高校评估对高校档案工作的影响
国家继实施“211工程”之后，在高等教育领域又采取了一项重大举措，那就是对高等教育实行评估制度。高校教育教学评估是根据一定的教育目标，通过系统地搜集学校教育的主要信息，准确地了解实际情况，进行科学分析，对学校办学水平和教育质量作出评价，为学校改进工作、开展教育改革和教育管理部门改善宏观管理提供依据。这既是对一所高校整个工作的全面检查，又能促进高校进一步明确办学的指导思想，对高校加快落实教育工作的中心地位、改善办学条件、深化教学改革等，都具有极其重要的现实意义。评估的结果直接影响一所高校的声誉和地位，关系学校的命运和前途。所以高校评估工作越来越受到国家各级教育管理部门和高校的重视。
在高校教育教学评估过程中，高校档案作为评估的基础和依据，其作用越来越大。因为院校的工作情况需要大量的统计表格、数据、文字说明和其它载体（声像、实物等）加以展现，离开档案谈评估，可以说是无源之水，无本之木，没有高校档案，就无法进行有效的高校教育教学评估。凡是经历过评估的学校，都感到档案对评估结果的作用，或由于档案完整、准确而尝到了甜头，或由于档案不全尝到了苦头。正是认识到了评估与档案这种密不可分的关系，近几年来，许多高校都开始重新审视档案工作，这极大推进了高校档案工作的发展。具体说来，高校评估对高校档案工作的影响主要体现在以下几个方面：
一、通过评估，档案工作赢得了学校领导的高度重视
以往，许多高校领导对档案工作缺乏认识，没有给予档案工作足够的重视和支持，档案工作机构的设立、人员的配备和设备的购置等难以得到保证。在许多人眼中，档案部门是一个无足轻重的岗位，档案人员基本上是一些“老弱病”人士，档案信息的存储检索设备也非常陈旧，这些都严重影响档案部门的信息服务能力。现在通过评估，校领导站在一个全新的角度以宏观战略眼光看待新形势下的档案工作，充分认识到高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。高等学校必须把档案纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。也就是通常所说的“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。档案管理工作只有在高校管理中得到重视，才能保证档案工作能更好地为教学、科研以及学校的各项工作服务。才能在学校接受评估时发挥应有的作用。
二、通过评估，全校师生员工的档案意识得到了提高
平时在工作中，档案人员常遇到的问题是档案材料收集难，案卷材料不齐全不完整，从而造成案卷质量不能达到要求。究其原因，主要是群体档案意识薄弱。一些反映本单位主要职能活动、对今后工作极具查考利用价值的“真品”或散存在承办部门，或流落在个人手中。群体档案意识要得到普遍提高，就必须使学校全体成员普遍具有利用档案的经历，并由此得到种种益处，这样才能让大家真正从思想上和行动上自觉配合档案部门的各项工作。
教育教学评估涉及到高校的方方面面，要求各方面的档案都应当是齐全完备的。一些老师或教学管理人员平时干了大量的工作，而且干得十分出色，但在教育教学评估这种特殊的检查中，有的却拿不出证明工作成绩的档案材料来，有的虽然有材料，但材料杂乱无章，不能及时提供利用，这不仅是极大的憾事，还可能挫伤教职工的工作积极性。因此，迎评过程中的档案建设需要各方面的各层面的人员积极参与。全员参与的过程有助于全面促进对档案工作的认识深化，所以从广度意义上说，评估对人们的档案意识的影响是十分广泛的。通过教育教学评估，学校广大教职工能够深切体会到档案的重要性，这无疑是提高档案管理水平的重要保证之一，也是提高档案工作在学校管理工作中地位的良好思想基础。
三、通过评估，高校院系教学档案的建设普遍得到了加强
教学档案是各校在教学实践中逐步积累形成的一系列原始资料，它是学校教学管理工作的缩影，直接或间接地展现了学校教学工作的全貌，是衡量学校质量、学术水平、管理水平的重要依据。虽然“教学档案”在评估指标体系中没有单独设立条目，但评估指标体系的各个条目的评分标准，都以教学档案作为评估的依据，每个条目的内容都是教学档案的具体体现。因此，无论教学评估工作程序、指标体系、组织机构如何确定，最终都将凭借对大量档案材料所进行的综合分析，才能对被评单位形成一个客观、公正、全面的评价。
