提升计算机辅助电话访问质量调研报告

CATI调查是访问员通过CATI直接向被访者了解和登记有关信息的统计调查方式。随着电话普及率提高，CATI调查具有信息反馈快、费用低、辐射范围广，灵活方便，互动效果明显，调查质量较高等优势，使其在各类抽样调查中广泛采用。仅仅从理论上讲，计算机辅助电话调查涉及到统计学、心理学、经济学、语言学以及社会行为学等，实践工作对访问员的专业素质要求较高，不仅要求访员要掌握计算机应用能力，明确调查内容、目的，更要求其有较高的沟通能力和应变能力，并根据被访者的心理状况、行为方式及个性化特征，争取“第一时间”将被访者吸引住并配合回答，这样才能顺利地开展调查。从这个角度讲，访员除了在调查前做好充分准备外，在调查实施过程中，更要注意把握技巧，确保数据的有效性和准确性。作为架构政府和百姓之间的沟通桥梁――社情民意调查，如何借助CATI调查这一平台，倾听群众心声，“收集民情，反映民意，服务决策”使政府工作更好地反映民生、民意、民愿，关键在于访问质量。本人通过对以往抽样调查工作的观察与思考，结合CATI调查的特点，对CATI调查过程中的访问技巧方面谈点粗浅认识，以期能对有关工作提供参考。
一、计算机辅助电话访问调查的主要工作流程
CATI是Computer aided Telephone Interview的缩写形式，即计算机辅助电话访问，它是由电话、计算机、访问员三种资源组成一体的访问系统。其主要工作原理是利用计算机来导入已设计好的问卷，选取一定的受访者样本，进入CATI系统后，电脑屏幕上会出现访问的主画面，包括问卷中各题的访问状况、访问题目及各种视窗，访问员坐在CRT终端（与总控计算机相连的带屏幕和键盘的终端设备）前面，CRT代替了问卷、答案纸和笔，头戴小型耳机式电话，通过计算机拨打所需的号码，电话接通之后，访问员就对被访者读出CRT屏幕上显示出的问题并直接将受访者的回答（用号码表示）用键盘记入，以搜集调查资料，现场有督导员实施质量监控。由于CATI调查不存在交通费、礼品费等，因而节约了调查成本（不过拒访率也随之上升）；当然CATI调查也有一定的局限性，如调查时间不能过长，不能提过于复杂的问题，对挂断电话的拒访者很难做工作等。如果访员不严格按设计好的方案与要求实施规范化访问，调查误差就难以控制，从而影响调查的真实性、准确性。

 

　　根据CATI调查工作流程可将访问大体分为四个阶段，即访问前的准备（心理、业务）、访问实施（询问、引导、追问）、记录和整理，结束访问，现就这四个阶段的访问技巧进行逐一探讨。

 

　　二、调查前准备阶段的访问技巧

 

　　首先是心理准备。正确认识调查目的、意义和重要性，树立信心，以平和的态度去访问，让被访者感到你是在和他谈心。由于访问员通常都是作为“陌生人”的身份接触被访者，从陌生人口中挖掘信息。且访问抽中的是不同阶层、不同年龄的被访者，他们并没有作好被访问的准备，一般人突然接到不速之客的电话，会产生防备心理，访员完全有可能遇到拒访或生硬，或狐疑、推辞甚至苛责等态度不一而足。往往会根据访员的声调、口音、性格、年龄等来决定合作与否。特别在样本量大的情况，对同一内容的问卷持续访问时间过长（重复访问）容易感到单调和厌烦和产生急躁情绪等等，对此，访问员要有充分思想准备。

 

　　其次是调查工作的计划安排。根据样本情况及调查进度要求，作好充分准备，提前规划，以备不测。一是时间安排，根据工作总体要求，制定调查时间进度表，并且根据被访者的特点和作息时间，合理安排调查时间。二是分区域准备，按屏幕上所显示的电话号码，了解该调查区域内民众的语言习惯及生活习性，力争做到“到什么山上唱什么歌”。

 

　　其次是业务准备。明确每次访谈核心内容，你想通过此次电话访问达到什么效果要心中有底，力求发问的最佳效果。

 

　　（1）方案设计是关键。由于CATI访问的时间较短，要求访问员提问时自由发挥的空间较小，因此在进行CATI问卷设计时，我们需要尽可能将访问员提问的语言全面地放进问卷中来，使访问员在访问过程中只需要对照问卷读出相应语言就可以完成访问，从而避免了由于访问员自由发挥而导致调查结果失真的情况。设计方案尤如编写剧本，而访问员尤如演员，访问技巧就如同演员的演技。好的剧本是成功的前提，好的的演员是成功的保障，两者相辅相成，缺一不可。（2）学习和理解各项指标的含义和访问要求。（3）将访问中所要了解的问题串联成一条线，以便上下联贯，综合把握。总体上要问清哪些事，要想好顺序，先问什么，后问什么。（4）熟悉调查方案，调查方案中涉及的主要概念、指标解释，对有可能出现的意外情况及迥然不同的答案有所准备。

