浅谈企业会计电算化建设中出现的问题及其对策

樊铭凯

(郑州铁路局财务处资金结算所,河南 郑州 450000)

中图分类号:F233文献标识码:A文章编号:1673-0992(2009)09-088-02

摘要:企业会计经过多年的发展和建设,在企业中得到了较好的应用。在实际工作中,随着时代的进步,科学技术的发展,企业会计电算化的建设已经摆脱了简单的替代记账工作目标,逐步向企业会计信息管理过渡。只有将会计电算化建设中的问题一一解决,才能保证企业会计电算化正确运用,更好的促进企业的发展。

关键词:会计电算化;建设;问题;对策

一、会计电算化的发展

会计电算化是以电子计算机为工具,运用会计所特有的方法,对企业的经营活动情况进行反映和监督。它既是提供以财务信息为主的信息系统,同时又是参与财务管理的一种管理活动。

我国从1979年以来,经过多年的发展,已取得了长足的进步。财政部陆续出台了若干促进、规范会计电算化工作的文件,加强和规范了会计电算化工作。会计电算化软件日趋成熟,许多单位甩掉了手工账,实现了计算机替代手工方式对会计数据进行整理、加工、分析、预测,最终打印输出帐簿和报表。许多大型集团企业已经逐步在应用网络信息技术,进入了数据集中管理,终端调用的网络会计时代。

二、会计电算化在现阶段存在的问题

虽然会计电算化在我国已经发展了近40年,在在企业应用的过程中,仍然存在一些普遍性的问题:

1.企业会计人员对计算机的操作水平较低,基础较差。会计电算化不仅需要有较高的会计知识,同时需要有较高的计算机操作能力,这样才能充分发挥会计电算化的水平,达到1+1>2的效果,否则将事与愿违,不但起不到推动作用,还可能给企业的会计工作托了后腿。一旦因为企业会计人员的一个误操作就有可能使多年的心血付之东流,给企业造成严重的后果,影响了正常的工作。

2.企业实行了会计电算化以后,内部控制制度没有能够起到相应的作用。企业内部控制制度形同虚设,数据安全性缺乏保证。在手工记账方式下,所有的会计信息以凭证、账簿、报表的形式存储在不同的纸质上,增加、修改、删除后的会计凭证或账簿都可以从会计人员各自的笔迹和印章上分清责任。实行电算化以后,信息来源于数据和程序,存储在磁性介质上,只有依靠计算机才能阅读这些数据,而且修改后的数据不留痕迹,一旦发生计算机作弊,将比手工更隐蔽,后果更严重。虽然电算化工作在很大程度上减少了财务人员的工作量,但是却增加了操作员、电算化主管、系统管理员等岗位,许多单位由于条件限制,这些岗位由一人或两人分担,人员分工不明确,操作口令串用,或不定期更换密码,就给未经批准擅自改动数据提供了可能性,从而导致数据的安全性缺乏保证。

3.会计电算化的程度仅仅停留在基础应用,没有充分发挥会计电算化的作用。会计电算化改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法,扩大了会计数据领域,提高了会计信息质量,改变了会计内部控制与审计的方法和技术,因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善,促进了会计管理制度的改革,从表面上看,会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中,减轻会计人员的劳动强度,提高会计核算的速度和精度,以计算机替代人工记账。但会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进,促进会计人员素质和知识结构的提高,提高会计工作效率和质量,促进会计工作职能的转变。作为管理手段的会计,其功能与核心也必须向管理方面转移,会计工作的目标由“报账型”向“控制管理型”转变。

4.对信息技术的防范思想认识不足。许多企业对于信息技术安全认识不够,没有制定并严格执行关于信息技术和数据管理方面的规章制度。一旦因为某种原因造成会计电算化数据信息遭到破坏,造成的损失将是无法计量的。

