加强高校科研仪器设备档案的管理工作
(唐山师范学院国有资产管理处，河北 唐山 063000)
摘 要：文章分析总结了高校科研仪器设备档案管理工作的重要意义，并根据目前高校科研仪器设备档案管理工作的现状，提出了加强高校科研仪器设备的档案管理工作的具体建议。
关键词：高等院校；科研仪器设备；档案管理
中图分类号：G484 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2008)05—0094—02
科研仪器设备是高等院校保证教学和科研的重要基础设施。随着我国高等教育事业的快速发展，国家对高等教育进行改革,各高校纷纷合并、重组、升格, 规模不断扩大, 招生数量成倍增加, 对教育资源的投入不断增加，相应对科研仪器设备的投入也迅速增长。建立和完善高校科研仪器设备档案，加强高校科研仪器设备档案的管理工作，使科研仪器设备发挥最大的效用，具有非常重要的意义。
高校科研仪器设备档案是高校科技档案的一个重要组成部分,是高校科研仪器设备管理工作的重要环节,是衡量高校办学水平的重要标志之一。因此,高校科研仪器设备管理部门必须重视仪器设备管理过程中档案的形成和管理,以进一步提高科研仪器设备的科学管理水平,最大限度地发挥科研仪器设备在教学、科研中的作用。
《高等学校仪器设备管理办法》(教高［2000］9号文，2000年3月22日)明确规定：高等学校要对科研仪器设备的资料建立档案，实施计算机管理。对仪器设备的种类、数量、金额、分布及使用状况，经常进行分析、研究和汇总，并按规定上报各类统计数据。
1 高校科研仪器设备档案管理模式
普通高等学校设备档案应按国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校仪器设备类档案工作规范》等法规条文的有关规定,根据集中统一管理的原则进行管理。由于各院校的规模、条件不尽相同,档案数量差别较大,可针对本校的具体情况及自身条件的特点分别采取以下三种管理模式:
①普通高等学校设备档案作为该校档案全宗的一部分,由高校档案馆或综合档案室实行集中统一管理,进行统一分类编目,有利于档案的科学管理和维护档案的完整与安全,有利于开发档案信息资料,满足各方面的需要,便于学校领导了解全校整体活动情况,更好地规划、决策学校的各项工作。
②有些高校规模较大,建立设备档案的工作量大,在人力、物力、财力条件好的情况下可在高校仪器设备管理部门建立档案分室,配备适应设备档案工作需要的档案人员、库房、设备和装具。档案分室在学校仪器设备管理部门的直接领导下,依据国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校仪器设备类档案工作规范》和学校档案馆(室)制定的设备档案工作的规章制度,对全校设备档案实行集中统一管理。档案分室每年按要求向学校档案馆(或综合档案室)移交案卷目录。设备档案是学校的重要技术储备,是学校仪器设备管理工作的组成部分和重点环节,在设备管理部门设立分室,有利于保证设备文件材料的完整、准确、系统。便于学校领导和仪器设备管理部门的负责人了解仪器设备及管理的全部情况,更好的规划学校仪器设备的发展方向。
③规模较大、校区分散、仪器设备型号复杂、档案材料多而专职档案人员少的学校,设备档案可采取集中统一管理和分级保管相结合的管理模式,对全校专用性较强的大型精密仪器设备、价格较高的稀少设备、价格贵重的高度自动化设备的技术文件材料和管理性文件材料由档案馆(综合档案室或设备部门档案分室)组卷、装订、编目、保管。随机技术文件材料只有一套时,可复印一套给实验室随机使用,如随机技术材料有两套时,一套由综合档案室存档,一套由实验室保管使用。这样不仅保证重要设备档案材料完整、准确、系统地归档,不致于散失、损坏,而且又利于有关职能部门的开发利用。除此之外的设备档案材料由实验室归档保管,特别是通用性较强的设备档案材料,可充分发挥这些仪器设备的功能与效益。但实验室归档保管必须按国家教委颁布的《高等学校档案工作规范》中关于高等学校仪器设备档案工作规范要求进行设备档案材料的收集、整理、立卷、归档,然后将全套档案目录上报给学校综合档案室和学校设备管理部门。上述三种管理体制,采用哪一种适宜,必须根据各校的具体情况及自身条件的特点选择。〔1〕
2 高校科研仪器设备档案管理现状
目前，高等学校科研仪器设备档案管理主要分以下三种情况：
2.1 由科研仪器设备管理部门归口管理
高校国有资产管理处是管理学校固定资产的职能部门，仪器设备从计划、经费拨出、购置、分配及运行管理都由设备处管理，为便于设备统一计划、统一管理、统一调拨及有利于收集档案材料并保证其完整性，实行归口管理制度，在国资处设立档案室。