 

　　再是要有高度的敬业精神，保持立场中立。访问员的座右铭应该是：“寻找事物的本来面目，说出事物的本来面目”。民意调查的原则是遵循科学性与客观性。访问员需要始终保持立场中立，不卑不亢，独立、客观、公正开展，不能出现任何诱导受访者回答的信号和语言，不允许带有任何个人主观的意愿或偏见。以免影响调查结果。与此同时，高质量的工作效果，来自专业的职业态度和责任感，访谈阶段要加强责任意识。做好访问前的准备工作，是访问成败的关键。

 

　　三、调查实施阶段的访问技巧

 

　　如前所述，CATI调查难度较高。所以访问员调查时要讲究方式方法，并掌握和运用一定的访问技巧，结合实际随机应变，在遵守有关调查制度规定和要求的同时，可使调查工作达到事半功倍的效果。一般来说，被访者有不愿接受不速之客来电、来访及隐私保护等方面的顾虑，被访者出于各种考虑，不愿意或未能真实地反映有关调查信息，特别是针对城市居民进行访问时，有时访问员需要接触很多样本才能找到愿意接受访问的样本，因此访问的拒访率相对较高。以下是访问员在调查中应注意和使用的技巧。

 

　　（一）借助声音的感染力，给被访者以良好的“声音第一印象”。沟通首先要建立信任关系，获得合作。众所周知，沟通三要素：肢体语言、语音语调、词汇，当彼此之间看不见时，缺乏肢体语言等辅助表达工具，说话者的语音、语调占说话可信度的80%以上。因此声音的感染力非常重要。调查中访问员通过一根细长的电话线与陌生人互动，访员的语速、声调、语气表情、询问方式都会影响到调查的进行。因此，同被访者接触时的“声音第一印象”十分重要。咬字要清晰、语调要柔和、音量要适中、感情要亲切、心境要平和，友善又礼貌，使被访者放心地接受访问。

 

　　（二）借助亲和力，开启第一道“关卡”。好的开场白是：简明扼要、意图明确、重点突出、亲和力强。因此问候语是一道“关卡”，访问员对此不可忽视。多使用恭敬的称谓，多使用感谢的话语，将使整个访问在和谐愉快的氛围中展开。“您好！我是某某民调中心调查的访问员，我们正在进行某某调查。根据调查工作的要求，贵户（您或您的家庭）被抽中，现需要占用您一点时间，向您了解有关问题的看法，您提供的资料我们都将严格保密，请您配合一下好吗？”开场白即表明调查者的身份，对被访者来讲，不仅意味着访问是可信的，而且也使被访者认识到调查是政府行为，而不是推销产品等可随意拒绝的调查。同时也说明调查的性质和大致内容，会占用多长时间、对资料保密规定及表示希望得到支持等，尽力解除其思想顾虑，让其放松打破僵局。

 

　　（三）“坦诚以待，解除顾虑”奏响访问的前奏曲。被访者因为对调查工作或统计调查机构不了解；或是对调查中涉及秘密或隐私心存疑虑；或是访问的时间选择不当等而拒访。访问员要确定拒绝或不情愿的原因并加以化解克服。不轻易放弃访问机会，如果受访者的时间有冲突，不便接受访问，访问员可以另约时间而不轻易放弃，这样既可减少受访者遴选的难度，也可减少抽样误差。如：（1）为什么要调查我？调查是随机抽选的。（2）“我现正忙着呢？”如果被访者真的正在忙着事情，不能立即接受访问，访问员可向被访者建议，“您这会儿忙，那晚上几点行吗.我很愿意晚上几点再来电。”与此同时，调查人员也可进一步解释调查目的和意义，说明接受访问的重要性；如果被访者实在不情愿参与访问，访问员仍应礼貌地说：“谢谢，打扰了”，这对我们的民调机构公众形象而言是很重要的。（3）你们可信吗？如果被访者是因为对此次调查工作的可信度有怀疑，不妨给一定的时间进入话题，你可以向被访者进一步交谈帮助被访者解除疑惑，打消顾虑，有时向被访者做出保密承诺也是很重要的。（4）谁将看到我的资料？如果被访者是因为怕泄露秘密和由此增加麻烦，不妨郑重地告诉被访者，根据《中华人民共和国统计法》的第三章第15条规定，我们对调查中知悉的被访者的资料负有保密的责任和义务。（5）你们将怎样利用调查资料？根据相关规定，调查取得的资料是研究用的，且公布的是汇总资料。以上各项如都能化解，赢得他们的配合也不难了。

