医院声像档案管理规定
医院 声像档案管理规定
声像档案直观地记录了事物的原貌，是文字记录的补充，与文字材料一样是单位档案的组成部分。为加强声像档案的管理，充分发挥 声像档案在医院工作活动中的作用，特制订本规定。
一、归档范围
1、上级领导对本单位的工作进行视察或检查时形成的声像材料; 2、本单位召开的重要工作会议和重大活动中形成的声像材料; 3、本单位外事活动中形成的声像材料; 4、本单位为进行各类宣传教育而拍摄、录制的具有保存查考利用价值的声像材料; 5、本单位重大事件、事故、异常现象拍摄的声像材料; 6、与其它载体有密切联系的有保存、查考、利用价值的声像材料。
二、归档要求
1、归档的声像材料必须是原版、原件。
2、声像材料必须图像清晰、声音清楚，并加必要的说明。
3、照片材料必须影像相符，由底片、照片、文字说明三部分构成。说明部分包括: ①事由:指照片影像所反映事件、事物的情由; ②时间:指事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间，用阿拉伯数字表示;
③地点:指被摄物所在的具体地点; ④人物:指照片影像上主要人物、姓名、身份; ⑤背景:指对揭示照片影像主题具有一定作用的背景: ⑥摄影者:指照片的拍摄单位和拍摄人。
以上要求文字简洁，语言通顺，一般不超过 200 字。并以照片的自然张为单元编写说明，如一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。凡加总说明的照片分别写简要的分说明并注※号。说明采用横写格式，并要分段书写;单张照片说明在照片正下方书写，也可在照片的右侧或左侧写;总说明在第一张照片的上方书写;大照片的说明可另纸书写与照片一同保存;反转底片说明应在插袋式芯页上书写。
4、录音带、录像带，须注明当事人姓名、事由、录制时间、录制内容、录制人、盘数及带长、型号、编号及保管期限等内容。
5、声像材料的说明必须用毛笔或碳素、蓝黑墨水钢笔书写。
6、声像材料的归档时间须按声像材料形成特点，由主办部门或经办人及时整理归档。
三、声像材料的整理
1、必须保持声像材料之间的有机联系，以一张(盒、盘)或一组密不可分的材料为一个保管单位(案卷)。
2、声像材料按照片、录音、录像不同的载体、年代、问题分类整理，保持前后一致，不能随意变动，其代符各为 ZBP、LY、LX。
3、照片应与说明一同整理，底片(负片和反转片)单独整理，分别固定在芯页上组成案卷，一般 30 芯页为宜。
4、案卷目录以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写，卷内目录中的照片题名应在保证基本要素的前题下，将文字写成照片名称，一般不超过 50 字。
5、卷皮可用文书档案卷皮或专用卷皮，案卷题名概括案卷内全部照片基本主题。
6、案卷的装订应完整、齐全、标准、美观。
7、录音、录像带如同一内容分录了数盒(或盘)，应统一编号，每盒(或盘)再编分号;若一盒(或盘)内录制了若干内容，则编一个号，再按顺序详细注明每一内容、起止时间。
8、录音带、录像带的盒套外要贴上标签，写明编号、事由、题目、讲话人、录制日期、录制人、盒数、参见号、带长、型号、保管期限等。
9、档号的编写应规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编、空号现象。底片可编流水号，标在底片袋的右上方，按顺序插入底片册内。
四、声像档案的保管
1、声像档案入库前要进行检查，黑白底片入库前要进行水洗、上光，接触底片的人应戴洁净的手套，防止污染底片，对不合格的声像材料，需经技术处理后方可入库。
2、照片、底片册，录音、录像带均应按顺序立放于柜架上，不能挤压。录音、录像带每隔 6—12 个月挠一次，避免粘连，如发现录音、录像带变形、断裂、磁粉脱落、照片发黄、霉变等现象，要及时
采取措施加以补救。
3、声像档案需密封，放入防磁柜内(照片除外)，做到防火、防强光、防尘、防磁、防热、防潮、防低温、防盗等。库房温度保持在14—24℃，湿度保持在 40-60%之间。
4、声像档案的利用需经主管领导批准，任何部门或个人不得擅自借出、复制、消磁和涂改。
5、声像档案的保管期限应与同一卷号不同载体的档案保管期限保持一致，对保管期限届满，需销毁的声像档案，按有关规定办理。