浅谈如何加强网络财务内部控制制度
|
来源：网友投稿
(1.徐州市农机技术推广站；2.徐州市生物工程高等职业学校，江苏 徐州 221000)
摘 要：文章分析了网络财务内部控制中可能出现的问题，提出了一些加强网络财务内部控制的对策。
关键词：网络财务；内部控制；制度；对策研究
中图分类号：F062.5 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2008)02—0020—01
网络财务是以网络技术为手段，以资源共享、优化资源配置为目的，实现业务协同、动态管理、远程处理(远程报表、报账、审计、财务监控、在线办公、在线管理)、移动办公、网上理财、信息服务等功能于一体的一种现代化财务管理新模式。网络财务具有的实时化、透明化、程序化和规范化等特点为实现有效的财务监管提供了条件，但同时也给财务内部控制制度带来了新的问题和挑战。
1 网络财务内部控制中出现的新问题
1.1 财务信息过分依赖于原始数据输入的准确性
无论公司采用金字塔形管理模式还是采用
扁平化管理模式，在网络财务中，计算机是在程序的控制之下对输入的原始数据进行加工处理的，财务数据是存储于磁性介质上的。所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行，所以，一旦原始数据在审核时出现疏漏，或是在输入中发生错误，因为计算机无法识别，以后的工作也只会将错就错。这一弱点，使得在保证会计信息真实性、完整性和准确性等方面加大了风险。
1.2 操作人员权限的变化和计算机操作的便捷性带来的安全问题
在网络财务管理中，核算型财务向管理型财务转化，财务人员在职能划分和业务权限上也将发生很大的变化，能否在高科技面前真正做到不相容职务分离等要求值得关注。由于利用计算机进行舞弊比手工操作下隐蔽性高、防范困难，在这种情况下，如果控制措施不完善，就有可能使某些道德水准低下的操作人员轻易地、不留痕迹地对所使用的程序和数据进行修改，操纵会计运算的结果，从而加大了出现错误和恶意舞弊的财务风险。
1.3 财务档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险
传统财务中的原始凭证因笔迹各异具有可辨认性，因多联复写具有相互牵制性，难以非法修改。而网络财务将实现“无纸化”办公，电磁化的财务信息代替了纸质凭证、账簿和报表，这些磁性介质上的信息不再是肉眼所能直接识别的，对电子数据的修改可以不留任何痕迹，使数据原件的真实性难以保证，从而为虚假财务信息的产生提供了机会，也使审计轨迹较为模糊、隐蔽，给审计带来困难。
1.4 财务软件带来的问题
当前的财务软件功能主要是核算，而预测、决策、控制和分析等管理功能不强。此外，现行的财务软件还存在着会计信息资源不能共享的问题，如工资核算系统无法直接利用人事劳资管理系统数据，材料核算不能和物资部门的数据共享，从而不能适应网络财务的发展要求。
2 加强网络财务内部控制制度的对策性研究
2.1 加强组织与管理控制
一方面要探索和改革适合网络财务的企业组织结构和财务管理模式，笔者认为信息技术下比较适合的企业组织结构是扁平化管理结构，即要减少管理层次。比较适合的财务管理模式则是加大母公司财务部门对子公司财务工作的管理，实行母公司远程集中核算。另一方面要采取一些加强财务部门内部组织和管理控制的手段，如使系统管理岗位和审核岗位的分离，系统管理岗位主要负责系统的软硬件管理工作，从技术上保证系统的正常运行；审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。
2.2 提高数据的应用控制
使财务软件具备对数据的输入控制、处理控制和输出控制。输入控制，即财务人员输入的数据只有经过复核人员的检验才能登记入账，保证经批准的业务数据没有丢失、遗漏、也没有增加、重复或者被作了不恰当的修改。处理控制，即对网络财务管理系统进行的内部数据处理活动的控制措施，其中最重要的是修改痕迹控制，即对已入账的凭证，系统只能提供留有痕迹的更改控制功能，对已结账的凭证与账簿以及计算机内账簿生成的报表数据，系统不提供更改功能等。输出控制即在打印虽出各种报告、报表或其他有关资料时，要保证输出资料的准确、可靠，并能按要求及时送到指定的人手中，而未经批准的人不能接触系统的输出资料。
