现代秘书应具备的四种意识

 

            
    国际秘书联合会定义“秘书”是上司的特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在上司没有过问的情况下表现自己的责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在所有给予的权利范围内作出决定。笔者在基层办公室从事秘书工作，认为现代秘书应具备以下四种意识：
    信息意识。世界著名未来学家阿尔温·托夫勒预言：“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。”信息时代的到来，互联网的飞速发展给秘书工作提出了崭新的课题。在工作中，秘书要做到主动搜集信息，善于开发新的信息资源，及时、准确、全面地获取工作所需的信息；选择有效信息，面对滚滚而来的信息，现代秘书必须学会对其进行筛选和分类，去粗取精、去伪存真、为我所用，正确判断所搜集到的信息的价值与意义；理性预测信息，在获取信息的基础上，对各项工作开展前景的理性判断，对辅助领导科学决策具有重要意义；加工处理信息，能对信息进行综合分析、整理排序、归类处理，充实资料库，并结合实际工作提出有针对性的对策和建议，提供给领导者参考；充分运用信息，在获取和处理信息的基础上，现代秘书还要把自己的观点与思考融入其中，并与他人进行交流、共享。总之，现代秘书应该将工作的着力点放在提高信息的及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性上。
    学习意识。对于秘书而言，首先要学好马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想。因为秘书岗位具有特殊性，只有提高自身的理论素养，才能学习和把握好大政方针。其次要在自身岗位上练好“绝活”。秘书，即“常管文书并协助领导处理日常工作的人员”。可见秘书当“书”(即办理文书)，以“书”为主，寄情于“书”。文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。再次，要学习和掌握与自身工作紧密相关的统计知识、经济知识、计算机知识，外语也非常重要。最后，需要具备一种随时随地学习的欲望，树立终生学习的观念。
    细节意识。汪中求先生在《细节决定成败》一书中说到：“芸芸众生能做大事的实在太少，多数人的多数情况总还只能做一些具体的事、琐碎的事、单调的事，也许过于平淡，也许鸡毛蒜皮，但这就是工作，是生活，是成就大事的不可缺少的基础。”秘书工作，可以讲非常“具体、琐碎”，有时候不免“单调”。但是秘书工作尤其需要增强细节意识，“细微之处见精神”。注意工作细节，不放过任何出现问题的方面；注意执行细节，各项督察工作及时跟进，直至完成；注意作风细节，办公室人员作为秘书代表了单位的形象，在工作作风方面要尽量杜绝细微的疏漏，注重一点一滴的关爱、一丝一毫的服务。现在想做大事的人很多，但愿意把小事做细的人很少；我们不缺少雄韬伟略的战略家，缺少的是精益求精的执行者；不缺少各类管理规章制度，缺少的是规章条款不折不扣的执行。作为秘书尤其需要“改变心浮气躁、浅尝辄止的毛病，提倡注重细节、把小事做细……”精细化管理时代已经到来，成大业若烹小鲜，做大事必重细节。
    创新意识。美国医生、心理问题专家斯宾塞·约翰逊博士撰写的《谁动了我的奶酪》告诉我们：“太阳每天都是新的，新经济下没有旧经济，只有守旧者。”创新是企业生存之本。对于秘书工作而言，首先是观念创新，没有观念创新，没有思维方式的及时转换，就不会有其他创新，“思路决定出路”。其次是工作创新，由“被动服务”、“事后服务”向“主动服务”、“超前服务”转变，及时发现并解决问题。当前，网络的四通八达，企业扁平化、全球化的发展，需要秘书积极顺应变局，主动、超前服务。
    总之，现代秘书只有随时掌握最新信息，树立终生学习观念，关注工作执行细节，主动超前服务，才能不断创新工作局面。
 

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