 

　　（四）紧扣主题是主旋律，避免答题偏离主题

 

　　偏离主题方面的偏差是调查误差的一个重要来源。怎样做到“善于发问”呢？每问一个问题应给予对方适当的时间作回应，且要紧紧环绕主题内容。有时受访者回答问题的过程中，出现借题发挥或离题闲聊，此时访问员要委婉地将其引回主题。因为CATI调查访问时间非常有限的，中途出现闲聊时对于后续问题回答的质量都会产生影响，因此从节约时间和提高回答质量的角度出发，我们需要尽量按照程序事先设计的访问进程开展访问，避免受访者的回答偏离主题的情况发生。具体有以下几个方面：

 

　　1、由此及彼，紧扣主题地问。先易后难，先一般性再敏感性问题，先简单后复杂的原则。先从对方熟悉而容易回答的问题入手，边问边辨析对方反应，再巧妙地引出正题。当被访者口若悬河、滔滔不绝又离题太远时，访问员应寻找时机，采取委婉语拉回话题：“请允许我打断一下...”“这些事您说得很有意思，今后我还想请教，我希望再谈谈开头提的问题....”有礼貌的将话题重新引回来。或“您讲的都很有道理，我很愿意听，由于时间关系，现在我们来谈谈另一问题...”

 

　　2、循序渐进，因人而异地问。所谓“循序渐进”即假如我们能让别人接受我们提出的小请求，则再让别人接受更大请求的可能性，会比以前不曾向其提出过请求的情况下的可能性来得大。随着访问的继续，被访者的戒备心理和抵触情绪会有所减缓，此时再向被访者询问一些较为敏感的情况，配合的可能性会增大，从而有利于调查的顺利开展。对性格直爽者，不妨开门见山；对脾气倔强者，要迂回曲折；对平辈或晚辈，要真诚坦率；对文化程度较低者，要问得通俗；对心有烦恼者，要体贴谅解，问得亲切。

 

　　3、注重听，旁敲侧证地问。通过提问去引导电话访谈，在听取受访人回答时正确理解对方的意图及话外音。被访者出于怕暴露目标、怕麻烦等原因，往往不愿意如实回答，此时你应力求从另一角度提出问题，被访者往往比较容易接受和认可。

 

　　4、适可而止的问。问答是双边活动，必须使对方乐于回答。问话后要从对方反映中获得信息反馈。对方沉默不语或答非所问，可能是表示他不感兴趣或不能回答，就要换个提法再问；对方欲言又止或有疲劳厌倦感，就不能穷追不舍，应适时停止。

 

　　5、彬彬有礼的问。良好的态度从微笑开始。微笑是帮助我们减轻压力，拉近距离、增加亲和力的最好武器。“笑容是你的财产”，微笑着问话，会使人乐于回答。要恰当地使用表示尊重的敬语：“请教”、“请问”、“请指点”等，要恰当使用表示谦恭的谦语：“多谢您提醒”、“您的话使我顿开茅塞”、“给您添麻烦了”等。

 

　　6、灵活控制访问过程，避免受第三方干扰。一是访问内容。若访问内容涉及到被访者的隐私，所以为了使被访者畅所欲言，电话访谈进行中要应尽可能注意倾听电话中的背景音，例如：有电话铃声、门铃、有人讲话等，在有其他人在场的情况下，可以以一种较为委婉的方式建议另外寻找一个谈话时间。此时应询问受访者是否需要暂停或离开，以示尊重。二是访问对象。访问过程中，访问员如果遇到受访者要求更换他人进行访问的情况，访问员应该尽量说服其继续接受访问，因为中途更换受访者就会破坏随机抽样原则，使调查结果出现偏差。因此当访问员接通电话以后，如果家庭或组织中第一个接听电话的人就是符合条件的受访者，就不要再让其推荐他人来接受访问，如果受访者必须换人接受访问，访员需要从头开始访问并废弃中途中止访问的答卷。

