企业档案数字化加工的方法及技术要求

(内蒙古第三电力建设工程有限责任公司，内蒙古 包头 014030)
摘 要：文章认为，档案 数字化是一项复杂的工程，不是一蹴而就的，应该根据实际情况的需要，分层次 、分步骤，看轻重，讲实用，“渐进式”地进行，同时应采取科学的态度进行论证，选择正 确的方法及技术要求。
关键词：企业档案；档案数字化；技术要求
中图分类号：G270.7  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2009)10—0052—02

档案信息资源建设是档案信息化建设的关键，而馆藏档案数字化加工又是档案信息资源建设 的重要内容。如何确定档案数字化的原则、范围、方法和技术要求是每个档案部门都要解决 的实际问题。
1 企业档案数字化的原则和范围

按照档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》的规定，纸质档案数字化的基本原则是使档 案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社 会对档案利用的需求；数字化对象必须是符合国家档案开放规定以及应永久或定期30年、且 社会利用价值高的档案。对企业而言，档案数字化的基本原则首先是要考虑保证档案的安全 ，不宜在网上利用的档案不应进行数字化加工；其次要区别档案的价值，网上利用价值不高 和利用频率较低的档案也不应进行数字化加工。

企业档案数字化加工除应遵循上述基本原则外，还要考虑以下2个因素：①加工成本， 包括时间成本和费用成本；②档案数字化加工后的实际利用效果，应把着眼点放在最终能 提高档案利用的实效上来。笔者认为应将以下档案列入数字化加工范围。
1.1 管理（文书）类档案

①近20年以内国家、上级机关颁发的本企业需执行的规定、办法、条例、法规、部门规章 、规范性文件；②近20年以内本企业及其直属单位制定的法规政策性文件材料；③召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；④组织机构演变、人事任免等文件材料；⑤表彰先进集体及先进个人文件。
1.2 基建档案

①新建、扩建、改建和技术改造等项目竣工图及竣工技术文件；②地上、地下、管网布置图；③电气线路布置图。
1.3 照片、录音录像、实物档案

①需要永久和定期30年保存的照片、实物、录音、录像档案；②本企业录制的企业新闻、电视台播出本企业的新闻报道；③上级颁发的奖状、奖牌、奖杯、锦旗等荣誉实物。
2 纸质档案数字化的方法及技术要求
2.1 管理、基建类档案数字化
2.1.1 前期准备。对拟数字化的档案进行目录数据著录、拆除装订和页面修整。目录数 据应采 取OCR识别方式，尽量减少手工录入量。破损严重的档案先进行技术修复，对褶皱不平的原 件进行压平或烫平处理。
2.1.2 扫描方式。根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。纸张状况较好 的双面档案应采用高速双面扫描方式，大于A4幅面的页面可采取双幅扫描、图像拼接的方式 。
2.1.3 扫描色彩模式。页面为黑白两色，且字迹清晰、不带插图的档案，可以采用黑白 二值模 式进行扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的 档案，可采用灰度模式扫描；页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的 档案，应采用彩色模式进行扫描。
2.1.4 扫描分辨率。扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、 不影响 图像的利用效果为准。工程图纸扫描分辨率应选择100dpi以上。交工技术文件、红头文件扫 描分辨率应选择100～200dpi。对字体很小、字迹密集不清的情况，可适当提高分辨率，或 采 用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的情况，应采用局部淡化技术处理。需要 时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否 清晰为准。
2.1.5 图像处理。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行质量检查，不符合要求的，应 重新进 行图像处理。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方 向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯，对影响图像质量的杂质进行去污处理， 包括局部去污（如黑点、黑线、黑框、黑边等）、整体去污（一次性去除页面上的污渍）； 对蓝图应进行消蓝处理。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像应进行拼接处理，合并 为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，采用彩色模式扫描的图像应进行裁边 处理，去除多余的白边以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

