信息化建设提升专卖内部监督管理水平

内部监管信息化建设是提高内管工作质量的科学载体。也是内管工作方法创新的努力方向。在近年来开展的内部监督管理工作中，运用信息化的检查方式对烟草专卖品生产、经营领域的各个环节进行监管能起到较强的约束力，同时也能达到较好的监管效果。本文就如何加强烟草专卖内部监管信息化建设进行了初步探讨。

　　目前，烟草行业正处于重要的调整时期，国家局从行业改革与发展的战略高度出发，指出了全面加强行业内部管理监督工作的重要性和紧迫性。专卖内部管理监督是对“两烟”生产经营行为进行监管，是内部管理监督的关键。自2005年以来，经过行业坚持不懈的努力，专卖管理监督工作取得了明显的进展。为了巩固监管成效，进一步建立和完善有效防范的长效机制，我们应将“预防”作为监管的目的，加强事前监控，从创新监管手段着手，开展内部监督管理信息化建设，实时对“两烟”生产经营行为进行监督和管理，使专卖内部监管工作逐步从“制度化”向“信息化”、“实效化”过渡。

　　内部监管信息化建设的积极意义

　　2008年，上海市烟草专卖局对专卖内管工作提出了“长效机制信息化”的指导意见，这既顺应了新形势下时代发展、行业发展的迫切需要，又为进一步深化内部监督管理工作明确了努力方向。

　　1、内部监管信息化建设的基本概念

　　烟草专卖内部监管信息化建设就是要通过构筑一个信息化平台，将制度体系移植到信息管理系统中，对各项业务管理事项、工作流程、职能权限按照要求加以规范化，并进行即时监管。换句话说，就是通过一定的信息技术手段，将业务经营部门的信息系统与专卖内部管理监督体系进行无缝对接，使内管人员能够对卷烟经营行为实施实时监督与控制。

　　2、内部监管信息化建设的积极意义

　　内部管理监督信息化建设是在制度化建设基础上提出的一种新颖的监管手段，是通过对日常经营活动的直观反映所展开的即时监管手段，可以说是监管手段的创新与延伸，是对建立健全专卖内管长效机制的一种有益探索。如何构建快速、准确、系统、安全的专卖内部管理监督信息网络，实现信息共享，加强内部监督管理力度，规范经营管理行为，对提高内管工作质量具有十分重要的积极意义。

　　(1)有利于提高内部监督管理工作的时效性。由于系统数据的滚动更新，通过查阅系统，专卖内管人员一方面可以在第一时间内获取最真实的经营数据和情况，在第一时间发现流通领域内所存在的一些问题，从而有助于制定和落实具有针对性的监管措施。另一方面，可以通过在线检查、在线跟踪等监督手段，保证管理和监督同步开展。

　　(2)有利于提高内部监督管理的规范性。通过将制度、流程固化到信息系统中，不仅可以在信息平台上对企业经营管理行为进行自动控制，降低监管成本，突出流程规范，发现异常立即提出质询，下达整改通知。而且，电子数据相对于纸质数据而言，不存在传输延时问题，易于痕迹管理，便于追溯审批处理信息，核实和追究管理责任，避免人情干扰，减少人为影响，还可以提高对卷烟经营管理的信息采集和分析能力，逐步实现专卖内管的事前预防、事中发现、事后整改的全过程监管，发挥内管的实效性。

　　(3)有利于提高内部监督管理的透明性。各审批手续通过网络的流转，不仅公开透明、清晰可见，而且在被监管对象之间也形成了一种相互制约、相互监督的关系，可以最大限度地保证内部监管工作的透明、公平与公正。

　　因此，我们要认清形势，积极领会开展内部监督管理信息化建设的深远意义，分析和研究目前行业内信息化建设的基本现状，寻找对策，探索出一条既便于操作又实用高效的内部监管信息化建设之路。

　　内部监管信息化建设的基本现状和存在问题

　　上海市烟草专卖局、(集团)公司在经营领域主要涉及的信息系统大致可以分为两类(见图1)。第一类是以办公事务管理为主的信息系统，用于各类文件、通知等电子文书的传递，如：www.info.ygs企业信息管理系统(见图2)。第二类是以经营业务管理为主的信息系统，根据不同职责、不同职级设置不同的操作权限进行不同程度的审核和运行，如：http://130.130.130.116:8060/regieAPP/上海市烟草专卖管理信息系统(见图3)；三级批系统(见图4)；POS机系统(见图5)。第二类系统是开展内部监督管理工作信息化建设的基础平台，它能够真实、客观地反映卷烟经营管理的相关情况。

