公司物资采购与管理有关规定

公司物资采购与管理有关规定

根据公司经营管理需要，为堵塞漏洞，减少失误，开源节流，提高经济效益，特就物资采购与管理业务制定如下规定。

一、公司物资管理应由公司办公室统一管理，根据需要统一计划，采购，统一分配使用。

二、部门因工作急需（计划外要经总裁或常务副总裁批准）自行采购物品时，需事先经办公室同意后才能购买，报销时，需经办公室签字后方能报销。

三、采购业务的界定

本制度所指采购为：使用经营项目属于直接成本部分的资金进行的物品、劳务等商品的购买活动；使用属于各种费用部分的资金进行的较大额度的物品（包括固定资产、批量低质易耗物品等）、劳务等商品的购买活动。

四、采购活动的前提和依据

（一）合同

1、采购合同主要包括：货物、物品购置合同，各种劳务（服务）购买合同，印制合同，租凭合同，广告发布合同（非媒体代理身份），委托制作合同，等。

2、制定合同的原则：货比三家原则、最佳性能价格比原则、经济效益原则、成本核算原则、质量保证原则、安全履约原则等。

3、具体项目的考察、谈判、招议标、签约、履约，在遵守上述基本原则的前提下，还须遵守专项规章制度和流程。

（二）预算

1、使用费用部分资金采购，必须按规定提前作出预算，预算获批后，方可进行采购前期工作。

2、不采用合同方式的采购，其原则和要求与合同采购相同。

五、采购活动的审批程序

1、在项目采购的考察、谈判、招议标、签约、履约等各阶段，项目负责人均须向领导请示报告，部门领导须向公司领导书面报告进展情况。合同内容和草案须由项目负责人报部门领导核准后，请示公司主管领导审核。

2、合同签订后方可履约。特殊情况必须报请公司领导批准方可实施。

3、履约过程中，项目负责人要始终认真监督、控制项目进展情况，预见可能出现的变故，及时采取有力措施，保证项目成功。

4、采购活动结束后，项目负责人须写出详尽书面报告，包括采购活动全过程各阶段情况和乙方有关情况，如：价格（各分项）、进度、质量、供应能力、联系方法等。

六、建全物资帐目，固定资产、长期保管品与资产经财务部核准入帐后报销，保管人员每年清查核对一次，达到帐物相符。

七、资料保存

采购过程中生成的全部资料（包括报价单、乙方介绍、谈判记录、投招（议）标文件、合同、样品、设计文件、施工文件、验收单、保修单、说明书及其他资料等），务必随时收集、保存，采购完成后整理成册，交办公室存档。

八、各级权限

部门领导在项目合同和计划预算的范围内，负责所属项目采购活动的执行和控制；项目经理在部门领导的管理下，负责所属项目采购活动的执行和控制；所有项目采购活动的执行和控制逐项报公司主管领导终审批准执行。

九、与其他制度的衔接

本制度作为公司综合经济管理制度的重要一环，与其他相关制度（如：计划制度、财务制度、成本核算制度、固定资产管理制度、合同制度以及配套专项制度、规定等）紧密相联，必须全面贯彻，统一执行。

十、对于低值易耗品，购入后及时报办公室入帐，发出时需领用人签字，做到进出帐目清楚。

十一、本制度的解释权在公司办公室。

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