对经图像数据质量检查、纠偏、去污、拼接和裁边处理的图像进行校对，不符合要求的应重 新处理。
2.1.6 图像存储。采用黑白二值模式扫描的图像文件，用TIFF（G3）格式存储，压缩率 为15∶1 ，也可以用TIFF（G4）格式存储，压缩率为30∶1；采用灰度模式和彩色模式扫描的图像文 件，用JPEG格式存储，压缩率为15∶1。按一级类目、二级及以下分类顺序、文件分级建文 件夹存储，其中的每一份文件也需要单独创建文件夹。各层文件夹的命名由相应档案类别的 分类编码组成。
2.1.7 目录建库。对已有的档案目录各字段信息进行质量检查和修改，差错率应低于3‰ ；建立新目录时可采取OCR识别方式，但应严格校对，确保各字段信息准确。
2.1.8 数据挂接及客户端图像留存。目录数据库与图像数据库通过质检环节确认合格后 ，通过 网络及时加载到数据服务器端汇总。数字图像自动搜索对应的目录数据库，自动生成对应的 电子地址数字图像文件名，并建立起一一对应的关系。图像数据应在扫描客户端留存，并定 期刻制光盘保存。
2.1.9 数据验收。批量挂接的数据以抽检方式，单份挂接的数据以逐份检查方式，检查 已完成 数字化转换的所有数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质量。目录数据与图像 文件挂接错误或目录数据、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，应重新挂 接。
2.1.10 数据备份。目录数据库、原文图像库每季度在服务器或磁盘阵列异盘中备份一 次，每半 年光盘备份一次。阶段性目录数据和原文图像数据每星期在服务器或磁盘阵列中备份一次， 并留存半年。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，备份光盘应按《电子文件归档与 管理规范》进行编目和保管，以便查找和管理。备份数据也应进行检验，内容主要包括数据 能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
2.2 照片档案数字化
2.2.1 前期准备。对每张照片进行著录，编制好档号。
2.2.2 扫描方式。黑白照片采用灰度方式扫描，彩色照片采用彩色方式扫描。
2.2.3 扫描分辨率。对所扫描的照片，以常见5寸照片（12.5cm×8.5cm）为参照，统一 采用600 dpi分辨率。对于其他太大或太小的照片，扫描分辨率可作相应的调整。对于一些涉及重要 历史事件和人物的照片，其扫描分辨率可在以上分辨率基础上适当增加。底片扫描分辨率应 等于或＞1 500dpi。
2.2.4 图像处理。对曝光不足或曝光过度的照片和底片应采取增加或减少亮度等措施进 行补救处理，确保数字化加工后图像清晰。
2.2.5 图像存储。扫描后的照片以JPEG或TIFF格式存储，采用LZW无损压缩，存入统一的 照片数 据库。按一级类目、二级类目、文件分级建文件夹存储。各层文件夹的命名由相应档案类别 的分类编码组成。
3 录音、录像档案数字化的方法及技术要求
3.1 前期准备

对拟数字化的录音、录像档案进行文件级目录数据著录，确保数据正确。对 每盘录音、录像带应进行放听或播放，检查每个音频、视频文件的完整情况、音质清晰度和 图像清晰度情况，对音频、视频档案载体质量进行检查，并做好记录。
3.2 采编

音频文件的采样频率选用44.1KHZ作为声音采样标准，对于DVD中的声音选用48 KHZ。视频文件用非线性编辑机进行图像编辑。
3.3 音频视频存储

音频档案应选择WAV或MP3格式存储；视频档案选用MPEG-2格式存储，视 频档案数字化的数据传输率应不低于4MB/S。按一级类目、二级类目、文件分级建文件夹存 储。各层文件夹的命名由相应档案类别的分类编码组成。
3.4 工作环境

音频视频档案数字化时必须远离强磁场等外部干扰。
4 实物档案数字化的方法及技术要求
4.1 前期准备

对拟数字化的实物档案进行目录数据著录，并确保数据正确。对实物档案内 容和载体质量进行检查，有残缺的应进行修补，并做好记录。对载体进行全面彻底的卫生清 理，确保载体的清洁。设置拍照房间，应具备侧主光、底光、顶光、背光等柔性照明和背景 条件。
4.2 拍照质量要求

应采用数码照相机进行彩色拍照，拍照时要注意被拍摄物的图像要充满取景框。一 般拍摄时的图像质量可选择“标准”，图像尺寸可选择1 280×960；特殊需要制作大幅面照 片拍摄时的图像质量可选择“TIFF”或“精细”，图像尺寸可选择2 272×1 704或1 600×1  200。被拍摄物图像表面不能有反光面或反光点，拍摄的图像必须曝光正确、清晰。
4.3 图像存储

根据保存目的，选择TIFF或JPEG格式存储，一般选择JPEG格式，特殊需要制作大幅 面照片的选择TIFF格式。按一级类目、二级类目、文件分级建文件夹存储。各层文件夹的命 名由相应档案类别的分类编码组成。

库藏各类档案数字化是档案信息资源建设的重要内容，档案数字化工作的进程和质量直接影 响着一个单位档案信息化建设水平和档案信息资源的开发利用。积极探索、勇于实践档案数 字化的方法和技术要求，制定相关的技术标准和规范是每个档案工作人员的责任。

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