　　通过对这类信息系统的有效运用，不仅可以及时掌握卷烟流通的动态信息，发现过程中可能存在的问题或隐患，还可以通过资源整合，提高监管工作效率。

　　现阶段常规的内管检查一般是以监管对象事先准备的纸质材料为主要内容，忽略了信息化手段对工作流程的监督、控制和指导作用。从总体上看，信息系统的使用率不高，内部监管信息化建设仍处于起步阶段。究其原因，可归纳为四个因素：

　　1、思想认识不到位。不少专卖内管人员思想上不够重视，内管人员在检查时仍然习惯延用经营部门预先制定的纸质报表、台帐进行检查，而鲜有采用信息化手段进行在线查询的意识，没有意识到纸质材料的可替代性和电子材料的不可替代性，缺乏对专卖管理信息化建设有益于提升专卖管理水平和健全专卖管理网络的认识。

　　2、基础网络不健全。目前各领域的信息系统自成体系，缺少统筹规划，应用和服务范围较窄，统计口径不一致，很难进行无缝对接，对完全监管卷烟流转的过程带来了一定的难度。如：专卖部门日常使用的业务系统是通过对特定网页的访问来完成，而营销部门则是通过使用应用程序来完成，两者采用了不同的信息技术开发和应用手段。

　　3、硬件设施不完善。鉴于营销和专卖部门分工不同、职能不同，各自安装的客户信息端软件也不同。而专卖内管科需要对整个流转的过程进行内控和监管，却因没有统一安装营销部门的诸如三级批系统、POS机系统等业务类的信息软件和端口，缺少了对卷烟经营管理进行实时监控的硬件条件。

　　4、信息化水平不过硬。由于监管者本身计算机应用能力和操作水平受限，不能准确、有效地操作各类信息资源和信息系统，因此无法及时掌握和监管卷烟经营管理中的动态情况。

　　内部监管信息化建设的基本思路

　　1、加强宣传力度，提高对内管信息化建设的认识。

　　提高思想认识是开展烟草专卖内部监管信息化建设的基本前提，加强专卖内管人员对数字信息化管理网络的认识，是推进内管信息化建设所要走出的第一步。

　　可以从提高“两个层面”的认识着手：一是领导层。作为内管工作的主要负责人，首先应该肯定内管信息化建设的深刻意义和深远影响，反复强调开展信息化建设的重要性、必要性和紧迫性，把信息化建设工作摆上议事日程，为今后的顺利推进营造一种有利的舆论氛围。二是执行层。作为内管工作的具体落实人，应该及时领会和贯彻各项工作要求，转变“轻电脑系统查询，重纸质台帐检查”的观念，充分认识到内部监管信息化建设既是实现业务流程整合，资源共享的重要手段，也是强化内部监督管理工作制度化、程序化、规范化建设的一种需要。同时，要将认识逐步转化成实际行动，改变工作习惯，打破固有的工作模式，提高计算机操作的应用本领，加强信息技术在专卖内部监督管理中的实际运用。

　　2、成立课题小组，统筹规划内部监管信息系统。

　　内部监管信息系统是一个牵涉到卷烟批发、零售等各环节的综合性系统，因此，要成立一个专业的课题调研小组，其成员应来自专卖、营销、零售等不同工作领域，更应有专门从事软件开发、流程再造的工作人员。从建立有效的长效管理机制的角度出发，充分利用现有的系统资源，博采各家之长，打破条块分割，对内管中涉及的各个部门的操作系统作统筹规划，构筑内部监督管理信息化框架，建立统一的操作平台，统一的运行网络，统一的操作标准，统一的数据库。

　　统筹规划应注重三个原则：一是分步实施原则。信息化建设应先将原有的系统、程序进行调整和修正，避免重复建设，然后再开发新需求的系统，突出重点，稳步推进，逐步纳入到整个系统网络中。二是安全可控原则。信息系统的建设必须将风险控制放在第一位，建立和完善信息安全监控系统，提高对网络攻击、病毒入侵、网络密码失窃的防范能力，做好数据备份，确保信息网络、业务系统和数据资源的安全可控。三是实用高效原则。信息化建设要紧密结合监管职责的实际需要，从资源共享、网络互通的角度出发，建设经济实用的内部监管信息系统，走低成本、高效益，低投入、高产出的信息化发展道路。

