浅谈行业公文格式中存在的问题及对策

       

              
    一、常见的不规范公文格式
   （一）“短斤少两”
    例1：《关于添置电脑的请示》
    2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类（文种），一般应当标明发文机关”。例1中，缺少了行文机关名，如有多个下属单位呈报了添置电脑的请示，这就给公文的登记、保存、传阅、批复和查找带来了麻烦，影响公文办理的速度和质量。短斤少两的毛病还包括上报公文未标明签发人，成文时间只标明了年和月，版记部分最后一个抄报（抄送、分送）机关后未标句号，附件未标注“附件”字样，多页文件未插入页码，页码数据左右未标“—”线段等。
   （二）“画蛇添足”
    例2：X烟字﹝2005﹞第04号
    例3：此页无正文
    例4：附件：1.XXXX，
    2.XXXX。
    例5：X县烟草专卖局关于转发《X市烟草专卖局关于转发〈X省烟草专卖局关于认真开展清产核资工作的通知〉的通知》的通知
    新公文格式规定发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。例2中，发文机关代字不需要多加“字”字，序号不编虚位，不加“第”字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字间的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决，例3中的标识为累赘。附件名称后不加标点，例4中的逗号和句号都是多余的。2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。例5中如果取消标点，就可以简化成“X县烟草专卖局转发省市局关于认真开展清产核资工作的通知”。画蛇添足的还有在单一机关制发的公文落款处签署发文机关名称等。
   （三）“冒名顶替”
    例6：《X市烟关于转发X省烟[200X]X号文件的通知》
    例7：二零零五年三月二十日（成文时间）
    有的公文在行文中用文件号代替文件名，如例6。文件编号的设置是为了便于登记、保存和查阅，不能用来代替某个事项。如工作中需查阅该文件，查阅单位（部门）一般能提供该文件涉及的事项，而无法提供文件号，致使文件难以顺利查找。因此用文件编号作标题不能达到公文告之的效果，影响公文的办理。新公文格式规定发文字号年份用六角括号“﹝﹞”括入，例6中用方括号“[ ]”或圆括号“（ ）”都是不规范的。例7中，成文时间中的“○”不能用“零”代替，也不能用阿拉伯数字“0”代替。冒名顶替的还有附件的落款用印章代替，签发人姓名用仿宋代替楷体，公文标题用黑体代替小标宋体，正文用楷体代替仿宋，主题词词目用黑体代替小标宋体等。
    二、应采取的对策
   （一）加强学习，提高专业素质
    文秘人员（包括文印、档案、机要人员）承担着公文处理的主要责任，抓好文秘队伍建设，提高人员的专业素质是规范公文格式的关键。一要把好用人关。要把真正有能力、素质高、责任心强的人才充实到文秘队伍中来。二要加强对文秘队伍的业务培训。适当组织或选送文秘人员参加专业知识培训。三要督促文秘人员加强业务学习。新公文格式是在原公文格式的基础上修订而成的，内容有较大的变动，公文处理的相关人员要认真学习《国家烟草专卖局中国烟草总公司机关公文处理办法》和《烟草行业公文格式标准》，精通新公文格式的内容和要求，区别新、旧公文格式。
   （二）严格审核，保证公文质量
    要制定严格的办文程序，在公文处理中做到多级审核，层层把关。公文在草拟部门完成初稿后，要有意识地对格式进行初步审核。主要留意阿拉伯数字和汉字的使用是否符合规范，是否漏记附注内容，简称是否规范，标题的要素是否齐全等。文印部门的审核重点是：版面尺寸、排版规格、版记位置等是否符合规范，字体字号、页码标注是否符合要求，附表位置是否合适，是否漏页、错装等。公文送负责人签发前，办公室文秘人员要审核公文的眉首、主体以及版记中的各要素是否齐全，标识是否规范，眉首是否要加秘密等级、保密期限和紧急程度，是否要加签发人姓名，发文字号是否规范，印章加盖是否整齐标准，信函、命令、会议纪要等特殊公文格式是否符合新公文格式的要求等。公文收到后，收发人员要对影响处理的不规范部分进行修改，然后再进入办理程序。

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