2.2 由设备使用单位管理
由于设备管理的特殊性，设备购进初期，操作人员必须将资料常备左右以便于操作，以及随时发现问题与卖方接洽联系。由学校档案馆负责统一指导，掌握概况，定期业务掊训、指导、检查。2.3 由学校档案部门集中统一管理这样有利于从档案专业的视角出发，对归档材料的管理实行统筹规划，并将其纳入规范化、专业化的道路；有利于对设备档案价值进行准确鉴别，确保归档电子文件的安全；有利于对归档设备文件的科学管理与上网共享；有利于打破个人垄断随机文件资料的局面，为技术人员正常使用设备、利用档案及让现有设备和档案资料成为全校共享资源提供保证。目前，大多数高校采用这种管理办法。〔2〕
目前,不管采取何种情况对科研仪器设备档案管理，高校科研仪器设备档案管理大都存在以下几个方面的问题:①没有符合规定的档案保管场馆、设施和设备,档案的安全和长期保存质量没有保证。②受工作限制,一般不能配备专职档案工作人员。兼职档案工作人员业务水平、工作技能不如专职档案人员。③仪器设备使用单位、设备管理部门不是专门档案工作部门,规章制度、工作规范等都不如专职档案单位专业化、规范化、科学化。如果遇到人员调整等问题,交接上稍不慎,就会出现差错,造成档案散失〔1〕。
3 高校科研仪器设备档案管理对策
针对高校科研仪器设备档案管理的意义及现状，目前就加强高校科研仪器设备档案的管理工作，具体对策如下：
3.1 加强科研仪器设备档案保护意识
加强宣传,树立正确的档案工作观念,真正把科研仪器设备档案管理落到实处。宏观上要让学校领导重视,把科研仪器设备档案管理工作列入学校工作日程。在人力、物力、财力上给予大力支持,为其创造良好的工作条件。经常检查仪器设备档案管理情况,及时给予指导,解决各种问题,使仪器设备档案管理工作顺利进行。
3.2 把科研仪器设备档案管理工作上升到档案管理工作的专业化水平
学校应理顺工作关系,使仪器设备档案管理规范化、制度化、科学化。形成科研仪器设备档案收集资料完整、长期妥善保存、方便使用的档案工作理念。仪器设备档案资料应由仪器设备主管部门(国资处、实验室等)收集整理,交学校档案部门归档和保存。同时复印相关资料,供仪器设备使用单位日常工作使用,使用单位要明确专人保管这些资料,建立严格的借用、归还、交接验收制度,保证仪器设备档案资料的完好,避免其丢失。使用单位调整档案资料保管人员,须严格履行交接手续。设备管理部门对仪器设备从购置开始,一直到报废或调出整个过程中所产生的资料,都要协助档案部门收集完整。
3.3 加强科研仪器设备档案管理工作的人员队伍建设
各单位要挑选政治思想好、工作认真负责、勤恳耐心的人员作档案员,建立起学校仪器设备档案管理网络。无论哪个单位购买仪器设备,该单位兼职档案人员都要及时通知学校档案部门派员来收集档案资料,并积极协助工作。档案部门收齐档案并办理手续之前,校财产管理部门不予登记入账,不予报销。仪器设备使用单位兼职档案人员,从购置设备市场调查开始,一直到该设备报废、拆除或调出,都要根据工作需要适时与档案部门取得联系,完整地收集设备寿命周期内各种档案资料。同时,要妥善地管理好这些档案资料,使其既使用方便,又保存完整。
3.4 实现科研仪器设备档案的信息资源共享
各高校可以根据自身的管理模式和实际的运作情况开发或选购一套基于网络环境的设备管理系统软件,对设备的申报、采购、验收、入库、发放使用、档案建立和报废处理整个过程进行统一的管理,把学校所有的仪器设备的厂名、型号、规格、价格等原始资料建立数据库,使用户可以很方便地进行资料的输入、修改、查询、统计等日常的管理工作,能够及时准确地提供所有设备的统计数据和各单位设备及经费使用情况。学校各部门、各单位都可以很方便地在网上共享数据。每个入网的有权用户都可以对网上数据进行查询、统计或打印,了解各类设备的基本情况、简介及使用说明,了解本单位年度设备经费的使用情况,实现数据的共享。将全校的教学、科研仪器设备全面实现网络化管理,使得任何一个人想了解本校的实验设备情况只需在任一网点上就可一目了然。从而知道全校设备总量、总资产、设备数量、类型、金额、使用单位、使用情况登记等信息。〔4〕实现院内科研仪器设备档案的信息资源共享。
［参考文献］
［1］ 杨帆,周彩云.论高校仪器设备档案的形成及管理［N］.湖南人文科技学院学报,2005，(5):159～161.
［2］ 李萍,赵异凡.对高校仪器设备档案管理的思考［J］.机电兵船档案,2005，(3):41～42.
［3］ 王艳.高校仪器设备档案的信息化管理［N］.咸宁学院学报,2005，(5):119～121.
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