　　3、落实硬件软件，确保信息化工作及时有效开展。

　　硬件和软件的及时到位是开展内部监管信息化建设的重要保障。所谓硬件，就是方便、快捷地开展即时监管所依靠的运行系统、接通信息网络的设施设备等。所谓软件，就是需要配备有一定计算机应用能力和经营业务知识的专职内管人员。

　　在具体实施中，要在专卖办公场所接通营销部门操作系统的信息端口并可正常使用。这需要同级经营企业的大力支持和配合，尤其在信息系统建设初期，同级经营企业应该理解和支持专卖内部监督管理信息化建设工作的开展，开放自己的系统端口，配合接受在线监督和检查。其次，专卖内管人员不仅应该具备丰富的业务知识，还应基本具备使用计算机对业务经营系统进行查询和监督的能力以及克服系统界面和操作程序不统一等诸多困难的决心和毅力。只有在同时具备了软、硬件的基础上，信息化建设工作才能有的放矢地开展。

　　4、强化组织实施，加强网上日常监管的力度。

　　在资源整合后，首先应对已有的信息系统模块进行试运行。第一，要保证各相关业务流程衔接环环相扣，譬如，如果要从系统中调阅营销部门每周的货源分配方案，不仅需要从其制定的依据开始，逐步检查其制定、审核、批准的各项手续，还要从系统中监督分配方案的执行情况，是否按照分配方案的要求对零售终端进行实际配货。第二，要保证各流程内容及时录入信息系统，譬如，营销部门是否每周按时将货源分配方案输入系统，零售终端是否及时真实地将每天的经营状况传达至系统后台等。这些数据的完整和更新，是开展信息化监管最基本的条件。

　　其次，各条线应采取分级负责制，从硬件设施、运行维护等方面入手，做好系统的运行、维护和管理工作。通过信息化管理手段，逐步建立和完善信息共享机制，使网上日常监管真正起到实时监管、有效管控的作用，强化营运过程的在线监测、预警和控制，最大化地发挥烟草专卖管理信息软件的功能，将网上监管和实地核查有机结合，确保内管工作不留死角。

　　5、开展系统培训，提升信息化应用水平。

　　要积极组织烟草专卖内部监管信息系统的定期或不定期的培训，通过多种形式的学习培训，使专卖内管人员对信息系统有一定的认知程度和操作能力，提升对内管信息系统的综合运用水平。

　　培训内容应包含两个方面：一方面要包括对信息系统本身的使用和操作，努力提高专卖内管人员对系统的熟练运用能力，熟悉每一个操作程序和操作步骤，促进内管人员对信息系统从“基本掌握”到“完全掌握”的提升。另一方面，要提高专卖内管人员发现问题的能力，通过剖析经营业务流程，学会数据分析，能够从数据中挖掘潜在隐患，实现事前预防，提高对信息系统“完全掌握”的含金量。

　　6、制定考核措施，形成信息化建设长效机制。

　　有效的考核机制是确保专卖内管信息化建设持续、深入推进的重要手段。在考核中应将监管方和被监管方一并纳入考核体系，作为考核对象，考核内容则应采集专卖、营销、信息技术等部门的共同意见，并制定识别性、可操作性强的考核标准和考核方法。如：监管方有没有充分使用系统平台开展内部监督管理，设立系统的使用频率和使用情况、经营信息分析能力、问题的捕捉能力等指标；被监管方有没有将数据录入信息系统，设立数据录入的准确性、问题的整改情况、配合开展内部监督管理的态度等指标。通过考核和跟进，才能真正建立起内管信息化长效机制，确保信息系统发挥最大功效。

　　结束语

　　目前，专卖内部监督管理信息化工作尚处于探索阶段，其中还有许多问题亟待解决，需要投入相当多的精力去研究、分析、规划、组织和实施。只有通过正确认识和理解开展信息化建设的积极意义，扎实推进烟草专卖内部监督管理信息化建设，才能逐步形成一套科学、即时、高效的内部监管信息化体系，最终达到以信息化的便捷手段提升专卖内部监督管理水平的目的。

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