普通高校院系级档案管理工作起步较晚，制度不够健全，系里档案管理人员大多是兼职，工作繁忙，头绪多，并且由于教学档案内容繁杂，涉及范围广，工作量大，他们当中部分人不愿意从事这项工作，因此造成频繁换人，对业务始终不熟悉，给教学档案管理带来了不利影响，在工作中出现一些漏洞。如：有些人需要文件时乱翻乱拿，借阅、转阅从不登记；自己不妥善保管也不及时归还；相当一部分教学档案材料散失于个人手中。因此教学档案收集不全、流失、归档材料质量不高的现象时有发生。现在，高校教育教学评估的开展，促使院系级教学档案管理工作也开始走上了制度化、科学化、规范化的轨道。许多高校的院系以评估指标为指针，确定了教学档案的内容，主要包括教学管理档案、学籍管理档案、教师业务档案和其它声像档案等。设置了归档室，配置了专用的仪器设备，同时配备了专职的档案管理员来负责，并对其进行了专业知识、专业技能的培训。制定了相应的教学档案管理制度和教学档案管理实施细则，对教学档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等都做出了明确的规定，对院系教学档案管理者提出了明确的工作目标和工作要求。教学档案管理责任制的制定，使院系所有教师都承担了一定的教学档案责任，对各自的教学档案进行收集和整理，定期或不定期地交档案管理员，经档案员统一验收合格后存档。这种责任制能有效地将这项工作细化，有利于执行，能够从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存。只有在日常教学和管理工作中做好教学档案的收集和整理工作，充分发挥教学档案的作用，才能进一步提高高等学校的办学质量和办学效益，也才能使学校教学评估工作顺利通过。
四、通过评估，高校加大了档案编研工作的展开力度
高校档案编研工作，是以高校档案馆室藏为对象，以满足高校和社会利用档案的需求为目的，在研究档案内容的基础上，按照一定的目标，对档案资料进行收集、挑选、编辑和评价，以多种形式提供档案信息服务的一项重要工作。它是使档案管理“深化”，档案资料“活化”的一个重要手段，是高校档案管理工作向高层次方向发展的一个重要标志。但目前许多高校普遍存在档案编研工作缺乏科学性，成果深度不够，形式单一，所编内容面窄等问题，这在很大程度上制约了档案信息资源的开发利用。教育部对高校评估工作的开展，使高校深刻感受到了编研是档案工作的薄弱环节，开始加大这方面的工作力度。
首先，高校档案编研工作更具有计划性。根据社会、学校发展趋向和当前工作重点，制定出全面而可行的选题规划。如果选定了多项题目，则根据当前需要程度分出轻重缓急，重要的、急需的先编，一般的后编。例如，目前，我校已全面启动“申本”工作，这是学校工作的重中之重，也是全体师生关注的焦点。在“申本”的过程中，将不断形成大量的文件资料，因此，我校已把“申本”列入档案编研工作计划。其次，更讲究适用性。档案编研成果以满足学校领导、师生对档案资料的需求，进而满足社会对学校档案资料的需求为宗旨，并考虑针对特定的时期、特定的利用者拟编具有特定内容的题目，选择适合的编研形式，这样，即满足了利用者对内容专指度高、信息量集中、易于获取、喜闻乐见的利用需求，还有利于编研者把握材料线索，避免了材料混杂一起而使主题游离。再次，更讲究真实性和研究性。档案人员在编研过程中，为保障编研成果内容翔实、数据可靠，对一时无法核实清楚的问题，绝不主观臆断，牵强附会，而是在必要的情况下加注解说明。同时，注重“编”与“研”的统一。对于档案人员不太熟悉的领域，通过请有专业水准、有才识的专家、学者为所编内容补充信息、进行分析、提供建议。有些项目还采取与相关部门合作的方式进行，形成人才合力，确保编研成果达到一定的深度。
五、通过评估，强化了档案部门的服务意识
档案工作的基本任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息材料，档案的作用也在利用中产生和发挥。在教育部的评估活动中，由于评估专家考察评估时间有限，要想掌握学校工作的动态运行情况必须依重于对档案资料的查阅。因此，学校档案部门必须能够满足高校评估专家们方便快速地检索、调取并有效利用档案信息的要求，这在无形中强化了档案部门的服务意识。如今，高校档案部门在职能上已从传统的管理型向服务型转变，围绕高校的教育教学工作，为各级领导科学决策，为高校教学、科研、为广大师生员工提供全面、及时、有效的服务。并在实践中大力开发馆藏档案信息资源，不断拓展服务领域，深化服务内容，优化服务方式，增强服务功能。档案工作者只有抓住服务这个根本，档案工作才有市场、有价值、有地位，才会充满生机活力，才能充分发挥出档案巨大的社会和经济效益。
总之，高校评估的开展为高校档案工作提供了良好的发展契机，学校档案部门应当利用迎评促建的强大助推力，同学校的各项工作紧密结合起来，抓住时机，发展自己，使档案工作更上一层楼。