　　7、规范用语，保持原意地问。用问卷中的用词来询问，通过读出问题，详细地用问卷中的每个词语，访问员要注意在问题中使用的特定用词或短语，以免引起争议。如果被访者不理解问题中的一些概念，他们通常会要求做出解释，访问员不得随意解释。有时访问员用他（她）自己的定义或解释，这也是产生访问误差的来源，因为这些个性化的解释各有千秋，并且有些解释可能是有失偏颇的，建议用语规范，保持题目原意，或回答“正如您想的那样”。
8、有次序发问。按照问卷中问题的次序发问，有时被访者会自愿提供一些与下面估计要问的问题相关的信息，在这种情况下，访问员不是不按顺序跳到回答的那个问题，而是要调整应答者的思路，使其不要离题太远，但又不能影响应答者的情绪。访问员可说：“关于这个问题，我们等一下再讨论，让我们先讨论…”通过按序询问每个问题，就不会有遗漏。
（五）如何进行追问。追问是进行开放性问题调查的一种常用技术，开放性问题对访问员来讲具有更大的难度，但开放性问题可以让被访者充分发表意见，使调查获取更多的信息。追问可以分为两类，一类是勘探性追问，另一类是明确性追问即澄清。前者是在被访者已经回答的基础上，进一步挖掘、询问问题的方法，目的在于引出被访者对有关问题的进一步阐述；后者是让被访者对已回答的内容作进一步详细的解释，目的在于进一步明确被访者给出的答案。访问员可根据情况选择以下不同的追问技巧。
1．重复问题。尤其是对被误解的问题。当被访者保持完全沉默时，他（她）也许没有理解问题，或还没有决定怎样来回答，重复问题有助于被访者理解问题，并会鼓励其应答。
　2．观望性停顿。访问员认为被访者有更多的内容要说，如果访问员感到需要澄清一个词或短语，他（她）也许会说：“您的意思是—.”再沉默性追问，伴随着观望性等待，也许会鼓励应答者收集他（她）的信息并给出完整的回答。当然访问员对被访者必须是敏感的，以避免沉默性追问成为长时间的沉默而被拒访。

 3．如何实现语境转换？访问中可能也碰到对方不配合或拒访，本来我们的问题也比较敏感，这可能与他们思想上有顾虑（不愿说或不敢说、有的是小孩子接听，有的受访者不符合条件、有的对内容不了解，有的听不懂，有的是老年人，沟通很困难等等不一而足）有关，此时做好上下连接很重要，比如我们接下来谈“关于另一方面的问题...”等等。再比如“刚才讲到学习方面做得较好，那工作方面如何？”另外，还有如何应对方言。**方言盛行，特别是边远地区。建议访员之间相互试访，尽力拓展思维，多出偏题怪题，以便多元思考，有利于面临实境时能全方位应付。建议外地访员平时多用方言交流，用时即可脱口而出。
四、记录与整理阶段的技巧
为获得真实可靠完整的第一手资料，确保记录与整理资料的完整性、正确性不可或缺。尽管记录与整理看起来非常简单，但错误经常在记录阶段发生，访问员应当使用记录技巧。一是用备用纸记录，按记叙文的六要素来简明扼要记下概况。二是重复应答者的回答。逐字逐句重复应答者的回答，这也许会刺激应答者扩展他（她）的回答。三是记录封闭式问题的应答规则相对简单，一般是在反映应答者回答的代码前打钩或画圈。四是记录开放式问题的规则，尽量使用应答者的语言；不要摘录或释义应答者的回答；记录包括与问题的目标有关的一切事物及所有的追问情况。
五、结束访问阶段的技巧

　　访问技巧的最后一个方面是如何结束访问并退出系统。避免匆促离开以便保持通话时所带来的愉快气氛是关键。访问员在所有相关信息未到手之前不应当结束访问，如果访问员匆促挂机，他（她）可能就不能够记录所有正式问题被问后，应答者提供的自发性评论或补充性意见。而这些评论或意见可能会产生新的思想或其他创意性思维。如果应答者问起研究的目的，访问员也应当尽己所能给予解释。同时进行初步整理，可在心理重访一次，并在良好的气氛下结束。首先语言上的暗示及表示谢意，再是道别语“有机会的话再请教你”。也许在未来的一段时间里会再次访问被访者。因此，访问完成后，访问员需要对受访者道谢之后提示“请挂机”，再友好地离开。不要为了追求速度而节约适当的感谢。且表达感谢要真诚，不要公事公办成敷衍。访问结束，访问员需要对每一个受访者道谢，我们应当为他们付出的时间和合作得到感谢。即便拒访也要彬彬有礼地道别。记住每一个样本都是未来潜在的受访者。
总之，“养成良好的电话习惯，态度诚恳真挚和谐；事先清楚调查目的，主动亮明身份；声音力求自然悦耳；适当尊称增进彼此的关系；抓住对方谈话要点；适时提示挂断电话。”是开展CATI调查的关键所在。访问中的每一环节都有不少技巧，时时注意取得对方的信任与合作是关键，只有善于观察与思考，结合实际情况，采用灵活多变方法，确保抽样调查数据的真实可信，才能提高调查质量。当然访问应对技巧学无止境，需在实践中不断探索。借助计算机辅助电话开展民意调查发展优势得天独厚，是时代赋予统计人的新使命，但要真正做好这项工作，可以说任重而道远。
 

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