人身保险业务档案管理存在的问题与对策分析
(平安人寿保险股份有限公司 内蒙古分公司，内蒙古 呼和浩特 010020)
摘 要： 人身保险业务的快速发展，档案数量急剧增长，使档案管理的地位日益重要，但目 前各保险公司在档案管理存在一定的问题。文章从建立培训机制、考核机制、进行职称评定 ；业务档案的整理与归档；业务档案的保管四个方面提出了相应的对策。
关键词：人身保险；档案管理；保险业务
中图分类号：F840.62∶G270 文献标识码：A 文章 编号：1007—6921(2009)16—0046—01
随着我国人身保险业务的快速发展，人身保险业务档案数量急剧增长，档案管理在保 险公司经营活动中的地位日益重要。人身保险业务长期性、复杂性的特点，决定了业务档案 在管理上有别于一般文书档案。其管理水平的好坏，将直接关系公司的经营安全及被保险人 合法权益的保障。加强人身保险业务档案管理规范的工作已提到议事日程。
1 我国人身保险业务档案管理的现状
现阶段，我国各家保险公司在人身保险业务档案管理方面的要求良莠不齐。由于缺乏专业管 理方法和管理人员，许多公司在业务档案管理模式、管理技术选择等方面常常无所适从， 造成了不必要的浪费，近年来更是出现了个别基层公司业务档案残缺或丢失等问题。
与此同时，由于人身保险业务档案数量不断增加，公司用于业务档案管理方面的支出 已经成为一笔巨额的日常管理开支。如国内一家中型寿险公司，一年用于业务档案保管方面 的费用开支就达千万元以上。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值 或没有长久保存价值的资料也被长期保管，严重增加了经营成本。
2 人身保险业务档案管理存在的问题及对策
我国已于2007年6月6日，由国家档案局发布了《人身保险业务档案管理规范》。这对保险公 司 在人身险保险业务档案管理工作方面提供了国家标准与行业准则。对照规范要求，各保险公 司还存在一定的差距。
2.1 管理机构和档案管理人员
按照规范要求，为保证人身保险业务档案管理工作正常运作，各人身保险公司应设立专门档 案管理机构和岗位，配备熟悉人身保险业务和档案工作的专职管理人员。但是现在部分保险 公司并未设立专门档案管理机构与专职的档案管理人员且人员更换及其二频繁。即使已配备 专职人员，但在人员培训上基本上空白。档案管理人员在专业知识与技能方面程度不一，主 要靠自己在日常工作的摸索与经验。工作中存在很大的随意性。针对档案管理人员的现状， 对策如下：
建立培训机制，定期且分层级对档案管理人员进行培训。不仅使他们了解国家标准， 而且对本行业本机构随业务调整而不断变化的档案管理办法、档案管理技术方面进行学习与 应用。在行业内进行职称评定，确定生涯规划。建立考核机制，各保险可以分期分类别对档 案管理机构及人员建立考核制度，以确保档案管理人员加强工作责任心，真正的维护好作为 寿险业务活动过程产生真实记录，保存公司的宝贵财富。使档案管理工作人员逐步形成一支 专业、规范、科学的业务档案管理队伍。
2.2 业务档案的整理与归档
本次规范中对归档范围、纸质业务档案、电子文件的整理归档都有了明确的规定。但现在各 保险公司由于前期没有行业规范，都有自己的界定与处理方法，不能完全符合现规范的要求 。针对业务档案的整理与归档的现状，对策如下：
对新生成的业务档案直接采用现行的要求，不折不扣地去执行，以保证现在档案的整理与归 档符合行业的标准。对于档案的完整性设立追踪机制。对前期已归档的业务档案可采取整改 措施，投入人力与物力做一次彻底的清理工作，将历史问题全部解决，统一标准，为日后档 案管理的规范化与科学化奠定良好的基础。在重视纸质档案的同时，加强对电子文件的整理 与归档。对纸质档案进行影像扫描，使纸质档案与电子档案并存，更好地保护档案实体。
2.3 业务档案的保管
在规范中提到人身保险公司必须设置与本公司档案业务发展相适宜的档案库房。档案库房应 符合八防基本。现部分保险公司的档案库房面积严重不足，八防设施配置不到位。针对现状，对策如下：
为实现价值最大化，可对本机构自保管与委托第三方保管做出成本预算进行比较，采用最合 理的节约成本的方式，健全公司内控管理。降低公司运营成本。库房专人专管，保证档案的 安全与完整。
2.4 业务档案的利用
对业务档案的利用，规范中明确了查、借阅业务档案应办理相关手续，严格遵守登记和审批 制度，经过扫描后的优先查阅电子档案。现部分保险公司对档案的查阅利用不办理任何手续 ，随意进入库房。只借出原件的档案没有任何审批与监控功能。针对现
状，对策如下：
利用的登记与审批须形成制度，严格按制度执行。为保护档案原件、提高档案查阅效 率，只要有电子影像的优先查阅电子档案。对于没有扫描的，作为一项专门的项目完成历史 档案补扫描工作。对借出原件除复印留存外，确定归还期限及续借手续。对外保管的档案的 利用，制定相应的查阅流程与手续，设立专人负责与外保管方的联系。既要体现档案利用的 最终目的，也要最大限度地保证档案的完整。
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