论档案的现代化管理

    档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，档案学是一门社会科学。社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案对社会的发展具有某种或多种积极的甚至不可缺少的作用。随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，如何搞好档案的现代化管理已显得迫在眉睫。

    1、更新思想观念，适应社会的发展

    更新观念首先要从提高档案工作者的社会意识开始，进而提高整个社会的档案意识，因为只有得到社会的支持和关注，才能有利于档案工作的开展，有利于档案事业地位的提高。

    要提高整个社会的档案意识，档案工作者自身是关键。首先要求档案工作者树立起社会意识。档案工作者由于长期处于封闭、半封闭的工作环境，虽普遍具有勤勤恳恳不怕苦、不怕累、不求名利、默默奉献的敬业精神，但不少人观念陈旧、思想保守、与社会接触不多、社会活动能力和社会协调能力较弱。

    近年来，档案部门人才流失现象比较严重。改变这些现象，一是要改变档案工作长期无声无息的封闭局面，面向社会，积极参与社会活动，加强协调能力，为档案工作的开展创造良好的社会环境，为整个社会服务；二是要废除旧的用人机制，提高工作人员的积极性，把档案的作用充分发挥出来，千方百计扩大服务领域，只有这样才能打开档案工作的新局面，带动档案事业的全面发展；三是强化训练，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，培养和选拔优秀人才，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。这是提高我国档案工作水平的一项带有战略性的措施。只有这样才能提高档案工作者的社会意识，更好地为档案工作服务。

    2、加大档案现代化管理的投入

    制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平。

    首先，应投入大量的精力关心和支持这一事业，没有资金，应想方设法创造条件投入资金；没有设备，应千方百计配备先进设备；没有管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入本单位工作计划，列入本单位重要达标的内容进行考核。

    其次，各级领导，尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，每年至少要研究一两次档案工作的重大事项、重要问题，定期听取档案工作汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。

    再次，要有宏观指导的总体思路，实现发展战略上的创新，微观动作上管理内涵和技术手段的创新，这对档案事业无疑具有重要意义。

    3、提高档案工作者的总体素质

    建设一支高素质的档案队伍，奠定档案事业长足进步、持续发展的根基。不能否认这支队伍文化层次参差不齐、专、兼职队伍不稳定的现状。要建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的档案干部队伍。引入竞争机制，实行择优上岗，做到惟才是举，惟贤是选，惟强是用。

    档案人才是知识管理人才，信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。当前，档案现代化管理的主要内容和核心，就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。电子计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。一些专家认为：计算机的产生和应用，就好像纸张的发明一样，其对人类科学文化的发展产生巨大的推动作用，机读文件在文件载体形式中所占的比重将会越来越大，虽然不会完全取代纸张，但纸质文件必然会越来越少，电子文件也越来越广泛地被认识和使用，成为势不可挡的历史潮流。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段——档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。

    学习档案计算机管理的知识和技能，首先要了解档案计算机管理必须具备的一定条件：一是实现科学管理；二是要掌握与档案信息处理有关的标准化知识，掌握档案计算机管理应用方式：既档案自动编目和自动检索，档案自动（原文）存储与检索；档案业务工作辅助管理；档案自动标引；档案资料的自动编辑、文档一体化自动管理；档案保管环境的自动控制；字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理。

    4、加快档案管理的现代化进程

    档案工作被看成是一项知识管理工作。知识管理是信息管理的延伸和发展。知识不是一般的信息，而是能在信息运用中改进人的行为的特殊信息。知识管理要求把信息与信息、信息与活动、信息与人连接起来，实现知识的共享和社会化。把档案管理从信息管理看成知识管理，这是认识的又一深化，无疑也提升了档案工作的社会地位。

    信息化是新世纪档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快档案的现代化管理进程。

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