2.3 增强内部控制方法与财务软件的集成
按照系统论的方法，将内部控制集成在财务软件中以确保财务信息的安全性和真实性，比如“不相容职务相互分离”控制方法与软件的集成。将系统的权限分成功能权限和对象权限，功能权限即用户进入系统功能后，用户所在的岗位只能使用系统主菜单中限定的功能；对象权限即用户进入系统后，用户所在的岗位只能处理系统中与其岗位相关的业务类型。这样以强制的方式使得不相容职务相互分离，强化财务管理内部控制。此外还有“预算控制”等方法与软件的集成。
2.4 搞好“零时差”、“零距离”的财务监控
主要包括：强化对业务部门的财务监控，通过在财务和业务部门间建立互通互动的实时数据链，实现财务与业务部门的互通、互联、互操作，消除财务部门与业务部门业务运作上的时间有效期，以有效地加强部门财务监控；强化对子公司的随机监控，母公司财务部门间通过自动接收或发送财务报表、文件、资料等，实施对子公司财务监控，随时调阅和检查所供单位的账目和原始数据，加强对子公司的财务监控。
2.5 建立健全财务档案管理制度
网络财务对财务档案管理提出了更高的要求，需要建立存储介质、存储格式、定期检查、定期复制、浏览查阅、到期注销等标准化管理制度，如备份时要采用软盘、硬盘、移动存储产品、光盘等存储介质多样化方式。
此外，还应加强网络财务的内部审计。在搞好内部控制制度建设的同时，完善审计制度，强化审计监督职能，应在财务软件上专门为审计部门设有接口，审计部门可通过审计软件对财务管理情况进行动态、全程的在线审计，变事后监督为事前预防。
严格的内部控制制度是网络财务信息真实可靠的保证。实践表明，计算机本身处理出错的几率很小，但人为造成出错和舞弊的现象却较多，而且一旦出现问题，损失巨大。因此，探索有效的内部控制制度，切实做到确保财务数据的可行性和真实性，是采用网络财务的内在要求，是提高企业财务管理效率的重要途径。
摘 要：文章分析了网络财务内部控制中可能出现的问题，提出了一些加强网络财务内部控制的对策。
关键词：网络财务；内部控制；制度；对策研究
中图分类号：F062.5 文献标识码：A 文章编号：1007—6921(2008)02—0020—01
网络财务是以网络技术为手段，以资源共享、优化资源配置为目的，实现业务协同、动态管理、远程处理(远程报表、报账、审计、财务监控、在线办公、在线管理)、移动办公、网上理财、信息服务等功能于一体的一种现代化财务管理新模式。网络财务具有的实时化、透明化、程序化和规范化等特点为实现有效的财务监管提供了条件，但同时也给财务内部控制制度带来了新的问题和挑战。
1 网络财务内部控制中出现的新问题
1.1 财务信息过分依赖于原始数据输入的准确性
无论公司采用金字塔形管理模式还是采用
扁平化管理模式，在网络财务中，计算机是在程序的控制之下对输入的原始数据进行加工处理的，财务数据是存储于磁性介质上的。所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行，所以，一旦原始数据在审核时出现疏漏，或是在输入中发生错误，因为计算机无法识别，以后的工作也只会将错就错。这一弱点，使得在保证会计信息真实性、完整性和准确性等方面加大了风险。
1.2 操作人员权限的变化和计算机操作的便捷性带来的安全问题
在网络财务管理中，核算型财务向管理型财务转化，财务人员在职能划分和业务权限上也将发生很大的变化，能否在高科技面前真正做到不相容职务分离等要求值得关注。由于利用计算机进行舞弊比手工操作下隐蔽性高、防范困难，在这种情况下，如果控制措施不完善，就有可能使某些道德水准低下的操作人员轻易地、不留痕迹地对所使用的程序和数据进行修改，操纵会计运算的结果，从而加大了出现错误和恶意舞弊的财务风险。
1.3 财务档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险
