。

　(七) 物资采购、保存、供应和流通。

　(八) 招投标项目管理。

　四、基本建设和技术改造工作形成的文件材料

　(一) 基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。

　(二) 基建项目和技术改造项目的设计、施工、监理、竣工和验收。

　(三) 基建项目的使用、维修、改建、扩建。

　(四) 事故分析和处理。

　五、设备、资产管理形成的文件材料

　(一) 购置设备资产的立项审批，购置合同。

　(二) 设备资产的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废。

　六、会计工作形成的文件材料

　(一) 会计凭证。

　(二) 会计账簿。

　(三) 财务报告及报表。

　(四) 其他文件材料。

　七、人事管理形成的文件材料

　(一) 职工(包括离退休职工、死亡职工)的履历资料。

　(二) 职工的鉴定、考核。

　(三) 职工的专业技术职务评聘。

　(四) 职工的奖励和处分。

　(五) 职工的工资、保险、福利待遇等。

　(六) 职工的培训和岗位技能评定等。

　(七) 其他记载个人重要社会活动的文件材料。

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