高职院校数码照片管理工作探讨
(黄冈职业技术学院图书馆，湖北 黄冈 438002)
摘要：文章对高职院校数码照片档案管理中存在的问题进行了认真的梳理与分析，并提出了规范化管理的对策建议。
关键词：数码照片；归档；探讨
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2009)21—0148—01
高职院校数码照片归档是高校档案重要工作内容之一，数码照片档案以其独特的成相像快、处理快、传输快、查阅快的特点和易存贮、不冲洗的优势备受各高校重视并广泛运用于教学、科研以及各项工作之中。
1 数码照片归档的现状
1.1 管理制度不健全
由于数码照片与传统的照片和文件档案有着本质的区别，尽管国家档案局出台了GB/T11821——1989《照片档案管理规范》(修订)和GB/18894——2002《电子文件归档与规范管理》《普通高校档案管理办法》等，但到目前为止，还没有出台统一的数码照片管理标准或办法。面对现实工作中日益增多的数码照片不能坐视不管，于是各院校会根据自身的特点制订相应的《高职院校数码照片管理办法》，这样势必造成每所高校制订的标准不同，数码照片的管理形成“百花齐放”的局面。
1.2 数码照片收集难度大
收集工作是档案工作中最基础的工作。在实际工作中不难体会到，数码照片相对于传统照片更难收集。由于院系部都是配备兼职档案人员，在一个活动结束后哪些需要归档、哪些不需要归档往往不能很好把握。为了安全起见，就将所有照片全部保存下来，等档案人员来收集时就全部上交。有时一个大型活动就有100多张甚至更多的照片，这样大大增加了档案工作的难度。另外在高校，院系活动、学生活动、教学科研活动等丰富多彩，全院活动不可能都指定专职人员摄照像，为了方便利用，高校中各单位、各部门数码照片只保存在本部门、本单位或个人计算机上，很少有人主动上交到院档案馆。这种摄照像人员的不稳定和归档案意识淡漠的现象加大了档案人员对数码照片的收集力度。
1.3 归档分类方法不明确
数码照片档案整理没有统一标准，对于将一组照片具体归于哪一类模棱两可，例如：每年的元旦、国庆节，由学院组织的大型文艺晚会，是归于学生工作类还是归于院大型活动？因为这个活动的组织者是学院，而它的主体是学生。似乎归入任何一类都有道理。另外，在分类整理过程中，发生很多数码照片由于长时间没有及时进行分类、编写图片说明等整理工作，就是摄影者本人也不能准确说出照片拍摄的时间、人物、事件、背景等。档案人员要对数千张照片进行分类、编写说明，其工作难度可想而知。
1.4 保存形式多种多样
数码照片分类归档完成后，有的是将归档照片分门别类地放入文件夹；有的是直接将归档数码照片存入自己使用的计算机硬盘中；有的是用U盘随身携带，这样数码照片不仅安全不能得到保障，而且查找起来也很不方便。同时单份数码文件要比普通文档大很多，数码照片档案总量可以达到几十G或者上百G，因此，不可能将产生的大量归档照片存放在机算机中。有的是将其刻成光盘，分年度分门别类的存放。
2 数码照片规范归档的办法
2.1 制订适合本校的数码照片归档制度
数码照片规范归档是一个长期、细致的工作，参照GB/T11821——1989《照片档案管理规范》，针对本校实际情况，制订出完整的数码照片归档的收集、整理、签订等完整的归档程序。归档时，校档案馆要对归档的数码照片真实性、完整性进行审核。当然，这不仅仅是校综合档案室的工作，也是全校各系部、处室、各单位领导及兼职档案积极配合的结果。
2.2 加强兼职档案人员的业务培训、沟通
提升兼职档案人员的业务水平、指定专业和摄影人员是高校档案馆不容忽视的一项工作。定期培训使兼职档案人员专业化管理数码照片的收集、整理。使他们平时能做到随时收集、专题收集、定期移交，并且校档案馆人员平时多与各系部兼职档案人员和摄影人员保持良好的沟通，培养他们在第一时间完成数码照片的说明如时间、地点、事件、摄影人等的记录，并及时移交。只有基层工作做好了，移交到校档案馆的归档照片才具有真实性、完整性。
2.3 明确数码照片分类方案
数码照片按其年度——问题 (机构)分类，先将不同年度的照片分开，然后按问题(机构)分开。当然各高校要根据本身的特点有不同的分类方法。我们根据实际情况制订了《声像电子档案分类方法》具体如下：将其分为七大类，即学院大型活动、教学工作、科研工作、领导关怀、友好往来、外事工作、学工团委。
2.4 采用电子相册软件
目前，现代化档案管理软件越来越多、越来越科学，我们习惯于于用U盘或文件夹的形式来管理数码照片档案，但在安全保管和利用上存在储多问题。笔者在实际工作中，感觉到数码照片档案以电子相册的形式来分门别类地管理数码照片无论是在整理上还是利用上都有非常多的优点而倍受利用者喜爱。PhotoFamily3.0电子相册软件，就是一个值得推广使用的管理软件。首先，将需归档的数码照片按分类方法归入不同文件夹，在此过程中要将每张照片的说明即年月日、人物、事件等写清楚。然后打开PhotoFamily3.0电子相册软件，在导入栏目中点击导入栏目，这时会弹出“我的电脑”对话框，选择归档照片所在的位置，打开所要导入的照片，就可以一次性将几十张或几百张甚至更多的照片导入相册中。当一个类别归类完毕后，在相册柜中可再建立一个相册，用同样的方法导入另外一类数码照片，以此类推。最后，选择所需封面和照片排列顺序，首页可以做上卷内照片目录，还可以配上自己所喜欢的音乐，一个精美的电子相册就做成了。当我们利用照片的时候，选好所需照片，直接复制导出所需照片存入移动盘，然后拿去冲洗，这样不仅方便，还可以防止照片丢失。
［参考文献］
［1］孙项洁.高校中数码照片档案管理浅探［J］.信息记录材料,2008,9(2).
［2］金晶,梁国灿.数码照片管理的若干问题［J］.中国档案,2005,(7).