传统财务中的原始凭证因笔迹各异具有可辨认性，因多联复写具有相互牵制性，难以非法修改。而网络财务将实现“无纸化”办公，电磁化的财务信息代替了纸质凭证、账簿和报表，这些磁性介质上的信息不再是肉眼所能直接识别的，对电子数据的修改可以不留任何痕迹，使数据原件的真实性难以保证，从而为虚假财务信息的产生提供了机会，也使审计轨迹较为模糊、隐蔽，给审计带来困难。
1.4 财务软件带来的问题
当前的财务软件功能主要是核算，而预测、决策、控制和分析等管理功能不强。此外，现行的财务软件还存在着会计信息资源不能共享的问题，如工资核算系统无法直接利用人事劳资管理系统数据，材料核算不能和物资部门的数据共享，从而不能适应网络财务的发展要求。
2 加强网络财务内部控制制度的对策性研究
2.1 加强组织与管理控制
一方面要探索和改革适合网络财务的企业组织结构和财务管理模式，笔者认为信息技术下比较适合的企业组织结构是扁平化管理结构，即要减少管理层次。比较适合的财务管理模式则是加大母公司财务部门对子公司财务工作的管理，实行母公司远程集中核算。另一方面要采取一些加强财务部门内部组织和管理控制的手段，如使系统管理岗位和审核岗位的分离，系统管理岗位主要负责系统的软硬件管理工作，从技术上保证系统的正常运行；审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。
2.2 提高数据的应用控制
使财务软件具备对数据的输入控制、处理控制和输出控制。输入控制，即财务人员输入的数据只有经过复核人员的检验才能登记入账，保证经批准的业务数据没有丢失、遗漏、也没有增加、重复或者被作了不恰当的修改。处理控制，即对网络财务管理系统进行的内部数据处理活动的控制措施，其中最重要的是修改痕迹控制，即对已入账的凭证，系统只能提供留有痕迹的更改控制功能，对已结账的凭证与账簿以及计算机内账簿生成的报表数据，系统不提供更改功能等。输出控制即在打印虽出各种报告、报表或其他有关资料时，要保证输出资料的准确、可靠，并能按要求及时送到指定的人手中，而未经批准的人不能接触系统的输出资料。
2.3 增强内部控制方法与财务软件的集成
按照系统论的方法，将内部控制集成在财务软件中以确保财务信息的安全性和真实性，比如“不相容职务相互分离”控制方法与软件的集成。将系统的权限分成功能权限和对象权限，功能权限即用户进入系统功能后，用户所在的岗位只能使用系统主菜单中限定的功能；对象权限即用户进入系统后，用户所在的岗位只能处理系统中与其岗位相关的业务类型。这样以强制的方式使得不相容职务相互分离，强化财务管理内部控制。此外还有“预算控制”等方法与软件的集成。
2.4 搞好“零时差”、“零距离”的财务监控
主要包括：强化对业务部门的财务监控，通过在财务和业务部门间建立互通互动的实时数据链，实现财务与业务部门的互通、互联、互操作，消除财务部门与业务部门业务运作上的时间有效期，以有效地加强部门财务监控；强化对子公司的随机监控，母公司财务部门间通过自动接收或发送财务报表、文件、资料等，实施对子公司财务监控，随时调阅和检查所供单位的账目和原始数据，加强对子公司的财务监控。
2.5 建立健全财务档案管理制度
网络财务对财务档案管理提出了更高的要求，需要建立存储介质、存储格式、定期检查、定期复制、浏览查阅、到期注销等标准化管理制度，如备份时要采用软盘、硬盘、移动存储产品、光盘等存储介质多样化方式。
此外，还应加强网络财务的内部审计。在搞好内部控制制度建设的同时，完善审计制度，强化审计监督职能，应在财务软件上专门为审计部门设有接口，审计部门可通过审计软件对财务管理情况进行动态、全程的在线审计，变事后监督为事前预防。
严格的内部控制制度是网络财务信息真实可靠的保证。实践表明，计算机本身处理出错的几率很小，但人为造成出错和舞弊的现象却较多，而且一旦出现问题，损失巨大。因此，探索有效的内部控制制度，切实做到确保财务数据的可行性和真实性，是采用网络财务的内在要求，是提高企业财务管理效率的重要途径。
下一篇：管理会计在我国发展的探讨