三、会计电算化建设对策

针对以上提到的一些问题,企业会计电算化建设应从以下几个方面加强。

(一)提高企业会计人员的基础业务素质

提高企业会计人员的基础业务素质,不仅是指提高会计人员的会计业务素质,而且要提高会计人员的计算机操作水平。不少单位的电算化人员参加过有关的计算机短期培训,他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外,对微机的软硬件知识了解甚少,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策,一旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,严重的导致系统崩溃,这种低素质的会计人员是不能胜任会计电算化工作的。必须大力加强人才培训的力度。培养或聘用一批高级技术人才,他们能够掌握国际先进技术,精通信息技术,熟练应用会计电算化,推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,维护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为建立高效的会计信息系统创造条件。

(二)加强企业信息网络技术防范工作。

1.加强对计算机安全的宏观控制,政府主管部门还应从法律角度出发,进一步完善会计制度,对危害计算机安全的行为进行制裁。

2.对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定,制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施,以及突发事件的应急对策等。

3.增强信息技术安全防范能力。如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等;加强数据的保密与保护。在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统做在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度,如专机专用、专室专用等。

4.加强磁介质载体档案的管理。为确保档案的真实性和可靠性,实行纸质档案和新型载体档案双套保管,并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。

(三)加强企业会计电算化内部控制

1.管理控制

(1)组织结构控制。企业的财务部门一般主要从组织形式和组织程序上实行岗位控制,通过几个不同的职能组来实现相互牵制和相互监督的控制作用;通过账账核对、账证核对、账实核对以及会计主管对凭证、账簿和报表的审核制度来实现处理的合理性与合法性。

(2)职责划分。计算机会计系统与手工会计系统一样,对每一项可能引起舞弊或欺诈的经济业务,都不能由一个人或一个部门经手到底,必须分别由几个人或几个部门承担。

(3)监督管理控制。明确各职能组织部门有关人员的工作责任与处理范围的基础上,建立和执行工作完成情况的监督与考核制度,以保证会计控制工作能够高质量地进行和完成。

(4)档案管理控制。计算机会计系统的有关资料应及时存档,企业应建立起完善的档案制度,加强档案管理。应定期对所存档案进行备份,并保管好这些备份,作为防止档案被破坏的事件发生时的应急措施和恢复手段。

2.数据资源控制

(1)完整性控制。计算机会计系统通过现代数据管理系统的完整性控制机制来实现,当前一个功能完善的数据库管理系统,都能够对其管理的数据库中的数据,在逻辑关系上提供语义参照关系机制,来检验和保证数据库系统中的有关数据,在进行了相关控制应用操作后,仍然保持逻辑上的语义完整。

(2)数据加密。通过数据库管理系统的数据加密和存放功能实现;其作用不仅维护了数据信息的保密,而且使得合法操作人员只能通过系统规定的程序实施操作和控制活动。

3.日常控制

(1)业务发生控制。采用相应的控制程序鉴别,拒纳各种无效的不合理的以及不完整的经济业务。在经济业务发生时,通过计算机的控制程序,对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制。

(2)数据输入控制。要求输入的数据应经过必要的授权,并经有关的内部控制部门检查;其次,应采用各种技术手段,对输入数据的准确性进行核验,如总数控制核验、平衡核验、数据类型核验等。

(3)数据输出控制。是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般就检查输出数据是否与输入数据相一致,输出数据是否完整,输出数据是否能满足使用部门的需要,数据发送对象、份数应有明确的规定。

总之,随着计算机以及网络信息技术的不断发展,必将推动会计电算不的不断向前发展,网络信息技术也将在会计电算化中得到充分的应用,从而逐步解决目前存在的问题,最大限度的发挥它的优势性,并将成为当代会计学中最有潜力的新领域。

参考文献:

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[2]徐晓琴,会计电算化的信息风险及其防范,湖北师范学院学报,2008.1

[3]张超,浅谈会计电算化目前的问题及建议,民营科技,2008.3

[4]李明,浅析我国会计电算化的现状与发展趋势,商场现代化.2008.1

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